Contrat de maintenance

Nul doute que beaucoup d’entre vous ont déjà une idée de ce qu’est le contrat de maintenance ! Qui n’a jamais aperçu le service d’un numéro de maintenance affiché sur un appareil ? L’exemple le plus courant et certainement le plus rassurant aussi est celui du service de maintenance dans les ascenseurs. Il est important de connaître les tenants et aboutissants de la maintenance, ce secteur d’activité est prometteur depuis très longtemps pour devenir incontournable aujourd’hui. Toute entreprise traite, directement ou non, avec un service spécialisé de maintenance ou dispose d’effectifs compétents dans ce domaine.

Prestataire du milieu ou entrepreneur, vous cherchez un modèle de contrat adapté aux besoins de votre entreprise ? Simple curieux, vous souhaitez tout savoir du cadre juridique de la maintenance ? Votre assistant juridique préféré Qiiro, vous explique tout ce que vous devez connaître de ce sujet. 

Alors accrochez-vous ! Et laissez-vous guider attentivement par les développements qui vont suivre, vous verrez que le droit s’associe parfaitement à l’univers de la mécanique et de la technologie.

Le contrat de maintenance ou parfois également appelé par les prestataires du milieu “contrat de support”  permet de faire appel à un prestataire spécialisé qui doit assurer le bon fonctionnement d’équipements ou d’installations, ce bon fonctionnement passe par l’entretien mais aussi et surtout par la réparation de l’équipement. 

Ce contrat de maintenance est un contrat utilisé depuis très longtemps déjà.  Et c’est par le biais du développement du machinisme et plus généralement de la technologie que son utilisation s’est démocratisée par la commercialisation du dépannage. Qui n’a jamais vu les mots  Pourtant, il ne s’agit pas d’un contrat spécial nommé faisant l’objet d’un texte spécial. En effet, aucune disposition ne va viser directement ce que l’on appelle communément le contrat de maintenance, et l’on va donc rattacher ce dernier à la catégorie qui s’en rapproche le plus. A savoir : le contrat de prestation de services encadre une situation dans laquelle un professionnel fait appel à un prestataire qui sera sollicité pour répondre à un certain nombre de ses besoins.

Vous l’aurez donc compris, la maintenance se distingue de ce que l’on appelle l’entretien. Même si tous deux sont rattachés à une même catégorie, les prestations de maintenance ont pour fonction supplémentaire d’intervenir afin de mettre fin aux défaillances d’un objet parfois même fournir de manière inclusive les consommables nécessaires à la réparation. Il ne s’agit donc pas exclusivement d’une maintenance préventive et curative comme pourrait l’être le contrat d’entretien. Ce dernier, à l’inverse, n’aurait donc pas cette vocation d’assurer autant de prestations. 

Les prestations de maintenance ont fait l’objet d’une norme AFNOR permettant de les classifier selon le contenu de la prestation. Il s’agit des normes NF- X60-10 et NF-X60-00. 

Les niveaux de maintenance sont classifiés de la manière suivante par ordre de complexité croissante : 

• Le niveau 1 de maintenance est celui de réalisation de réglages considérés comme simples, on considère que cette prestation n’englobe pas le démontage mais inclut la substitution ou le remplacement des consommables (par exemple : les accessoires tels que les lampes, les fusibles, chevilles, relevé de compteur, opérations de réinitialisation,...);

• le second niveau concerne ce que l’on rattache à la maintenance dite préventive ou aux actions de dépannage, elles sont reconnaissables car elles n’emportent pas le démontage intégral de l’objet et cette maintenance est réalisable par le suivi d’une procédure simple et l’utilisation d’outils standardisés. Grosso modo, cela se rattache à des prestations d’entretien. 

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A l’inverse du niveau 1 ces opérations sont réalisables à minima par un technicien de qualification dite moyenne. 

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Pour synthétiser l’on retrouve dans cette catégorie le remplacement de pièces simples (des filtres, des courroies par exemple) ou de l’entretien par la vérification d’éléments toujours “mineurs” (contrôle de performances du matériel, vérification des disjoncteurs, relais, etc,...) et des opérations d’entretien (graissage,...);

• Le niveau 3, encore un peu de courage là ça devient costaud ! Il s’agit de prestations d’identification et de dépannage de la défaillance technique. Ce niveau de maintenance implique la réparation ou alors le changement d’éléments dits fonctionnels, elle inclut enfin les réglages à effectuer sur l’appareil. L’on considère tout de même que les réparations sont ici “complexes” et impliquent donc un certain niveau de technicité. En outre, ces actions doivent être réalisées par des techniciens spécialisés maîtrisant des instructions spécifiques. L’on englobe dans ce niveau de technicité les opérations nécessitant l’utilisation d’instruments techniques de mesure, d’évaluation et de réparation.

• Le niveau 4 concerne les actions de maintenance de grande importance à l’exclusion de tout ce qui concerne la rénovation intégrale ou reconstruction de l’appareil. Ce niveau de maintenance est également celui d’édition de la politique de maintenance et des instructions de maintenance. Ce niveau est celui de réalisation d’opérations de réparations spécifiques, spéciales avec un outillage spécial.

• Dernier et ultime niveau, celui des opérations complexes de maintenance. Elles sont assimilées aux opérations de fabrication ou alors à la mise en conformité du produit et c’est pourquoi avoir recours à la sous-traitance peut être une mauvaise idée, généralement c’est le fabricant même qui est tout indiqué pour assurer ce niveau d’opération. 
  

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Le prestataire, également appelé le mainteneur dans le contrat, devra délivrer les prestations qu’il s’est engagé à accomplir.

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Plus généralement ces prestations de maintenance comprennent  :

• Fournir au client une assistance réalisée par des équipes techniques;
• Faire intervenir un réparateur en cas de pannes ;
• Assurer les améliorations des matériaux, matériels et engins pour lesquels il a été appelé travailler.
• La mise en conformité du matériel
• Plus généralement permettre la disponibilité effective du matériel (cela est contractuellement prévu lorsque figure des exigences en SLA)
  

✍    BON À SAVOIR

Le SLA ou “Service Level Agreement” est un accord entre les parties sur le taux de disponibilité  d’un service ou système. Il se calcule par la réalisation d’un pourcentage en référence aux périodes contractuelles prévues.  

Voici la formule :  (totalité des heures de la période - Les heures de non disponibilité / La totalité des heures pour la période) x 100

Généralement, les contrats de maintenance prévoient un taux de disponibilité minimum très élevé. Ce qui permet de considérer juridiquement la prestation comme étant une vraie obligation de résultat.

‍En retour, les clients des prestataires de maintenance s’engagent naturellement à payer le prix convenu de la prestation de services qui, le plus généralement, sera forfaitaire, mensuel et le contrat reconductible annuellement.

Il est à préciser que le rattachement de ce contrat à celui de la prestation de service a pour conséquence que le prix n’a pas à être déterminé dès la conclusion du contrat. Il peut faire l’objet de devis estimatif au fur et à mesure des interventions sollicitées.

Établissez un contrat de maintenance pour gérer vos prestations de service et améliorer la disponibilité de vos matériels.

Le contrat de maintenance vous permet de sécuriser à l’avance le cadre de la prestation ainsi toutes les démarches liées à l’entretien des environnements dans lesquels vous interviendrez. Mais aussi de pallier les défauts de garanties de matériel industriel de vos clients.

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La garantie des équipements de vos clients ne couvre pas toujours la réparation et les interventions de leurs installations, or celles-ci peuvent coûter très cher. 

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Notre contrat de maintenance QIIRO disponible en téléchargement immédiat permet d’y remédier.

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Vous interviendrez pour assurer un suivi des dysfonctionnements industriels.  

Assurez votre productivité et celle de vos clients sereinement avec notre contrat de maintenance.

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Un contrat de maintenance vous permettra à vous ainsi qu’à vos clients de :

• Gagner du temps ;
• Économiser de l’argent ;
• Gagner en efficacité ;
• Gagner en productivité ;
• Et assurer la pérennité de votre entreprise par une disponibilité accrue des appareils.

L’acquisition d’un produit n’emporte pas systématiquement maintenance, il peut donc être utile de solliciter un contrat de maintenance lors de l’acquisition de matériel à un professionnel, c’est ce que l’on appelle la maintenance liée. Quelle utilité me direz-vous ? Il peut arriver que la vente d’un produit technique n’emporte pas maintenance, vous serez donc dans la situation ou vous ne bénéficierez que de la garantie légale d’une durée de 2 ans, voire d’une garantie commerciale parfois plus favorable. Proposer un contrat de maintenance est une sorte d’upsell et la proposer peut-être une aubaine économique pour le client mais aussi le vendeur. A proprement parler, qui d’autre que le fournisseur ou le fabricant est plus qualifié pour s’occuper du suivi opérationnel du produit vendu ? 

Il est vrai que maintenance et garantie sont proches, la jurisprudence s’est prononcée en ce sens (Cass. 1ère civ. 13 Octobre 1993), mais elles se distinguent par leur portée et leur durée. 

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Lorsque la maintenance de l’équipement d’une prestation est externalisée, un contrat de maintenance est à établir entre votre entreprise et les professionnels qui interviendront.

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Gérez les pannes de matériels avec notre modèle de contrat de maintenance QIIRO 

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Une maintenance efficace doit intégrer en objet de sa prestation plusieurs points : 

• La réalisation de visites périodiques de l’appareil, sur ce point et comme nous le disions précédemment vous êtes libre de déterminer la périodicité, la loi ne prévoit rien. Une périodicité courte (mensuelle par exemple) permettra une surveillance efficace du fonctionnement de vos appareils. Attention toutefois, cette surveillance a un coût ! Plus la périodicité sera accrue et plus la prestation risque d’être chère.

Bon à savoir : Ces visites périodiques peuvent concerner l’ensemble de l’appareil ou plus spécialement certaines pièces,

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• La réparation des pièces défectueuses ou leur remplacement. Souvent, le prestataire de maintenance de l’appareil est également fournisseur des pièces de ce dernier. Vous pouvez donc envisager directement dans votre contrat de maintenance les modalités de livraison des pièces à changer en raison de leur usure mais aussi de l’inclusion ou non du prix de ces pièces dans la maintenance. D’ailleurs ! Qui dit commande de pièces dit garantie, et maintenance est garantie sont deux choses sensiblement proches. Prenez donc bien le temps d’évoquer ce point avec votre co-contractant.

• Le délai d’intervention : Si l’on choisit de faire traiter sa maintenance par un opérateur c’est bien que l’on souhaite une résolution rapide des pannes. 

• Le prix, la plupart du temps, est un prix forfaitaire. Ces services de maintenance sont des contrats à tacite reconduction présentés sous forme d’abonnement, ce qui se comprend tout à fait étant un service s’inscrivant dans la continuité. 

Grâce à notre modèle de contrat de maintenance QIIRO téléchargeable, vous pouvez assurer une politique efficace d'entretien et assurer la disponibilité des appareils et de votre entreprise.

Les parties aux contrats de maintenance

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Si vous exercez une activité qui assure l’externalisation des services de maintenance d’une entreprise, vous aurez besoin d’établir un contrat de maintenance en tant que prestataire de service.

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Domaine d’activité

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Le contrat de maintenance est généralement utilisé dans les secteurs :

• Industriels ;
• Informatiques ;
• Médical ;
• Ferroviaires ;
• De transports,
• Etc,...

Cette liste n’a rien d’exhaustive, ce qu’il convient de savoir est que tous les domaines d’activités sont potentiellement touchés par les besoins de maintenance et cela en raison du développement de la technologie et de mécanisation des procédés. Il est important pour les entrepreneurs de limiter le risque d’indisponibilité des appareils indispensables à leur production. 

Vous l’aurez compris, la prestation de maintenance n’a pas d’objet limité en termes d’activité. Mais il est évident que la maintenance ne peut concerner que des choses, corporelles ou non (nous reparlerons de la maintenance de logiciel ou encore plus généralement la maintenance informatique) inanimées donc. L’on a déjà évoqué l’exemple  typique de la maintenance des ascenseurs, mais la jurisprudence nous fournit tout un tas d'exemples tels que les appareils électroniques, les alarmes, véhicules professionnels et même des satellites ! 

Si de prime abord l’on pourrait penser que la maintenance ne concerne que les biens meubles, ce n’est pas le cas en réalité car les immeubles sont également visés. Soit directement, ce sera le cas des maintenances de bâtisses techniques comme les centrales nucléaires, électrique ou plus commun, les jardins.

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Elle peut-aussi les viser indirectement par la notion d’immeuble par destination, ce sera le cas de notre fameuse maintenance d’ascenseur. Un exemple souvent utilisé car il s’agit certainement du secteur d’activité le plus représentatif de ce qu’est la maintenance des choses corporelles.

Choisissez le type de contrat de maintenance qui correspond le mieux à vos services de maintenance.

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Les différents types de contrats de maintenance liés à un dysfonctionnement réel :

• Le « contrat de maintenance corrective palliative » pour des prestations de dépannage ;
• Le « contrat de maintenance de correction curative » pour des réparation ;
• Le « contrat de maintenance préventive systématique » qui permet d’établir un calendrier ;
• Le « contrat de maintenance préventive conditionnelle » qui permet d’établir des seuils de quantité ;
• Le « contrat préventif prévisionnel » qui permet de prévoir d’anticiper des mesures et précautions.

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Il existe également les contrats de maintenance mettant en place des contrôles préventifs pour assurer la sécurité et la détection des défauts de votre matériel industriel.

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Adaptez votre contrat de maintenance à la situation

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La liberté contractuelle subsiste entre les cocontractants.

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Vous avez la possibilité d’adapter votre contrat à la situation de votre entreprise et à votre environnement de travail en fonction de vos besoins.

Les éléments clés qui doivent figurer dans votre contrat de maintenance

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Malgré la liberté contractuelle, le contrat de maintenance reste soumis aux dispositions légales de droit commun.  

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Établi par écrit, le contrat de maintenance doit contenir :

• Le nom des entreprises cocontractantes ;
• L’objet du contrat qui correspond à l’objectif précis du contrat ;
• La définition des obligations respectives des parties ;
• La durée du contrat de maintenance ;
• Le prix convenu entre les parties ;
• Les modalités de modification du contrat ;
• Les modalités et conditions d’extinction du contrat ;
• La signature des parties au contrat matérialise le consentement commun à la situation.

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Attention, les signataires du contrat doivent obligatoirement être le PDG de chaque entreprise ou son mandataire.

✍    BON À SAVOIR

Le représentant légal de la société contractante n’est pas toujours disponible pour signer les contrats qui le concerne. Il est donc possible que la signature du contrat de maintenance soit effectuée par le mandataire du représentant légal de l’entreprise. Ce dernier ne doit néanmoins pas outrepasser ses pouvoir pour que sa signature puisse produire tous ses effets. 

Assurez votre rentabilité et optimisez vos gains

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Il est possible que les entreprises dans lesquelles vous seriez amenées à intervenir n’aient pas un besoin permanent de maintenance.

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Il est donc important d’encadrer la facturation de vos clients ainsi que vos interventions en fonction de vos services effectifs.  

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Elles doivent être détaillées de manière claire et précise afin de vous assurer de ne perdre aucuns gains.

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Il arrive souvent que la rédaction trop générale du contrat de maintenance permet au client une large marge de manœuvre qui peut vous faire perdre du temps.

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Astuces :

• Encadrez les horaires d’intervention et leurs délais ;
• Prévoyez les pièces nécessaires aux interventions pour éviter les surcoûts ;
• Anticipez les surcoûts liés aux démarches préventives.

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Ne lésinez pas sur la rédaction de votre contrat et prêtez attention à chaque détail en téléchargeant notre modèle QIIRO.

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Décidez de la finalité de votre contrat

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Votre contrat de maintenance peut être rédigé sous l’angle de deux finalités au choix : une finalité de moyen ou une finalité de résultats.

L’obligation de résultats

Rédiger un contrat de maintenance dans l’optique d’une obligation de résultat vous permettra d’encadrer de manière stricte et sans marge de manœuvre la manière avec laquelle vous interviendrez.

Dans ce cas, il suffira de constater que l’objectif n’a pas été atteint pour que votre responsabilité contractuelle soit engagée.

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L’obligation de moyens 

Rédiger un contrat de maintenance dans l’optique de réaliser une obligation de moyen vous donnera une marge de manœuvre dans vos interventions.

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Vous devrez déployer tous les moyens en votre disposition pour arriver au résultat attendu.

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Si l’objectif n’est pas atteint votre responsabilité contractuelle pourra être engagée qu’à condition de prouver que vous n’avez pas employé tous les moyens nécessaires à la réalisation de l’objectif.

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Avant de choisir une des deux finalités, prenez soin de prévoir le type de maintenance que vous assurerez et choisissez les modalités qui s’y prêtent le mieux.

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✍    BON À SAVOIR

La clause de solidarité dans le contrat de maintenance vous permet d’assumer la responsabilité liée aux obligations du contrat au même titre que votre client. Cela permet notamment d’assurer le paiement de vos besoins matériels ou salariales urgents, à charge du client ensuite de vous rembourser la somme avancée.

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Attention, la clause de solidarité doit impérativement être portée à la connaissance de votre client qui doit l’accepter expressément.

Le contrat de maintenance peut être modifié par les parties à tout moment à condition que la modification se fasse par avenant.

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L’avenant du contrat de maintenance est un écrit signé par les deux entreprises ou leur représentant qui permet de modifier le contrat. L’avenant du contrat de maintenance s’inscrit directement dans la continuité du contrat initial.

La fin du contrat de maintenance décidée d’un commun accord

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Comme tous les contrats, le contrat de maintenance peut prendre fin si les deux parties le décident conjointement.

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Veillez à ce que les informations concernant la fin du contrat et ses modalités de mise en œuvre soient claires pour les deux parties afin qu’aucune d’elle ne soit lésée.

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La fin prévue du contrat de maintenance

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Le contrat de maintenance peut prendre fin naturellement grâce à la date prévue dans par les parties.

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La mauvaise exécution du contrat de maintenance  

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En cas de mauvaise exécution du contrat par l’une des parties, l’autre partie pourra mettre en garde de son intention de résilier le contrat unilatéralement.

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Cette mise en garde doit prendre la forme écrite d’une mise en demeure envoyée par courrier en lettre recommandée.

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L’inexécution du contrat de maintenance par l’une des parties

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L’exception d’inexécution est une notion en droit qui correspond à la situation où un cocontractant qui est victime du non-respect de l’autre partie au contrat de maintenance de ses obligations, peut légalement ne pas remplir ses engagements.

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Il s’agit néanmoins d’une solution à mettre en œuvre après mise en demeure expresse de s’exécuter.

Utilisez notre modèle de contrat de maintenance QIIRO disponible en téléchargement. Vous y trouverez tous les éléments nécessaires à la rédaction d’un contrat de maintenance complet.

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En cas de doute contactez notre équipe de juristes QIIRO pour en savoir plus.