Ce document est un modèle de convocation d'assemblée générale d'association.
La vie d’une association est régulièrement ponctuée par la tenue d’assemblées générales.
L’assemblée générale d’une association loi de 1901 réunit les membres d’une association en vue d’adopter des décisions qui vont concerner la vie, le fonctionnement et les directions à prendre pour l’association.
On distingue l’assemblée générale ordinaire (AGO) et l’assemblée générale extraordinaire (AGE). Lors de l’AGO, les membres de l’association discutent et adoptent des décisions qui concernent la gestion courante de l’association tandis que lors de l’AGE, les membres adoptent des décisions d’une importance capitale pour l’association (ex : modification des statuts, changement de dénomination, d’objet, etc.).
Au minimum, les membres d’une association doivent se réunir au moins une fois par an. Même si la tenue d’une réunion annuelle n’est pas une obligation imposée par la loi de 1901, une telle réunion est néanmoins conseillée. Cette réunion annuelle de l’AG permet d’approuver les comptes de l’association, déterminer le budget pour l’avenir et faire le point sur la gestion de l’association par les dirigeants.
En outre, les statuts de l’association prévoient très souvent que les comptes de l’association doivent être approuvés annuellement. Dans un tel cas, la convocation d’une assemblée générale est donc obligatoire.
Qu’il s’agisse d’une AGO ou AGE, les membres de l’association doivent obligatoirement être convoqués. La convocation et la tenue d’une assemblée générale obéit à certaines règles qu’il convient de connaître.
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La loi du 1er juillet 1901 n’impose pas aux associations de se réunir annuellement pour approuver les comptes de l’association contrairement aux sociétés.
Les statuts prévoient néanmoins très souvent une telle obligation. Au-delà, il reste vivement conseillé d’organiser une réunion annuelle pour approuver les comptes de l’association et déterminer le budget pour l’année ou les années suivante(s).
Attention : La loi oblige certaines associations à approuver les comptes annuellement. C’est notamment le cas des associations reconnues d’utilité publique, des associations agréées par certaines ministères (ex : associations sportives), les associations qui perçoivent une subvention publique, les associations dont le ou les dirigeant(s) est / sont rémunérés ou encore les associations dont l’activité économique est conséquente conformément à l’article R. 612-1 du Code de commerce.
Dans certaines situations, les décisions ne peuvent être prises par le ou les dirigeant(s) seul(s) et doivent être adoptées en assemblée générale.
Les statuts de l’association peuvent prévoir quelles sont les décisions qui doivent être adoptées en assemblée générale.
Dans ces cas, l’assemblée générale de l’association doit obligatoirement être convoquée lorsqu’il s’agit de :
Quel que soit le motif qui nécessite de réunir les membres en assemblée générale, ces derniers doivent obligatoirement être régulièrement convoqués.
En principe, les statuts de l’association déterminent librement la personne qui a le pouvoir de convoquer les membres à une assemblée générale.
Il peut s’agir par exemple :
Bon à savoir : Il est vivement recommandé de confier le pouvoir de convoquer l’assemblée générale à un organe tel que le conseil d’administration plutôt qu’à une personne seule. En effet, en cas de carence de cette personne à quelque titre que ce soit (ex : maladie, décès, cessation des fonctions…), si cette dernière n’a pas été remplacée, l’assemblée générale de l’association ne pourra pas être convoquée et il sera nécessaire de demander en justice la nomination d’un administrateur provisoire.
En l’absence de précisions dans les statuts, c’est le président de l’association qui dispose du pouvoir de convoquer l’assemblée générale.
Pour certaines associations, cependant, les statuts ne peuvent pas librement déterminer la personne ou l’organe en charge de convoquer l’assemblée générale. C’est le cas des associations qui obéissent à des statuts types (ex : associations reconnues d’utilité publique, associations sportives ou de chasse agréées, etc.).
La lettre de convocation à une assemblée générale doit en principe être adressée à l’ensemble des membres de l’association.
Cependant, les statuts de l’association peuvent prévoir que certaines personnes seulement peuvent participer aux assemblées générales. Par exemple, les statuts peuvent prévoir que seuls les membres qui répondent à certaines conditions peuvent participer à l’AG :
En l’absence de précisions dans les statuts, il convient de convoquer tous les membres de l’association à l’assemblée générale.
En outre, lorsque l’association a désigné un commissaire aux comptes, il convient également de convoquer ce dernier aux assemblées générales.
Attention : Bien que les statuts de l’association puissent prévoir que certains membres ne peuvent participer aux assemblées générales dès lors qu’ils ne remplissent pas certains critères, la personne ou l’organe qui convoque ne doit pas commettre de discrimination entre les membres qui remplissent tous les critères et qui doivent participer aux assemblées générales en ne convoquant que certains d’entre eux seulement.
Les statuts de l’association déterminent librement le mode de convocation d’une assemblée générale. Le règlement intérieur de l’association peut également prévoir le mode de convocation lorsque celui-ci n’est pas prévu dans les statuts de l’association.
Il peut s’agir :
Concernant les modalités, la convocation peut être adressée :
Pour savoir quel mode de convocation utiliser, il est nécessaire de se référer aux statuts de l’association. En l’absence de dispositions statutaires, tout mode de convocation est autorisé.
Important : Il est recommandé de choisir un mode de convocation qui permette de s’assurer que tous les destinataires aient bien pris connaissance et soient informés de la convocation à l’assemblée générale. Ce choix doit être bien sûr pris en fonction de la structure de l’association considérée (par exemple, une mention sur le site internet de l’association couplée d’un email peut être privilégiée pour les associations d’une taille importante ou dont les membres résident à l’étranger).
Le modèle de lettre de convocation à une assemblée générale d’une association Qiiro peut être envoyé par lettre simple ou recommandée avec accusé de réception ou encore par mail.
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Il est possible, dans certaines conditions, de réunir spontanément l’assemblée générale de l’association, c’est-à-dire en l’absence de toute convocation préalable des membres.
Dans les petites associations, il est d’ailleurs courant que les membres tiennent une assemblée générale sans convocation préalable.
L’absence de convocation n’est cependant valable que dans certaines conditions :
La convocation des membres de l’association à l’assemblée générale doit obligatoirement contenir un certain nombre d’informations :
La convocation doit préciser les possibilités dans lesquelles le membre destinataire de la convocation peut se faire représenter en cas d’absence. Il est d’usage de joindre à la convocation un pouvoir, également appelé procuration, par lequel le membre qui ne peut être présent confie à une personne le pouvoir de la représenter lors de l’assemblée générale.
Muni d’une copie de la carte d’identité et de ce pouvoir, le représentant pourra alors discuter, débattre et voter au nom et pour le compte du destinataire absent.
Notre modèle de lettre de convocation à l’assemblée générale d’une association Qiiro contient toutes les informations indispensable pour convoquer régulièrement les membres de l’association. Notre modèle comprend également un pouvoir à joindre à la lettre.
Pour que les membres participants à l’assemblée générale soient régulièrement informés avant la réunion, il convient de joindre à la lettre de convocation et/ou de tenir à disposition des membres dans les locaux de l’association tous les documents nécessaires.
Souvent, les statuts de l’association prévoient de joindre à la convocation à l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes tous les documents comptables.
La communication des documents permet aux membres de prendre connaissance de tous les éléments nécessaires pour prendre une décision.
En l’absence de disposition statutaire, la communication de documents annexes n’est pas obligatoire et une simple présentation orale de ceux-ci est suffisante.
Attention : Il convient de se référer aux statuts de l’association ou bien au règlement intérieur pour savoir quels sont les documents qui doivent être transmis aux participants à l’AG ou mis à leur disposition. À défaut de communication, les décisions prises en AG pourraient être annulées.
La loi ne prévoit pas de délai minimum dans lequel il faut procéder à une convocation avant de tenir une assemblée générale.
Les statuts de l’association ou encore son règlement intérieur peuvent cependant prévoir un délai à respecter pour convoquer les membres à une assemblée générale.
En pratique, ce délai est souvent fixé entre 15 jours et 1 mois.
Quoi qu’il en soit, le délai de convocation doit être suffisamment long pour laisser le temps aux participants de préparer la réunion, prendre connaissance des questions à l’ordre du jour, des documents qui peuvent éventuellement y être joints, etc.
Attention : À défaut de respecter le délai fixé dans les statuts, les décisions prises en assemblée générale peuvent être annulées.
Lorsque les statuts de l’association prévoient des règles concernant les modalités de convocation des membres de l’association aux assemblées générales, il est important de les observer.
En effet, à défaut de respecter les dispositions statutaires, les décisions prises lors de l’assemblée générale risquent l’annulation.
Le jour J, il est d’usage de faire signer et émarger une feuille de présence par tous les membres de l’associations présents et préciser, le cas échéant, les représentants des membres absents qui disposent d’un pouvoir (procuration).
La feuille de présence a pour objet de retranscrire tous les membres présents lors de l’assemblée générale afin de vérifier si les conditions de quorum et de vote imposées par les statuts sont bien respectées.
Elle contient un certain nombre d’informations essentielles :
Bon à savoir : La signature d’une feuille de présence par les membres présents n’est pas, en principe, obligatoire. Les statuts peuvent cependant prévoir que cette démarche est obligatoire.
Il est important de respecter les conditions de quorum (nombre minimum de membres à réunir à l’assemblée pour que les décisions soient valablement votées) et de majorité prévues par les statuts de l’association.
À défaut de respecter les conditions prévues aux statuts, les décisions prises en assemblée pourraient être annulées.
Le président de séance est en charge de diriger les débats lors de l’assemblée générale. Il peut s’agir du président de l’association ou de toute autre personne.
Souvent, les statuts de l’association (ou le règlement intérieur) désignent le président de l’association comme président de séance.
Il peut être assisté d’autres personnes tel que le secrétaire de séance.
La tenue de l’assemblée générale débute par la lecture des questions à l’ordre du jour.
Les questions à l’ordre du jour débattues lors de l’assemblée générales doivent impérativement être les questions à l’ordre du jour mentionnées dans la convocation.
Il n’est pas possible, en principe, d’ajouter ou exclure une question à l’ordre du jour en cours de séance.
Les membres de l’association doivent en effet être en mesure de prendre des décisions conformément aux documents et à la convocation qui leur a été préalablement remise.
À défaut, les décisions prises au cours de l’assemblée générale risquent d’être annulées.
Bon à savoir : Il est cependant possible de modifier l’ordre du jour s’agissant de la révocation du mandat du dirigeant de l’association pour faute grave révélée en cours de séance.
Les décisions décrites à l’ordre du jour doivent être adoptées conformément aux règles prévues aux statuts (ex : règles de majorité, modalités pour voter, etc.).
Il est également conseillé de rédiger un procès-verbal (PV) d’assemblée générale afin de consigner toutes les décisions prises par les membres de l’assemblée générale.
Attention : La rédaction d’un procès-verbal peut être rendue obligatoire par les statuts de l’association.
En principe, il n’est pas nécessaire de déclarer en préfecture les décisions prises en assemblée générale.
Néanmoins, certaines décisions doivent obligatoirement faire l’objet d’une déclaration en préfecture :
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