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Ce qu’il faut savoir sur le journal comptable
FICHE PRATIQUE

Ce qu’il faut savoir sur le journal comptable

Vous êtes au bon endroit pour tout savoir !

Ne vous laissez pas tromper par son nom, non le journal comptable n’est pas la revue hebdomadaire de votre expert comptable ! Il s’agit en réalité d’un document connu en comptabilité pour dresser l’inventaire des opérations de votre entreprise. Ce dernier a pour intérêt en effet de recenser toutes les opérations de votre entreprise et ce, de manière chronologique. 


Que vous soyez un gérant soucieux ou simplement curieux d’en apprendre plus quant à la comptabilité en entreprise, cet article est fait pour vous. Votre assistant juridique augmenté QIIRO vous révèle tout ce qu’il y a a savoir sur le journal comptable et bien plus encore.

Alors, laissez vous guider par cet article et entrez dans l’univers fascinant des chiffres et des euros, nous faisons le pari de vous faire aimer et comprendre la comptabilité de votre entreprise à nos côtés.

Qu’est ce qu’un journal en comptabilité ?

Ce qu’il faut avant tout que vous sachiez c’est que le journal comptable est un document obligatoire dans toutes les entreprises et sociétés commerciales. En effet, plusieurs textes imposent aux entreprises la tenue d’un livre-journal en comptabilité. Cette formalité est notamment prévue par le décret comptable, le Code général des impôts ainsi que le Plan comptable. 


Bon à savoir :

Les micro entrepreneurs sont soumis à un régime de micro comptabilité et en ce sens sont dispensés de tenir une comptabilité.  


Le journal comptable, autrement appelé livre-journal  est l’un des deux documents composant les “livres comptables” aux côtés du “grand livre comptable”. 


✍    BON À SAVOIR
Ne vous y trompez pas, le grand livre comptable ne fait pas partie du journal comptable, même s’il est rédigé grâce à ses informations, en effet, il recense les mêmes données mais les présente d’une façon toute autre ; compte par compte et non activité par activité.  


Le journal comptable est donc un document obligatoire et important qui retranscrit de manière chronologique les opérations monétaires de votre entreprise. il doit être tenu au jour le jour durant tout l’exercice comptable et a une véritable fonction de pièce justificative.

Il recense ainsi toutes les interactions que votre société a eue avec son environnement par le biais des pièces comptables. 


Lorsque le journal comptable est complété de journaux auxiliaires, il ne servira alors que de récapitulatif de l’ensemble des débits et des crédit mensuels des autres journaux. 


✍    BON À SAVOIR
Ère numérique et démocratisation de la dématérialisation obligent, les écritures comptables aussi peuvent être dématérialisées. En effet, le journal comptable peuvent être constitué par des documents informatiques s’ils sont identifiés, datés et numérotés 


Quels sont les différents types de journaux comptables ?

Par souci de compréhension, oui les comptables aussi peuvent être pédagogues, il y a rarement un seul journal comptable dans une entreprise, mais autant de journaux que de nature d’opération à enregistrer. Ces journaux spécifiques sont appelés “journaux auxiliaires” et ils ont pour vocation de rendre plus lisible et pratique l’enregistrement comptable. 


Les journaux auxiliaires ont donc pour fonction de compléter les informations données par le journal comptable principal sans surcharger ce dernier. 


✍    BON À SAVOIR
Même si les journaux auxiliaires ont pour mission d’alléger le journal comptable principal, il vous est toutefois possible de recenser dans celui-ci,  par ordre chronologique d'enregistrement, toutes les écritures comptables de l’ensemble des journaux auxiliaires. 


Les journaux auxiliaires sont donc fonction de la nature de l'activité de l’entreprise. Il peut alors s’agir du journal d’achat, du journale de banque, du journale de vente, du journal de caisse, du journal de trésorerie, de celui de TVA, du journal des salaires, de celui des dotations aux amortissements ou encore pour terminer le journal des opérations diverses qui traitera des immobilisations de la société.


Attention, s’il vous est possible voir conseillé d’avoir recours à des journaux auxiliaires, la production d’un journal dit centralisateur vous est obligatoire à la fin de chaque mois. Ce dernier a pour fonction de reporter les totaux des débits et des crédits mensuels des journaux auxiliaires.

conseil

Pour bénéficier des délais, il faut en faire la demande sur le site du Gouvernement, intitulée « demande de délai de paiement ou de remise pour les entreprises en difficulté suite auCoronavirus – Covid 19 ».

Quel est l’enjeu du journal comptable pour votre entreprise ?

Tenir un journal comptable admet un double objectif : 


D’une part, il s’agit du respect d’une obligation légale. En effet, toutes les entreprises sont tenues de respecter un certain nombre d’obligations comptables, parmis lesquelles la tenue de documents comptables afin de répertorier les flux entrants et sortants de la société. Rappelons ici que plusieurs textes dont le Plan comptable général, le Décret générale et le Code général des impôts imposent à toute entreprise de se munir et de compléter un journal comptable par exercice. L’inspecteur fiscal peut tout à fait exiger l’accès à votre journal de comptabilité et aux journaux auxiliaires de votre entreprise. 


Bon à savoir :

Dans les faits, l’administration fiscale réclame plus souvent le fichier des écritures comptables (FEC) que les journaux comptables pour procéder à une vérification de comptabilité. Lorsque la comptabilité est informatisée, il est obligatoire de la remettre sous la forme du fichier des écritures comptables (FEC), pour chaque période qui sera contrôlée. Vous l’aurez compris, le fichier des écritures comptables est le document informatique qui contient l’ensemble des écritures comptables de l’entreprise (ou de l’activité professionnelle) et sert de base aux contrôles fiscaux. 


D’autre part, la tenue d’un journal comptable présente un intérêt majeur pour la gestion de l’entre entreprise. Si l’argent est le nerf de la guerre, la comptabilisation est celui de votre réussite ! Le journal de comptabilité permet de recenser dans un même document, ou plusieurs documents du même type, les écritures comptables de votre entreprise et ainsi avoir une vue d’ensemble facilement consultable des états financiers de votre société. Il sera alors plus aisé pour votre comptable ou pour vous même de contrôler les différentes imputations des opérations comptables et en améliorer ainsi le fonctionnement de votre entreprise. 

Rappelons que si le bilan comptable tient compte des résultats, c’est grâce à l’enregistrement chronologique des écritures comptables dans le journal de comptabilité. 


L’utilité de tenir un journal comptable est certaine et dépasse de loin la seule réponse à une obligation légale.

Comment tenir le journal comptable de son entreprise ?

NOTE D’INFORMATIONS

Le télétravail est une forme d’organisation qui permet aux salariés de travailler depuis leur domicile, grâce aux outils informatiques et autres, permettant d’effectuer des tâches à distance. C’est un droit établit par l’article L. 1222-9 du Code du travail.

La question sous-jacente à “comment tenir un journal comptable ? ” est bien évidemment comment enregistrer les écritures (ou opérations) comptables dans le journal de comptabilité ? 


Vous êtes chanceux car sont recensées deux manières de remplir un journal comptable en fonction de votre fonctionnement. En effet vous pouvez opter pour la méthode de votre choix en fonction de votre sensibilité, il existe une technique pour les puristes de l'écriture manuelle comptable et une autre pour les précurseurs de l'intelligence artificielle ! 


Si vous êtes plutôt conventionnel, vous serez plus enclin à vous diriger vers la saisie manuelle. Le comptable en charge de la tenue du journal comptable doit savoir manier le Plan comptable et redoubler de patience car cela implique de saisir autant d’écritures que d’opérations effectuées (encaissements, débits,...) par l’entreprise dans les journaux correspondant à la nature de l'opération à enregistrer. 


Bon à savoir :

Cette information pourrait vous faire regretter votre choix initial et vous diriger sans plus attendre vers la seconde méthode ! Il ressort des statistiques que 50 à 60% du temps de votre comptable serait consacré à la saisie comptable. 


En revanche, si vous êtes sensible à la technologie (ou si vous avez pris connaissance des statistiques énoncées ci dessus) vous vous dirigerez plus naturellement vers la méthode permise par l'intelligence artificielle. L’enregistrement automatisé de données comptables est désormais possible via des logiciels de comptabilité. Il s’agit en réalité de la récupération automatique et instantanée des données bancaires. Ensuite les algorithmes les analyse puis les transforme en écritures comptable dans un journal numérique de comptabilité. 


✍    BON À SAVOIR
Si cette méthode est tentante, les comptables nouvelle génération ne doivent pas faire l’économie de comprendre le fonctionnement des écritures comptables pour vous apporter des renseignements éclairés et utiles à l’entreprise. 


Quelles sont les informations à faire figurer dans le journal comptable de votre entreprise ? 

Comme nous l’avons précisé, l’élaboration d’un journal comptable est une obligation légale devra répondre à un formalisme définit. En effet, plusieurs informations doivent impérativement être mentionnées dans le journal comptable, il s’agit : 


  • La date de l’opération. A préciser que l’enregistrement des flux entrants et sortants de votre entreprise doit se faire de manière chronologique. 
  • La description de l’écriture comptable
  • Le montant de l’opération
  • Le compte concerné par l’opération (plan comptable) ; 


Voici un exemple de ce qui peut figurer dans le journal comptable et des comptes concernés : 

- S’agissant du journal de banque : Les opérations bancaires sont enregistrées dans le tableau à l’aide des comptes banque (compte 512) pour le débit et compte fournisseur (compte 401) pour le crédit. 

- S’agissant du journal d’achat : le comptable enregistre les factures d'achat à l’aide des compte de classe 6 du plan comptable, du compte 445660 relatif à la TVA déductible ainsi que le compte 401, compte fournisseur. 

- S’agissant du journal de vente : Les factures de vente sont enregistrées au débit grâce au compte client (411) et au crédit via les comptes de classe 7 et les comptes TVA collectée (44610).  

- S’agissant du journal de paie : les salaires sont enregistrés au débit via les comptes salaires brut (641) ainsi que charges patronales (645) et au crédit grâce au compte rémunération due (421) et organismes sociaux (431). 


Le journal comptable de votre entreprise pourrait ainsi respecter cette présentation :


présentation journal comptable



La journal comptable est muni d’une partie double (débit - crédit) afin de vérifier que les écritures enregistrées soient correctes. 


Le secret est dans l’organisation, puisqu’il convient de produire une journal comptable par exercice, nous ne pouvons que vous conseiller, une fois les exercices et les années passées de classer les journaux comptables par exercice comptable afin de pouvoir vous y trouver si d’aventure vous avez besoin de consulter le journal comptable d’un exercice particulier. 


Comment conserver les journaux comptables des exercices précédents ?

La durée légale de conservation des documents varie en fonction du type de document dont il s’agit. 


En ce qui concerne les documents comptables, il est précisé que ces derniers doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné sous peine de sanctions financières (1 500 euros) voire fiscales en cas de contrôle fiscal. Attention, les documents à conserver sont les journaux comptables eux mêmes mais également les factures et autres pièces justificatives  à l’appui des écritures comptables renseignées (chèques, bordereaux, etc,...).  


Je vous imagine calculer ! Oui 10 ans d’accumulation de journaux comptables et de documents justificatifs peut prendre de la place ! Heureusement pour vous (et pour nous) le mode de conservations des documents comptables et juridiques n’est pas réglementé par la loi, faite preuve d’organisation et n’oubliez pas, le tout est de classer par année d’exercice. La place que nécessite le stockage de documents papiers peut être un argument supplémentaire pour opter pour la dématérialisation de vos documents comptables. A l’archivage !

Qui est responsable de l’élaboration du journal comptable dans votre entreprise ? 

L’enregistrement des mouvements comptables permettant la tenue du journal de comptabilité est technique et demande des bases comptables solides et une connaissance du fonctionnement du Plan comptable. 


En conséquence, la personne la plus à même pour effectuer ces missions est le comptable, ou l’expert-comptable de votre entreprise. Celui ci pourra de plus analyser et interpréter les informations révélées par les données comptables afin de vous délivrer une conseil approprié quant à la gestion de votre entreprise. 


Cet article vous a plus ? N’hésitez pas à aller lire nos autres articles concernant la comptabilité et la gestion d’entreprise (Qu’est ce qu’un exercice comptable, un bilan comptable, qu’est ce qu’un compte de résultat ou encore comment calculer le cash flow de son entreprise  afin que la comptabilité n’est plus aucun secret pour vous. 


En cas de doutes ou de questionnements, notre équipe de juristes, disponible par chat, mail ou téléphone, vous épaule, vous renseigne et vous accompagne dans toutes vos démarches juridiques et administratives.

Sanctions

En tant qu’employeur, vous ne devez prendre aucun risque pour vos salariés qui pourraient, en présence d’un danger grave et imminent pour leur santé ou pour leur vie, invoquer leur droit de retrait.

bon à savoir

Pour faire une demande d’aide financière exceptionnelle, il vous faut remplir le formulaire de la Sécurité sociale des Indépendants – URSSAF afin de demander l’intervention du fonds d’action sociale.

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