OBTENIR LE MODÈLE
OBTENIR LE MODÈLE
Ce document est un modèle de procès-verbal de modification des membres du bureau d'une association.
Modifier ou renouveler les membres du bureau d’une association exige le respect d’un certain nombre de formalités. D’ailleurs, le manquement à ces règles peut entraîner des pénalités financières pour l’association. La plus importante est la convocation d’une assemblée générale qui prend la décision de modifier le bureau et qui élit les nouveaux membres. À l’issue de cette assemblée, il faut dresser un procès-verbal qui doit contenir certaines mentions (notamment la liste des nouveaux membres du bureau). Ensuite, il est nécessaire de déclarer ces changements auprès de la préfecture et du greffe où est enregistrée l’association. Une fois toutes ces formalités accomplies, la passation de pouvoirs a lieu et les nouveaux membres entrent en fonction !
Vous souhaitez modifier les membres du bureau de votre association ? Ou vous souhaitez simplement renouveler le mandat des membres déjà en fonction dans ce bureau ? Certaines formalités doivent impérativement être accomplies afin que tout se déroule sans accroc et surtout, que vous ne soyez pas sanctionnés !
Heureusement, votre juriste augmenté QiiRO vous explique toute la marche à suivre.💫
L’association regroupe plusieurs personnes (deux au minimum) 👥👥. Ces personnes mettent leur connaissance ou leurs activités en commun pour atteindre un but. Ce but ne doit pas être de partager des bénéfices. Pour constituer une association, il est nécessaire de rédiger des statuts. Parfois, ces statuts prévoient la création d’un bureau.
Les associations déclarées contiennent en principe trois instances, que sont le conseil d’administration, l’assemblée générale et celle qui nous intéresse aujourd’hui : le bureau.
Le bureau est une version restreinte du conseil d’administration. Il regroupe les administrateurs qui ont reçu un mandat spécifique 📃 pour gérer les grands axes de l’association.
📌 Attention : il est tout à fait possible d’être membre du bureau sans être membre du conseil d'administration. Il suffit de recevoir le mandat pour.
L’intérêt du bureau est qu’il a des attributions plus spécifiques 🤓. De plus, les réunions des membres peuvent être prévues de manière plus fréquente.
☝ Dans le bureau, tous les membres ont un rôle déterminé. Le président est celui qui dirige l’association. Le trésorier est chargé des finances, tandis que le secrétaire organise le travail de l’association. Ces membres sont des administrateurs, qui sont rejoints dans leurs tâches de gestion par les bénévoles, volontaires ou salariés de l’association.
Mais si le bureau est une version restreinte du conseil d'administration, pourquoi ne pas directement confier ses missions au conseil ?
Premièrement, le conseil d'administration, s’il contient beaucoup plus de monde, peut être plus difficile à réunir de manière fréquente. Ensuite, ces deux organes n’auront pas exactement les mêmes prérogatives. C’est pourquoi les statuts 📑 ou le cas échéant, le règlement intérieur 🗒 doivent prévoir la répartition des pouvoirs entre ces deux organes. À défaut, le risque est d’être confronté à un conflit de pouvoir.
En général, les associations dotées d’un bureau transfèrent la majeure partie des prérogatives exécutives à ce bureau. C’est cet organe qui veille à la bonne exécution des délibérations des autres organes, comme l’assemblée générale ou le conseil d’administration. Pour faire simple, il a en charge la gestion courante de l’association et le bon fonctionnement de l’institution. Il surveille le respect du règlement intérieur, des statuts, des dispositions juridiques et la bonne application des délibérations du conseil d'administration 🧐.
📍Attention, le bureau n’est pas une simple émanation du conseil d'administration. Dans certaines associations, surtout celles comportant un nombre restreint de membres, le bureau est parfois l’instance d’administration qui réunit les fonctions du conseil d'administration et les fonctions exécutives.
Parfois, l’association renouvelle les membres de son bureau. Ce renouvellement peut être partiel, si seulement certains membres changent, ou total lorsque tous les membres du bureau abandonnent leur position et sont remplacés par de nouveaux membres.
Le renouvellement des membres du bureau exige une décision, prise en assemblée générale 🙋🙋♀️🙋. Il faut donc convoquer une assemblée générale. Cette décision doit faire l’objet d’un procès-verbal 📋 qui formalise le changement de membres.
🚨 Attention : il est question de renouvellement lorsqu’il s’agit d’élire de nouveaux membres du bureau, mais aussi de simplement renouveler le mandat des membres actuellement en poste. Ce renouvellement de mandat demande aussi un procès-verbal 📋 !
Le procès-verbal sert à retranscrire tout ce qui est dit durant une Assemblée générale. Il fait état des membres présents, des décisions adoptées, des informations échangées. En réalité, le procès-verbal n’est pas obligatoire pour toutes les associations. En pratique, il est toujours recommandé d’en dresser un à l’issue de l’assemblée générale. Parfois, le renouvellement des membres du bureau nécessite une modification statutaire de l’association. Dans ce cas, un procès-verbal doit impérativement être transmis à la préfecture compétente.
Par ailleurs, les statuts prévoient parfois de nommer les membres du bureau. Dans ce cas, leur renouvellement exige modification des statuts et donc procès-verbal.
En cas de litige, il est toujours préférable d’avoir un procès-verbal 📋, qui peut servir de preuve. D’ailleurs, sa valeur juridique est supérieure à celle d’un compte-rendu, notamment en raison de la rigueur exigée dans sa rédaction, de la pagination, ainsi que de la signature du président de l’association qui doit figurer sur le document. Cette valeur permet de le rendre opposable aux tiers, il s’agit d’un élément justificatif. Ainsi, afin de maximiser la force probante, le mieux reste de maximiser les informations consignées au procès-verbal.
C’est aussi un excellent outil d’organisation, puisque le procès-verbal peut servir de support pour planifier les sujets à aborder et permet ainsi une certaine visibilité.
A noter ☝ : le procès-verbal a une force exécutoire. Cela signifie qu’il vaut titre exécutoire pour la modification du bureau.
Afin de se prémunir contre de possibles contestations et parce qu’il peut être opposable aux tiers, il est toujours préférable de rédiger un procès-verbal le plus clairement possible. C’est le secrétaire de l’association qui retranscrit, le plus fidèlement possible, la réalité de l’assemblée.
Les mentions devant figurer sur le procès-verbal sont classiquement :
Plus spécifiquement, un procès-verbal de renouvellement des membres du bureau doit mentionner :
📌 Attention, avant de prendre une décision de renouvellement des membres du bureau, il peut être opportun de consulter les statuts ! Ceux-ci peuvent en effet prévoir des règles spécifiques comme le type de scrutin, le quorum de voix nécessaires à la décision, la durée du mandat des membres, les dates éventuellement précisées de renouvellement, les conditions du vote…
Ainsi, les statuts de l'association prévoient parfois un rapporteur désigné, qui est chargé de rédiger ce procès-verbal spécifique de modification des membres du bureau d’une association 📋. Dans ce cas, l’identité et la qualité du rapporteur doivent apparaître dans le procès-verbal. Si rien n’est prévu, la tâche incombe aux participants de l’Assemblée générale, le plus souvent au secrétaire de l’association.
📍 Attention : dans le cas où les membres du bureau étaient initialement nommés dans les statuts, une modification statutaire s’impose avant de poursuivre la procédure.
Après avoir rédigé le procès-verbal actant la décision de changement de bureau, il faut effectuer une déclaration auprès de la préfecture du lieu du siège de l’association pour que cette décision devienne effective. En réponse, la préfecture transmet à l’association un formulaire de changement de bureau. Il doit être dûment rempli puis transmis au greffe des associations afin de déclarer l’identité des nouveaux membres du bureau et tout autre modification de la structure du bureau. Il s’agit du formulaire Cerfa n°13971*03 🗒.
Plusieurs documents doivent être joints au formulaire pour effectuer la déclaration au greffe :
🚨 Attention ! Une amende pénalise le manquement à ces formalités déclaratives. Elle peut aller jusqu’à 1 500 euros et double en cas de récidive.
Une fois la décision de changement de bureau actée par la signature du procès-verbal, les pouvoirs des nouveaux membres doivent être définis. Leurs prérogatives dans les nouveaux statuts sont opposables aux tiers. De plus, leur responsabilité peut être engagée dès la déclaration de changement de bureau.
Le changement de membres implique une passation de pouvoir. Ainsi, certains actes comme les procurations bancaires et autres sont nécessaires pour permettre aux membres du bureau de représenter l’association auprès des tiers et de leur permettre de l’administrer librement.
Le rapporteur est généralement désigné dans les statuts. Si ce n’est pas le cas, il est important d’en choisir un avant l’assemblée générale, lors de sa préparation. Ce rapporteur rédige le procès-verbal. Une mauvaise rédaction peut provoquer des contestations par les membres du bureau et aboutir in fine à l’annulation de la décision 🙅♀️🙅🙅♂️. C’est pourquoi le choix du rapporteur est important. Il s’agit en général du secrétaire de l’association, mais ce n’est pas obligatoire. Dans tous les cas, son identité et sa qualité doivent figurer sur le procès-verbal.
En plus du rédacteur, les autres personnes participant à la décision de renouvellement du bureau d’une association doivent figurer sur le procès-verbal, notamment le signer. Dans le cas des associations reconnues d’utilité publique, le président et le secrétaire sont les signataires principaux. Leur signature est impérative. Si l’un d’eux ne peut être présent ou représenté, il faut obtenir une autorisation de signature délivrée par un tribunal afin que des membres décisionnaires de rang équivalent puissent signer à leur place. Ainsi, le vice-président et le trésorier doivent parfois signer un procès-verbal d’assemblée générale.
Une fois le procès-verbal signé, il est archivé, mais doit rester accessible à tous les membres de l’association. C’est pourquoi il est important de conserver un registre des procès-verbaux. Pour conserver le procès-verbal, il est possible de le photocopier mais en principe, une autorisation du président est nécessaire. Il signe la photocopie.
Le procès-verbal rend effective l’élection du nouveau bureau. La nomination des membres produit ses effets dès que la déclaration de changement de bureau est effectuée en préfecture, suite à quoi il faut modifier les statuts de manière à consolider ce changement.
Dans les structures de grande taille, la nomination d’un nouveau bureau relève de la compétence du Conseil d'administration de l’association. Les statuts juridiques fixent un certain nombre de modalités pour cette procédure, qu’il faut obligatoirement respecter, comme le quorum de voix nécessaires par exemple.
Une fois la décision devenue effective, les anciens dirigeants ne peuvent évidemment plus exercer leur mandat. Ils perdent leurs fonctions, et transmettent aux nouveaux membres les documents nécessaires, notamment ceux qui se rapportent au fonctionnement de l'organisme.
Cette passation concerne les procurations bancaires, les prérogatives d'administration mais aussi le pouvoir de représenter l’association. Les membres sortants ne sont plus tenus responsables des décisions prises par le bureau, au contraire des nouveaux membres qui doivent respecter les statuts et le règlement intérieur dans chacune de leurs décisions.
📌 Attention : la responsabilité des anciens membres du bureau est maintenue à l'égard des tiers pour tous les actes effectués du temps de leur mandat.
Vous savez désormais comment vous y prendre pour modifier les membres du bureau de votre association 🎉🥳. Si vous n’en êtes pas encore à cette étape et souhaitez commencer par créer votre association, votre juriste augmenté préféré vous met à disposition un modèle de PV de constitution d’une association !
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