Les CSE doivent se voir verser par l’employeur, selon l’effectif de l’entreprise, une subvention annuelle pour financer leurs dépenses internes de fonctionnement. Cette subvention est placée dans un compte dédié géré par les élus. Maîtriser le calcul du montant de cette subvention, son versement et son utilisation sont autant de points essentiels pour chaque comité. Car cela va conditionner en partie vos capacités d’actions dans la défense des intérêts des salariés. Notre fiche guide revient sur ses différents points et vous propose une FAQ et un QCM pour parfaire vos connaissances.
Il incombe à l’employeur de procéder chaque année au versement d’une subvention financière permettant aux élus de financer le fonctionnement du comité. Et de répéter ensuite chaque année ce versement.
A quelle date ce versement doit-il intervenir ? Aucune réponse n’est donnée dans la loi : on parle uniquement d’une subvention annuelle en faveur du comité pour lui permettre de financer ces dépenses de fonctionnement.
La logique en la matière est de convenir entre comité et employeur d’une date de versement, servant alors de référence pour les années suivantes. Cela peut être le 1er janvier ou toute autre date de référence. La date de versement pourrait figurer dans le règlement intérieur du CSE.
Lorsqu’un CSE se crée ou récupère les missions propres aux comités des entreprises comptant au moins 50 salariés, il a besoin d’obtenir rapidement des fonds pour financer ses premières dépenses nécessaires au fonctionnement. Il est en droit de réclamer le versement immédiat de la subvention annuelle.
Sous quelle forme le versement de l’employeur doit-il intervenir ? Là encore, aucune précision n’est donnée dans la loi. Deux modes de paiement sont envisageables : un chèque à l’intention du comité ou un virement direct du compte de l’entreprise vers le compte de fonctionnement ouvert par le comité. Ces deux options aboutissant au même résultat.
Le calcul de la subvention se fait selon une opération mathématique simple : la multiplication d’un taux par une assiette.
Pour le taux, il en existe légalement deux différents en fonction de la taille de l’entreprise.
Si l’entreprise compte entre 50 et moins de 2000 salariés, alors le taux à utiliser pour le calcul de la subvention de fonctionnement est égal à 0,20 %.
Si l’entreprise compte au moins 2000 salariés, alors ce taux monte à 0,22 %.
Bon à savoir : Dans les entreprises de moins de 50 salariés, il n’y a pas de budget de fonctionnement imposé.
Il reste possible pour l’employeur de procéder à un calcul à partir d’un taux plus favorable. Cela peut être la résultante d’une décision unilatérale exceptionnelle de l’employeur, d’un accord d’entreprise, d’une clause du règlement intérieur du comité contresignée par l’employeur, voire d’un accord de branche. Mais il est impossible d’utiliser un taux plus bas que celui prévu par la loi.
Le calcul de la subvention se fait donc selon la multiplication d’un taux par une assiette.
Cette assiette est identique à celle à retenir pour le calcul de la subvention au financement des activités sociales et culturelles. Elle correspond à la masse salariale brute de l’entreprise. Donc l’addition des salaires versés sur une année donnée.
La loi vient apporter des précisions supplémentaires : le calcul doit se référer à la masse salariale annuelle brute telle qu’elle apparaît au sein de la déclaration sociale nominative réalisée par l’entreprise pour permettre notamment le bon calcul des cotisations de Sécurité sociale. On peut se référer aux sommes apparaissant dans la rubrique S21.G00.23.004 de la DSN.
Bon à savoir : Les sommes versées au titre d’un accord d’intéressement ou de participation ne sont pas intégrées dans la masse salariale brute.
On n’intègre donc pas le montant des charges patronales mais on ne déduit pas le montant des charges salariales.
La loi rajoute une précision importante : si des salariés ont pu bénéficier d’indemnités de licenciement dont tout ou partie du montant a été soumis à cotisations de Sécurité sociale, l’employeur doit procéder à une déduction des montants correspondants de l’assiette de calcul de la subvention de fonctionnement.
Important : l’assiette correspond aux rémunérations de l’année correspondant au versement. Or, l’employeur ne peut pas connaître le montant exact de ces rémunérations en avance. La pratique habituelle est donc de calculer la subvention annuelle en se fondant sur les rémunérations de l’année précédente. Puis de procéder à une régularisation dès connaissance du montant exact (Circ. min., 6 mai 1983, BO TR no 83/23-24). Le fait de ne pas connaître le montant ne doit pas conduire l’employeur à refuser de verser la subvention due.
Une autre assiette peut être utilisée pour le calcul de la subvention dès lors que le montant trouvé au final est au moins aussi favorable que celui obtenu par le calcul légal. Une décision unilatérale exceptionnelle de l’employeur, un accord d’entreprise, une clause du règlement intérieur du comité contresignée par l’employeur, voire un accord de branche, peut ainsi prévoir une formule différente pour obtenir l’assiette servant au calcul de la subvention de fonctionnement.
Lors du versement de la subvention annuelle, il est important que les élus procèdent à une rapide vérification. Vérification du montant en s’appuyant sur les éléments en possession du comité : à savoir les informations sur la masse salariale devant figurer dans la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Sur ce sujet, vous pouvez vous référer à notre fiche Tout savoir sur les informations mises à disposition du CSE via la BDESE.
On peut trouver des informations sur la masse salariale à partir de la rubrique « rémunération des salariés et dirigeants » de la BDESE. Et au sein des documents financiers annuels obligatoires réalisés par les services comptables de l’entreprise. Attention, les montants peuvent différer entre les documents pour tenir compte de règles particulières en matière de sommes à inclure ou exclure de la masse salariale.
Si nécessaire, en cas de doute, les élus du CSE ont la possibilité de mandater un expert-comptable pour vérifier le bon calcul de la subvention versée par l’employeur. Une telle expertise est financée par le comité par le biais du compte de fonctionnement.
Sachez que vous pouvez faire appel à Qiiro pour vos expertises, qui dispose des experts nécessaires pour réaliser vos différents besoins d’expertise.
La subvention de fonctionnement annuelle sert à alimenter le compte de fonctionnement du CSE. A partir des sommes figurant dans ce compte, les élus ont la capacité de fixer un budget pour les dépenses de fonctionnement sur l’année à venir.
Vont être payées sur ce compte les dépenses liées :
Par contre, toutes les dépenses en lien avec les activités sociales et culturelles (ASC) sont à imputer sur le compte du comité dédié au financement des ASC. Pour en savoir davantage sur le budget ASC, vous pouvez consulter notre fiche Tout savoir sur le budget ASC du CSE.
Les élus sont les seuls décisionnaires de l’utilisation des sommes inscrites au compte de fonctionnement. Les dépenses sont à valider en réunion plénière par le vote de la majorité des élus titulaires ou selon les formalités fixées par le règlement intérieur du comité. L’employeur n’ayant aucun pouvoir d’intervention sur le sujet. C’est une des erreurs à éviter concernant le budget de fonctionnement (voir notre fiche 10 erreurs à ne pas commettre dans la gestion du budget de fonctionnement du CSE).
La décision du CSE peut être effectuée lors de l’approbation des budgets prévisionnels mais aussi de manière ponctuelle, au cours de l’exercice, avec un point spécifique à l’ordre du jour.
Important : au niveau comptable, les documents établis par le comité quant à sa gestion financière interne doivent retracer à la fois la somme reçue annuellement de la part de l’employeur et les différentes dépenses engagées au titre du fonctionnement du comité.
Focus sur le cas des dépenses “hybrides”
Parfois, la difficulté est présente lorsque le CSE se trouve face à une dépense dite “hybride", c’est-à-dire qui a pour destination à la fois le fonctionnement du CSE mais aussi en partie, un avantage accordé aux salariés.
Prenons l’exemple d’un contrat d’assistance juridique. Chez QiiRO, nous proposons de l’accompagnement juridique pour les CSE afin que les élus puissent être quotidiennement aidés dans l’exercice de leurs missions.
Jusque là, aucun doute, la dépense a pour destination le fonctionnement du CSE.
En revanche, nous proposons dans ce même contrat d’assistance juridique, un accompagnement de tous les salariés de l’entreprise pour leurs besoins professionnels et personnels. Ce service est un avantage accordé aux salariés, il ne peut donc être pris en charge avec le budget de fonctionnement, il faudra acheter ce service avec le budget ASC.
Il convient de distinguer les deux services, même si ces prestations sont incluses dans le même contrat.
Mais comment faire ? En quantifiant le montant afférent au service d’accompagnement du CSE et le montant de l’accompagnement juridique pour les salariés de l’entreprise.
Si la facture comprend uniquement un prix global, il est impossible, pour le CSE, de partager la dépense entre les deux budgets. Pour cette raison, la facture doit détailler les prix pour chaque service, ainsi le CSE pourra affecter correctement chaque dépense au budget correspondant.
Utiliser son budget de fonctionnement à mauvais escient, pour financer des activités sociales et culturelles, n’est pas sans conséquence. Ne pensez pas que vous ne risquez rien tant que l’inspection du travail ou l’URSSAF ne s’intéresse pas à votre cas.
Toute personne ayant un intérêt légitime à agir peut contester la décision du CSE. Vous risquez particulièrement une action des membres du CSE à la prochaine mandature lorsqu'ils reprennent les comptes.
Ce qui vous expose à différents risques. Le premier, c’est celui d’un redressement pour l’entreprise. Si un cadeau a été financé à tort sur le budget de fonctionnement, le risque c’est qu’au final le plafond toléré par l’URSSAF (5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale sur l’année civile ou pour certains événements) soit dépassé. Des cotisations sociales devant alors être versées dès le premier euro.
Autre risque en matière pénale cette fois : l’abus de confiance. L’article 314-1 du Code pénal prévoit que : « L'abus de confiance est le fait par une personne de détourner, au préjudice d'autrui, des fonds, des valeurs ou un bien quelconque qui lui ont été remis et qu'elle a acceptés à charge de les rendre, de les représenter ou d'en faire un usage déterminé. L'abus de confiance est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 375 000 euros d'amende ».
Pas besoin d’en avoir tiré un profit personnel ! La Cour de cassation a déjà reconnu que le délit d'abus de confiance n'implique pas que les membres du comité auteurs des détournements aient bénéficié des fonds détournés (Cass. soc., 10 mai 2005, n° 04-84.118).
Or si le délit d’abus de confiance est reconnu, vous risquez des peines complémentaires comme l’interdiction d’émettre des chèques sous certaines conditions (C. pén., art. 314-10).
Enfin la responsabilité pénale du CSE peut être engagée au titre de l’article 121-2 du Code pénal.
Celle du trésorier du CSE aussi, s’il a agi sans l’aval des autres élus.
Dernier risque à vous signaler : celui de ne plus disposer d’un budget de fonctionnement suffisant pour défendre les salariés lorsque de vrais sujets tombent notamment en matière économique…
Non. Seuls les CSE des entreprises comptant au moins 50 salariés disposent d’un droit à une subvention de fonctionnement versée par l’employeur.
Oui mais de manière indirecte. L’employeur n’a pas à verser de subvention de fonctionnement au comité central : seuls les comités d’établissement sont bénéficiaires du versement d’une subvention calculée à partir des rémunérations perçues par les salariés rattachés à l’établissement.
Les comités d’établissement doivent dans un second temps verser chacun une fraction de leur subvention auprès du comité central. Le Code du travail donne le mode d’emploi : il faut un accord entre le CSE central et les CSE d’établissement pour préciser les modalités de redistribution (montant, échéance, forme). Le tribunal judiciaire peut être saisi par le CSE central comme les CSE d’établissement en cas de désaccord. Cependant, en aucun cas l’employeur ne peut de lui-même décider d’une répartition et procéder à un versement direct au CSE central après réduction du montant dû aux CSE d’établissement.
A noter que la convention collective applicable dans votre entreprise peut contenir des dispositions sur la subvention de fonctionnement, notamment la question de la répartition vers le CSE central.
Oui. Cette substitution est autorisée formellement par le Code du travail. Elle peut être totale ou partielle. Ainsi, si l’employeur fournit du matériel de communication aux élus valorisé à hauteur de X euros, ces X euros sont déductibles par l’employeur du montant à verser au titre de la subvention annuelle.
Que peut fournir l’employeur pour pouvoir procéder à une déduction ? Des consommables, des logiciels, des moyens de communication, de la documentation, des frais postaux, des salariés pour réaliser des tâches (comptables, administratives, informatiques, etc.). Pas question par contre de déduire le coût des éléments dont la loi impose la fourniture aux élus : local, matériel minimal.
Attention, si le matériel ou les moyens humains sont utilisés par le comité à la fois pour les besoins de son fonctionnement ou les besoins de l’organisation des activités sociales et culturelles, il est nécessaire de déterminer précisément quelle part est réellement dédiée au fonctionnement. Seule cette part est déductible de la subvention au fonctionnement.
L'employeur peut procéder à cette déduction sans obtenir l'accord exprès du comité (Cass. soc., 25 oct. 2017, n° 16-10.573).
Bon à savoir : il a déjà été jugé que lorsque la convention collective d'entreprise prévoit la prise en charge par l'employeur du coût d'une assistante administrative mise à la disposition du comité pour son fonctionnement,
les sommes correspondantes doivent être déduites de la subvention de fonctionnement due par l'employeur (Cass. soc., 28 févr. 2018, n° 16-25.300).
Oui dans l’absolu. Mais cela ne doit pas venir impacter les choix budgétaires des élus, par exemple en les empêchant de financer le départ en formation ou le recours à un expert.
Un accord entre l’employeur et les élus sur les modalités de versement est à rechercher afin d’éviter tout risque de malentendu et de contentieux. Un agent de l’inspection du travail peut venir apporter un soutien aux élus si nécessaire.
L'administration s’est prononcée en faveur de versements étalés dans le temps sous réserve de permettre d'assurer un fonctionnement normal du comité (Circ. min., 6 mai 1983, BO TR n° 83/23-24)
Dans l’absolu, la rédaction du Code du travail pourrait permettre un tel fonctionnement interne. Mais l’employeur n’a alors aucun droit de regard sur les dépenses engagées et doit assurer un paiement immédiat dès la demande faite par un élu. A défaut, l’employeur serait considéré comme ayant commis un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité. Et les élus pourraient envisager une action en justice pour obtenir des indemnités en faveur du comité compte tenu du préjudice subi.
L’employeur qui ne verse pas la subvention commet un délit d’entrave au bon fonctionnement du CSE.
Le CSE peut agir en justice devant le tribunal judiciaire lorsque l’employeur ne verse pas la subvention de fonctionnement due dans les délais impartis. Pour cela, les élus doivent voter une résolution pour lancer l’action, dans un délai maximal de 5 ans. Ce délai passe même à 20 ans si l’employeur n’a fourni aucun élément comptable ou financier ayant pu permettre aux élus de déterminer la réalité du montant dû.
Si lors d’une élection organisée dans une entreprise d’au moins 50 salariés aucun candidat ne se présente, alors l’employeur sera contraint de rédiger un procès-verbal de carence. Même si le fonctionnement du CSE est alors suspendu jusqu’à la prochaine élection, l’employeur reste contraint de procéder au versement de la subvention annuelle au fonctionnement.
Attention : ce principe a été dégagé par les juges avant la création de l’instance CSE suite à la fusion des instances DP, CE et CHSCT. Il semble toutefois possible de considérer ce principe comme toujours valable pour les CSE.
Lorsque l’effectif de l’entreprise descend sous les 50 salariés avant l’élection professionnelle, l’employeur n’a alors plus aucune obligation de versement de la subvention.
Oui, sous plusieurs limites et avec des conséquences futures non négligeables. Il en est de même pour un transfert financier du compte de fonctionnement vers le compte des ASC.
1/ L’employeur peut ne pas verser de subvention de fonctionnement pour privilégier la subvention aux ASC.
Faux. Le versement d’une subvention au fonctionnement auprès du CSE est obligatoire dès lors que l’entreprise compte au moins 50 salariés. Et ni les élus ni l’employeur ne peuvent remplacer le versement de cette subvention par une majoration équivalente de la subvention aux ASC.
2/ Mon entreprise compte 500 salariés. L’employeur verse une subvention égale à 0,10 % de la masse salariale de l’entreprise. Il considère qu’il peut déduire les dépenses liées au financement de la cantine d’entreprise.
Faux. L’employeur doit, pour un effectif de 500 salariés, verser une subvention basée sur un taux minimal de 0,20 %. En ne pouvant déduire que des éléments en lien avec le fonctionnement du CSE et non ceux en lien avec les ASC.
3/ Les élus ne peuvent pas faire financer par l’employeur une expertise pour faire contrôler le montant de la subvention de fonctionnement.
Vrai. Une telle expertise est parfaitement réalisable mais elle doit être financée par le CSE directement par le biais de son compte de fonctionnement.
4/ Le CSE central doit bénéficier d’une subvention de fonctionnement d’au montant égal à 0,22 % de la masse salariale de l’entreprise si l’effectif est de 5000 salariés.
Faux. Le montant de la subvention de fonctionnement perçue par le CSE central doit faire l’objet d’un accord entre le CSE central et les CSE d’établissement, sans minimum prévu légalement.
5/ La BDESE ne contient pas les mentions du détail du calcul de la subvention de fonctionnement.
Vrai. La BDESE doit bien comprendre le montant de la subvention aux ASC mais ne doit pas mentionner obligatoirement le montant de la subvention de fonctionnement ou son détail de calcul.
Avec cette fiche guide, vous voilà à même de comprendre les droits de votre CSE en matière de budget de fonctionnement. S’il vous reste des interrogations, le service d’accompagnement juridique Qiiro peut vous accompagner.
Code du travail, articles L. 2315-61 (montant de la subvention au fonctionnement), L. 2315-62 et R. 2315-32 (calcul de la subvention de fonctionnement pour le CSE central)
Circulaire ministérielle n° 2-1 du 6 mai 1983 (équipement minimal du local)
Cour de cassation, chambre sociale, 26 septembre 1989, pourvoi n° 87-20.096 (pas de déduction possible sur la subvention de fonctionnement des dépenses assumées par l’employeur en lien avec les activités sociales et culturelles)
Cour de cassation, chambre criminelle, 11 février 2003, pourvoi n° 01-88.650 (délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité en cas d’absence de versement de la subvention de fonctionnement)
Cour de Cassation, chambre sociale, 13 septembre 2005, pourvoi n° 04-10.961 (obligation de versement de la subvention de fonctionnement malgré la carence aux élections professionnelles)
Cour de cassation, chambre sociale, 1 février 2011, pourvoi n° 10-30.160 et Cour de cassation, chambre sociale, 3 novembre 2016, pourvoi n° 15-19.385 (délais pour agir en rappel de versement de la subvention à l’encontre de l’employeur)
Cour de cassation, chambre sociale, 7 février 2018, pourvoi n° 16-24.231 (pas de prise en compte dans le calcul de la subvention des rémunérations versées aux salariés mis à disposition par une entreprise extérieure)
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