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Tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)
FICHE PRATIQUE

Tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)

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Vous souhaitez en savoir plus sur le fichier des écritures comptables ? 

Quels sont les différentes obligations entourant le fichier des écritures comptables ? Votre assistant juridique augmenté QIIRO vous informe.


Chez QIIRO, une équipe de juristes experts est prête à vous accompagner dans tous vos projets. Ils sont disponibles par mail, par téléphone et même par chat. N’hésitez plus, faites vous accompagner par notre équipe et lancez-vous dans votre projet !

Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale.


En France, une entreprise doit toujours tenir à jour une comptabilité licite.


A ce titre, elle peut faire l’objet, à tout moment, d’un contrôle fiscal. Ce dernier peut être exercé dans l’entreprise ou sur le lieu de l’activité professionnelle (il s’agit là d’une vérification de comptabilité).


Le contrôle fiscal peut également être exercé à distance, depuis les bureaux de l’administration : on parle alors d’examen de comptabilité.


Lorsque la comptabilité est informatisée, il est obligatoire de la remettre sous la forme du fichier des écritures comptables (FEC), pour chaque période qui sera contrôlée.


La remise du FEC doit être effectuée au moment de l’intervention du vérificateur.

conseil

Pour bénéficier des délais, il faut en faire la demande sur le site du Gouvernement, intitulée « demande de délai de paiement ou de remise pour les entreprises en difficulté suite auCoronavirus – Covid 19 ».

Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) est le fichier informatique qui contient l’ensemble des écritures comptables de l’entreprise (ou de l’activité professionnelle).


Il doit être organisé selon les règles de base applicables à la tenue des comptabilités et aux comptabilités informatisées (Plan comptable général, Code général des impôts, Code de commerce) fixées par l’administration fiscale. 


Le régime fiscal est variable : les informations enregistrées varient entre 18 et 22, pour chaque écriture qui compose la comptabilité (pour cela, vous pouvez consulter nos fiches sur les différents régimes applicables : micro-entreprise, micro-BNC, micro-BIC.


Il est à noter que lors de sa remise au vérificateur, le FEC doit être obligatoirement accompagné d’un fichier descriptif. Ce fichier doit contenir les spécificités techniques et les règles retenues pour l’alimentation des données contenues dans le FEC.

✍    BON À SAVOIR
Pour accompagner les entreprises dans le cadre de ce nouveau dispositif, la DGFIP met à leur disposition un logiciel, accessible en téléchargement libre, qui leur permet de contrôler le respect des normes édictées.

Cet outil fonctionne sur les ordinateurs équipés de Windows XP ou d’une version ultérieure. Il a pour objectif de vérifier la validité de la structure du fichier de l’entreprise et lui précise notamment les points d’anomalies détectées. L’entreprise peut alors mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle.

A quoi sert le fichier des écritures comptables (FEC) ?

NOTE D’INFORMATIONS

Le télétravail est une forme d’organisation qui permet aux salariés de travailler depuis leur domicile, grâce aux outils informatiques et autres, permettant d’effectuer des tâches à distance. C’est un droit établit par l’article L. 1222-9 du Code du travail.

Le fichier des écritures comptables (FEC) est le document que doit produire une entreprise.


Elle doit obligatoirement le remettre à l’administration fiscale en cas de contrôle.


Ainsi, le FEC sert de base aux contrôles fiscaux de l’administration : tris, calculs, classement, recoupement des données, etc. Il permet à celle-ci de vérifier que les documents comptables correspondent avec les déclarations fiscales déposées.


Ce fichier permet également de gagner du temps lors d’un contrôle, et ainsi alléger le temps de présence du contrôleur fiscal dans l’entreprise.


L’exploitation des FEC par le vérificateur constitue une des bases de son contrôle.

En premier lieu, le vérificateur intègre les FEC que vous lui avez remis dans un logiciel de contrôle. Si cette intégration n’est pas possible en raison d’une non-conformité du FEC (par exemple si les formats requis n’ont pas été respectés), vous encourez les mêmes sanctions que celles évoquées en cas de non remise du FEC.

En second lieu, à partir des données intégrées, le vérificateur ne peut théoriquement effectuer que des opérations « simples » définies par l’article L.47-A-I du Livre des procédures fiscales :

  • Résiliation de tris et de classements ;
  • Reconstitution des journaux, balances et grands-livres comptables ;
  • Reconstitution des agrégats de la liasse fiscale et la comparaison avec ceux de la liasse que vous avez déposé lors de l’établissement de votre déclaration de résultat.

Concrètement, le logiciel permet au vérificateur de réaliser des contrôles beaucoup plus poussés. Le logiciel l’aide à détecter plus facilement et plus rapidement des anomalies pouvant exister dans la comptabilité, tant sur le fond que sur la forme.

Aujourd’hui, le respect des principes fondamentaux issus du Plan comptable général, du Code de commerce et du Code général des impôts est désormais systématiquement contrôlé.

Ce FEC porte sur la totalité des écritures comptables des journaux comptables, au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification. Pour être valable, il doit respecter l’ensemble des normes en vigueur.


En général, le FEC est directement formalisé via un logiciel de comptabilité (de l’entreprise ou de l’expert-comptable chargé de le faire).


✍    BON À SAVOIR
La remise du fichier des écritures comptables à l’administration fait courir un délai (3 mois), au cours duquel l’administration fiscale peut effectuer ses contrôles. A la fin de ce délai, l’administration fiscale doit avoir terminé ceux-ci. Ce délai ne s’applique qu’à condition que le fichier des écritures comptables (FEC) soit remis à l’administration fiscale au moment du contrôle fiscal.

Quelles sont les obligations qui doivent être respectées ?

L’administration va vérifier si les obligations concernant le FEC ont été respectées.


Il convient de respecter les obligations suivantes :

  • Chaque opération doit être enregistrée : il faut distinguer chaque journée (l’enregistrement en comptabilité de récapitulations mensuelles n’est autorisé par l’administration fiscale que dans certains cas) ;
  • Pour chaque écriture, il convient de saisir la référence de la pièce justificative ainsi qu’un libellé explicite ; 
  • Afin que la comptabilité présentée ait force probante, les écritures qui la composent et qui sont reprises dans les FEC doivent être validées, soit être rendues intangibles de telle sorte que toute modification et suppression sont impossibles ;
  • Lorsque des écritures justifient des déclarations (telles que les déclarations de TVA et les déclarations de résultat), elles doivent être validées au plus tard lors de leur dépôt.

 

Si l’analyse des données du FEC réalisée à partir du logiciel fait ressortir des anomalies dans la comptabilité ou dans les opérations qu’elle retrace, le vérificateur pourra poser des questions sur les points relevés et réaliser des contrôles supplémentaires.

Concrètement, quelles peuvent être les anomalies relevées ?

Le vérificateur peut relever les anomalies suivantes :

  • Si des factures de ventes sont établies, toute rupture existant dans la numérotation des factures sera facilement détectée par le vérificateur qui pourra demander de justifier pourquoi des numéros sont manquants ;
  • Les montants comptabilisés en TVA déductible et en TVA collectée pourront être rapidement recalculés afin de vérifier que les bons taux ont été appliqués. Ainsi, cela permettra de vérifier que les montants correspondant au hors-taxes et à la TVA n’ont pas été inversés lors de la comptabilisation d’une opération ;
  • Le vérificateur pourra lister facilement les écritures pour lesquelles le libellé n’est pas explicite ou pour lesquelles le numéro de pièce est manquant, et il pourra demander que lui soit fourni les pièces justificatives correspondantes.

Qui est concerné par le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables concerne les contribuables suivants :

  • Ceux soumis à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR), dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA) ;
  • Ceux qui ont pour obligation de tenir et de présenter des documents comptables en vertu des dispositions du CGI (Code Général des Impôts). Ils relèvent ici du régime réel d’imposition ;
  • Ceux qui font l’objet d’une vérification de comptabilité, dont l’avis est adressé à compter du 1er janvier 2014 ;
  • Ceux qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.


Certains contribuables sont dispensés de créer un fichier d’écriture comptable (FEC).


Il s’agit des auto-entrepreneurs (y compris s’ils tiennent leur comptabilité via un système informatisé) ainsi que des SCI (sociétés civiles immobilières) soumises aux revenus fonciers dont tous les associés sont des personnes physiques et qui ne sont pas astreintes à des obligations comptables commerciales.


En outre, récemment, des mesures de simplification ont été instituées spécialement pour les entreprises qui :

  • Relèvent du régime micro-BNC ou micro-BIC ;
  • Tiennent un état récapitulatif de leurs recettes directement sur registre papier ou sur un tableur ;
  • Transmettent la gestion de leur comptabilité à un tiers.


Dans ce cas, le fichier des écritures comptables peut ne pas comporter le détail des écritures comptables des recettes. Le tiers pourra saisir au niveau de la comptabilité les opérations par récapitulation mensuelle, et non trimestrielle.


Le contribuable devra présenter le détail de ces recettes, accompagné de toutes les pièces justificatives.


En cas de besoin, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone ou chat, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner dans toutes vos démarches juridiques et administratives.

Sanctions

En tant qu’employeur, vous ne devez prendre aucun risque pour vos salariés qui pourraient, en présence d’un danger grave et imminent pour leur santé ou pour leur vie, invoquer leur droit de retrait.

Que contient le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables va contenir, en tant que document informatique, l’ensemble des enregistrements comptables de l’entreprise. 


Il doit contenir les informations suivantes :

  • Le code du journal de l’écriture comptable ainsi que le libellé du journal ;
  • Le numéro et la date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
  • Le libellé et le numéro de compte (qui est utilisé par l’entreprise) ;
  • Le libellé du compte auxiliaire ;
  • Le libellé de l’écriture comptable ;
  • La date et la référence de la pièce justificative ;
  • Les montants au débit et au crédit ;
  • L’identifiant et le montant de la devise ;
  • Le lettrage de l’écriture comptable, sa date et la date de validation de l’écriture comptable.


Dans le cas où certaines données ne seraient pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes doivent restées vides dans le fichier des écritures comptables (pas de 0).


✍    BON À SAVOIR
Le FEC doit être généré dans un format particulier. Il doit comprendre tous les journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise (y compris les écritures d’inventaires et d’à-nouveaux).

Que se passe-t-il en cas de non présentation du fichier des écritures comptables (FEC) ?

En cas de non remise du FEC, ou de remise d’un fichier qui ne serait pas conforme, le contrevenant s’expose à une sanction.


Quelle est la sanction du défaut de présentation du FEC ?


Dans le cas où le contribuable ne remet pas le FEC, il encourt la sanction suivante :

  • Si aucune rectification n’a été apportée : 5.000 € d’amende ;
  • Si une rectification a été apportée : 10% des droits mis à la charge du contribuable (sans que l’amende ne puisse être inférieure à 5.000 €).


Les sanctions sont applicables pour chaque année contrôlée.


Qu’en est-il des bases d’imposition ?


Dans cette situation, les bases d’imposition sont évaluées d’office par l’administration fiscale.

Comment vérifier que le FEC (fichier des écritures comptables) est conforme ?

Lorsque l'entreprise tient sa comptabilité de manière informatisée, elle utilise obligatoirement un logiciel de comptabilité respectant toutes les normes en vigueur et qui permet d’éditer un fichier des écritures comptables conforme.


Pour s’assurer que le fichier des écritures comptables soit conforme, il convient d’utiliser un logiciel dont l’éditeur est fiable, vérifié. 


En déléguant la gestion de la comptabilité à un expert-comptable, celui-ci établira le fichier conformément aux règles en vigueur.


Il est également possible de vérifier la validité du fichier des écritures comptables par l’outil proposé par la direction générale des finances publiques.

bon à savoir

Pour faire une demande d’aide financière exceptionnelle, il vous faut remplir le formulaire de la Sécurité sociale des Indépendants – URSSAF afin de demander l’intervention du fonds d’action sociale.

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