Vous souhaitez en savoir plus sur le fichier des écritures comptables (FEC) et les différentes obligations entourant le FEC ? Votre assistant juridique ⚖️ augmenté QiiRO vous informe 👍.
Sachez qu’en France, une entreprise doit toujours tenir à jour une comptabilité licite ✅.
Depuis le 1er janvier 2014 ⌛, les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes dématérialisé peuvent faire l’objet, à tout moment, d’un contrôle fiscal de la part de l’administration. Par conséquent, les entreprises doivent la présenter aux autorités compétentes sous forme de fichiers informatisés pour qu’ils puissent retracer toutes les opérations effectuées.
Le contrôle des comptes peut être exercé dans l’entreprise. Il s’agit d’une vérification de comptabilité. Il peut également être exercé à distance, depuis les bureaux de l’administration. Il s’agit alors d’un examen de comptabilité.
Lorsque la comptabilité est dématérialisée, il est obligatoire 🚨de la remettre sous la forme de FEC, pour chaque période qui sera contrôlée. La remise doit être effectuée au moment de l’intervention du vérificateur.
Ainsi, nous verrons :
Maintenant, laissez vous guider par ce contenu et entrez dans l’univers captivant des FEC. Même si ce terme peut paraître technique et complexe aux premiers abords 😱, nous faisons le pari de vous faire comprendre, voir aimer, cette notion.
Par ailleurs, cela vous permettra de gagner du temps, étant donné que l’adoption de bons réflexes en matière de FEC vous permettra d’avoir une meilleure gestion 💪.
Le fichier des écritures comptables (FEC) est le document informatique qui contient les données comptables de l’entreprise et qui enregistre l’ensemble des flux de l’exercice en cours.
Il doit être organisé selon les règles de base applicables à la tenue des comptabilités et comptabilités informatisées (Plan Comptable Général (PCG), Code Général des Impôts (CGI), Code de commerce 📕) fixées par l’administration fiscale.
À noter 💡: Le FEC ne peut pas être établi sous format Excel ou Word car la loi 📜 énonce qu’il doit être compatible avec un système de fichiers ISO 9660 ou UDF.
Les informations enregistrées au sein de ce fichier unique varient et comportent entre 18 et 22 champs pour chaque écriture qui compose la comptabilité, suivant le régime fiscal de l’entreprise. Si vous souhaitez plus d’informations, il est possible de consulter nos fiches sur les différents régimes applicables : microentreprise, micro-BNC, micro-BIC.
À noter 💡: Lors de sa remise au vérificateur, le FEC doit être obligatoirement accompagné d’un fichier descriptif. Ce fichier contient les spécificités techniques et les règles retenues dans le cadre de l’alimentation des données contenues dans le FEC.
Le FEC est un document comptable que doit produire une entreprise. Elle le remet obligatoirement ⚠️aux autorités fiscales dans le cadre d’un contrôle des comptes.
Le FEC porte sur l’ensemble des écritures comptables des journaux comptables, au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification de comptabilité. Pour être valable ✔️, il doit respecter l’ensemble des normes en vigueur.
En général, le FEC est formalisé à travers un logiciel de comptabilité (de l’expert-comptable chargé de le faire ou de l’entreprise).
Pour rappel 🔎: Un expert-comptable est un professionnel chargé de vérifier la véracité et la licéité des informations relatives à la comptabilité au sein d’organisations à but lucratif et d’entreprises civiles et commerciales.
Ainsi, le FEC sert de base aux contrôles 👮🏽♂️fiscaux de l’administration : tris, calculs, classement, recoupement des données, etc. Il permet à celle-ci de vérifier que les documents comptables correspondent avec les déclarations fiscales déposées.
Ce fichier permet également de gagner du temps lors d’un contrôle, et ainsi alléger le temps de présence du contrôleur fiscal dans l’entreprise 😀.
L’exploitation des FEC par le vérificateur constitue un des fondements de son contrôle.
En premier lieu, le vérificateur intègre les FEC qui ont été remis dans un logiciel de contrôle. Si cette intégration est impossible en raison d’une non-conformité du FEC (par exemple s’il y a eu un non-respect des formats requis), des sanctions seront encourues. Il en sera de même dans le cadre d’une non-remise du FEC.
En second lieu, à partir des données intégrées, le vérificateur ne peut effectuer que des opérations « simples » délimitées par l’article L. A47 A-1 du Livre des procédures fiscales (LPF) 📕:
Le logiciel 💻permet donc au vérificateur de mettre en place des contrôles plus poussés qui permettent de détecter plus rapidement 🏃🏻♀️et plus facilement les anomalies pouvant exister au sein de la comptabilité.
Aujourd’hui, le respect des principes fondamentaux issus du PCG, du Code de commerce et du CGI est désormais systématiquement contrôlé.
À noter 💡: Le fichier devra être transmis durant le premier passage du vérificateur au siège de l’entreprise. Les autorités compétentes vont communiquer la date à laquelle l’agent de l’Etat ira sur les lieux par un avis. Que la vérification conduise à un redressement ou non, l’administration ne conservera aucune copie du fichier.
Bon à savoir ✍ : La remise du fichier des écritures comptables à l’administration fait courir un délai (3 mois), au cours duquel l’administration fiscale peut effectuer ses contrôles. Ce délai ne s’applique qu’à condition que le FEC soit remis à l’autorité fiscale lorsque les entreprises font l’objet d’un contrôle.
L’administration va vérifier si les obligations concernant le FEC ont été respectées.
Il convient de respecter les obligations suivantes ⤵️:
Si l’analyse des données du FEC réalisée à partir du logiciel 👩💻fait ressortir des anomalies dans la comptabilité ou dans les opérations qu’elle retrace, le vérificateur pourra poser des questions sur les points mentionnés et mettre en place des contrôles supplémentaires.
Concrètement, le vérificateur peut relever les anomalies suivantes ⬇️:
Le fichier des écritures comptables concerne les contribuables suivants :
Cependant, certains contribuables sont dispensés de créer un FEC.
Il s’agit des auto-entrepreneurs (y compris s’ils tiennent leur comptabilité via un système informatisé), des entreprises qui sont exemptées de la nécessité de tenir une comptabilité, ainsi que des sociétés civiles immobilières (SCI) soumises aux revenus fonciers dont tous les associés 👥sont des personnes physiques et qui ne sont pas astreintes à des obligations comptables commerciales.
En outre, des mesures de simplification ont été instituées pour les entreprises qui :
Dans ce cas, le FEC ne peut pas comporter le détail des écritures comptables des recettes 💵. Le tiers 👦pourra saisir, au niveau de la comptabilité, les opérations par récapitulation mensuelle, et non trimestrielle.
Le contribuable 👤devra présenter le détail de ces recettes, accompagné de toutes les pièces justificatives 📄.
Le FEC va contenir, en tant que document informatique, l’ensemble des enregistrements comptables de l’entreprise. Il va dresser une liste numérotée des écritures faites par ordre chronologique.
Le FEC pourra être remis sur un support qui ne sera pas réinscriptible comme un CD.
Il doit avoir les informations suivantes :
Dans le cas où certaines données ne seraient pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes doivent rester vides dans le FEC. Il ne faut, par conséquent, pas de 0.
Bon à savoir ✍ : Le FEC est généré dans un format particulier. Il comprend tous les journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise (y compris les écritures d’inventaires et d’à-nouveaux).
En cas de non remise du FEC ou de remise d’un fichier qui ne serait pas conforme, le contrevenant s’expose à une sanction 👮♀️.
Dans le cas où le contribuable ne remet pas le FEC, il encourt la sanction suivante :
En cas de fichiers non-conformes, l’entreprise devra également s’acquitter d’une somme qui sera comprise entre 5000 euros et 10% des droits mis à la charge du contribuable.
Les sanctions sont applicables pour chaque année contrôlée.
Un rejet de comptabilité sera également caractérisé si les erreurs détectées changent les montants déclarés en fin d’exercice après rectification. Cette procédure peut aussi conduire à un redressement fiscal.
Cumuler un potentiel redressement et des sanctions peut ainsi s’avérer problématique, d’autant plus que le dirigeant peut voir sa responsabilité personnelle engagée en application de la présomption de responsabilité.
Pour rappel 🔎: La présomption est un concept désignant des faits apparents pouvant être établis dans le cadre d’une preuve pour montrer la réalisation d’un autre élément.
Il est donc important de veiller à la qualité et à la conformité des FEC !
Des entreprises font ainsi appel à des experts 🕵️♂️pour éviter de se retrouver dans ce genre de cas.
Dans cette situation, les bases d’imposition 💰sont évaluées d’office par l’administration fiscale.
Lorsque l'entreprise tient sa comptabilité de manière informatisée, elle utilise obligatoirement 🚨un logiciel de comptabilité respectant les normes en vigueur et qui permet d’éditer un FEC conforme et à jour.
Pour s’assurer que le FEC soit conforme, il convient d’utiliser un logiciel dont l’éditeur est fiable et vérifié ✔️.
À noter 💡: Il est possible de trouver des logiciels de comptabilité gratuits sur Internet.
En déléguant la gestion de la comptabilité à un expert-comptable, celui-ci établira le fichier conformément aux règles en vigueur.
Le logiciel va donc vous permettre d’appréhender plus sereinement 😇le moment du contrôle fiscal.
Bon à savoir ✍ : Pour accompagner les entreprises dans le cadre de ce dispositif, la Direction générale des finances publiques (DGFiP) met à leur disposition un outil de test, accessible en téléchargement libre, qui leur permet de contrôler le respect des normes édictées et de vérifier la validité de la structure du FEC de l’entreprise. Il précise notamment les points d’anomalies identifiées. L’entreprise peut alors mettre aux normes son FEC en vue d’un éventuel contrôle.
Généralement, un salarié 💼dans l’entreprise dispose d’une fonction spécifique pour générer le FEC. Il peut le faire avec un logiciel de comptabilité adapté.
Pour ce qui est de la date 📅de création du FEC, il n’y a pas de règle précise.
Il peut être créé à tout moment, à condition de respecter les règles applicables pour sa remise au vérificateur.
Toutefois, il est souvent recommandé de générer le FEC à la fin de l’exercice comptable. L’ensemble des écritures ayant été comptabilisées, le FEC pourra être complet.
Il est également possible de déléguer cette tâche à un cabinet d’expertise comptable.
Dans cette situation, ce sera à lui de générer le FEC à partir de son système comptable et de le transmettre.
