Le budget de fonctionnement est un avantage considérable pour les CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Il vous permet de payer vos dépenses de fonctionnement. Vous pouvez, grâce à ce budget, financer davantage de formations, d’expertises mais aussi de la documentation juridique ou du matériel.
C’est à vous de décider de l’utilisation des sommes inscrites au compte de fonctionnement.
Toutefois, certaines règles incontournables s’imposent à vous. Comme par exemple utiliser ce budget strictement et uniquement pour les dépenses liées au fonctionnement de l’instance.
Pour sécuriser vos pratiques, nous avons listé pour vous les 10 principales erreurs à éviter concernant votre budget de fonctionnement.
Il s’agit forcément de la première erreur à vous signaler car de très nombreux CSE la font.
La plupart des CSE savent qu’on ne peut pas financer des activités sociales et culturelles (ASC) type voyages ou bons d’achat avec le budget de fonctionnement.
Mais certains se laissent induire en erreur sur des cadeaux présentés comme des outils de communication.
En toute bonne foi bien souvent, car des prestataires peu scrupuleux leur assurent que le budget de fonctionnement peut bel et bien être utilisé pour financer certains objets. De quoi parle-t-on exactement ? Des tablettes, clés USB, stylos, mugs, montres ou encore des sacs.
Ce n’est pas parce que l’objet est à l’effigie du CSE (nom, logo) que cela permet de le financer avec le budget de fonctionnement. Si l’objet a vocation à être un cadeau, il entre dans le budget activités sociales et culturelles.
A noter qu’il a déjà été jugé qu’un prestataire qui fait croire au CSE que le budget de fonctionnement est utilisable commet un vice du consentement justifiant l’annulation du contrat. Dans cette affaire, une élue CSE a souhaité financer avec son budget de fonctionnement l’accès à une plateforme en choisissant un module de billetterie, avantages et bons plans. Le commercial lui a assuré que l'offre est imputable au budget de fonctionnement car la prestation commercialisée est un outil de communication (site du comité). Mais les autres élus n’ont pas été convaincus et l’annulation du contrat a été demandée. Les juges vont dans leur sens en relevant l'existence de manoeuvres dolosives justifiant d'annuler le contrat (CA Versailles, 1re chambre, 9 févr. 2021, n°19/03060).
Conseil : au moindre doute fuyez ! Et pour confirmer vos soupçons, vous pouvez demander au prestataire de vous certifier par écrit que le budget de fonctionnement est bien utilisable. Bien souvent, vous n’en verrez pas la couleur ce qui confirmera vos soupçons…
Prenons tout d’abord l’exemple du local CSE.
Rappelons que dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il faut un local aménagé et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions (C. trav., art. L. 2315-25).
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le CSE doit pouvoir s’y réunir.
A minima, le local doit contenir une table et des chaises.
Ce n’est pas à vous de les payer mais bel et bien à l’employeur. En revanche, les fournitures de bureau, courrier et téléphonie doivent en principe être financés par le CSE. L'employeur pourra avancer ces sommes qu'il prélèvera sur le budget de fonctionnement.
Sur ce sujet, vous pouvez consulter notre fiche pratique Tout savoir sur le local du CSE et le matériel mis à sa disposition.
Bon à savoir : Le ministère du Travail a précisé que la subvention de fonctionnement peut permettre au comité de choisir des solutions plus coûteuses que celles mises à sa disposition par l'employeur. Autrement dit, vous pouvez parfaitement décider de changer le matériel proposé par l’employeur. Mais celui-ci doit avoir mis à votre disposition un matériel de base…
Autre exemple : la formation “santé, sécurité et conditions de travail” (SSCT) est financée par l’employeur, pas par le CSE.
De même, certaines expertises sont intégralement financées par l’employeur. C’est le cas notamment de l’expertise pour risque grave et de celles dans le cadre de la consultation sur la situation économique et financière et la consultation sur la politique sociale.
Alors qu’à partir de 50 salariés, vous êtes assuré d’avoir un budget de fonctionnement, ce n’est pas le cas du budget ASC… Or certains CSE, trop concentrés sur leur mission de père Noël, préféreraient l’inverse. D’où l’idée de se mettre d’accord avec l’employeur pour ne pas réclamer toute la subvention de fonctionnement mais avoir à la place un budget ASC…
Ce n’est pas comme cela que ça marche. L’octroi d’un budget de fonctionnement en respectant le taux minimal prévu par le Code du travail, c’est une obligation légale. On ne peut pas changer cette règle par accord entre le CSE et l’employeur.
L’assiette de calcul du budget de fonctionnement correspond aux rémunérations de l’année correspondant au versement.
Rappel : L'employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à :
Mais bien entendu, on ne peut pas connaître le montant précis de ces rémunérations en début d’année alors que le budget de fonctionnement se verse généralement dès janvier.
La situation la plus courante, c’est d’avoir une subvention annuelle fondée sur les rémunérations de l’année précédente. Puis de procéder à une régularisation dès que l’employeur a une connaissance du montant exact. C’est d’ailleurs ce que conseille l’administration (Circ. min., 6 mai 1983, BO TR n° 83/23-24).
En aucun cas, le fait de ne pas connaître le montant des rémunérations de l’année ne doit conduire l’employeur à refuser de verser la subvention due.
Une subvention de fonctionnement ne se verse pas uniquement en fin d’année. Celle-ci est destinée à vous permettre de fonctionner, or c’est tout de même compliqué si vous n’avez rien de toute l’année, cela vous fait perdre une année. Vous devez bénéficier de fonds d’emblée pour fonctionner.
Il a déjà été jugé que la pratique consistant à verser la subvention de fonctionnement pour une année donnée en fin d'année est incompatible avec l’exercice de vos attributions légales.
Dès lors que vous avez au moins 50 salariés et que vous recevez un budget, la tenue d’une comptabilité s’impose.
Attention, vous êtes tenu de distinguer dans votre comptabilité les dépenses de fonctionnement et celles relatives aux ASC. Cette obligation vient notamment du règlement de l’Autorité des normes comptables (ANC 2021-05).
Cette séparation doit apparaître à chaque niveau : enregistrement comptable, rapport financier, présentation des comptes.
Pour tout savoir sur vos obligations comptables, vous pouvez consulter notre fiche pratique Tout savoir sur les principales obligations comptables du CSE.
Vous pouvez décider, par une délibération, de transférer une partie de votre budget de fonctionnement sur votre budget ASC.
Cela ne concerne toutefois que l'excédent annuel du budget de fonctionnement. Et c’est limité à 10 % de cet excédent (C trav., art. L.2315-61 et R.2315-31-1).
Attention une telle décision doit être bien réfléchie car cela a des conséquences sur le financement des expertises dans le cadre des consultations obligatoires ponctuelles et de la consultation sur les orientations stratégiques. L’employeur n’a alors plus à couvrir intégralement leur coût lorsque le budget de fonctionnement du CSE est insuffisant pour couvrir le coût de l'expertise.
Si le CSE décide librement de l'utilisation des fonds reçus au titre de son budget de fonctionnement, ses dépenses doivent s'inscrire dans le cadre du fonctionnement du comité uniquement. Il n’est pas possible d'utiliser le budget de fonctionnement pour des syndicats même si plusieurs élus ont une double casquette.
La Cour de cassation a déjà jugé que financer des formations et abonnements lecture sans lien avec les attributions économiques du comité mais se rattachant à l'exercice de fonctions de nature syndicale et dont le bénéfice était en partie étendu à des représentants syndicaux extérieurs au comité, c’est un trouble manifestement illicite ! (Cass. soc., 27 mars 2012, n° 11-10.825). La décision concernait un comité d’entreprise mais est parfaitement transposable au CSE.
Bon à savoir : Le Code du travail autorise néanmoins le CSE à décider, par délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l'entreprise ainsi qu'à la formation des représentants de proximité, lorsqu'ils existent (C. trav., art. L. 2315-61).
Le montant de la subvention de fonctionnement qui vous est attribuée est liée à la masse salariale brute de l’entreprise. Autrement dit, elle correspond à l’addition des salaires versés sur une année donnée. Par conséquent, si l’effectif baisse dans l’année, mécaniquement la masse des salaires baisse (sauf augmentation massive!), et donc la subvention de fonctionnement aussi.
A prendre en compte si vous avez largement entamé votre budget de fonctionnement…
Il a déjà été jugé que l’employeur doit verser le budget de fonctionnement dû sur une année même si le CSE ne fonctionne pas. (Cass. soc., 22 nov. 2017, n°16-12.952). Le CSE reste créancier des sommes correspondantes.
Cela ne concerne toutefois que des hypothèses réduites où un CSE a déjà été mis en place par le passé.
Dans cette affaire, il s’agissait d'un CSE empêché de fonctionner par suite de l'annulation des élections.
Bon à savoir : Si le CSE disparaît complètement suite à une cessation d’activité, il n’y a plus de subvention à verser et ses biens doivent être affectés (voir notre fiche pratique Les 6 cas dans lesquels un CSE peut disparaître et les conséquences de la disparition).
C’est la délégation du personnel qui décide de l'utilisation du budget de fonctionnement. Il s’agit en effet d’une responsabilité stratégique qui vous incombe. Vous devez être complètement autonomes dans vos choix.
L’employeur n’a pas à participer.
Pour parfaire vos connaissances sur le budget de fonctionnement, vous pouvez vous référer à notre fiche guide Tout savoir sur le budget de fonctionnement du CSE.
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