Contrat de maintenance logiciel

Ce document juridique vous permettra d’avoir accès à un modèle-type de contrat de maintenance comportant l’ensemble des obligations du fournisseur.
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Ce peut toujours être une bonne idée de signer un contrat en bon et due forme pour assurer vos arrières et prévoir les modalités de réalisation d’une prestation de service. Pour la maintenance logiciel de votre entreprise et l’entretien de votre parc informatique notamment, vous pouvez opter pour un modèle de contrat de maintenance logiciel. Ce qui permet d’ailleurs de mieux cadrer les prestations et de fixer les droits et obligations de chaque partie.

En quoi consiste le contrat de maintenance logiciel ?

Le contrat de maintenance logiciel est un document écrit qui engage deux parties prenantes pour la prestation d’un service informatique. Il peut engager une entreprise professionnelle à une autre ou un particulier à un prestataire de service informatique. Dans un cas comme dans l’autre, c’est une manière d’assurer la sécurité et la prévisibilité de la relation de l’une comme de l’autre partie au cours de l’exécution de la prestation.

À savoir que l’on parle ici d’un contrat de maintenance de logiciel. C’est-à-dire que la prestation concernée se limite uniquement à un service d’entretien logiciel uniquement. Dans le cadre de ce genre de prestation, les entreprises informatiques ou le prestataire ne s’attardent pas sur la maintenance physique des appareils, mais uniquement de celui des logiciels et programmes qui assurent le bon fonctionnement de ces derniers.

On peut alors parler :

  • D’une maintenance préventive : afin de prévenir les pannes en tout genre et assurer le bon fonctionnement de vos programmes et la continuité de votre activité
  • D’une maintenance évolutive : l’installation et la vérification des mis à jour en tout genre pour permettre à son client de profiter de toutes les fonctionnalités de ses logiciels.
  • D’une maintenance réglementaire : pour la remise aux normes du parc informatique et des programmes du client.

Vous l’aurez compris, un contrat de maintenance logiciel informatique a valeur légale. Ce peut être un document signé sous seing privé ou enregistré de manière légale auprès de notaire pour . Dans un cas comme dans l’autre, sa signature vaut engagement et donc implique le respect des clauses et des obligations qui y sont mentionnées.

Vous le savez ! Comme n’importe quel contrat de prestation de service, le contrat de maintenance logiciel informatique doit être fait en deux exemplaires originaux. Chaque partie devra avoir le sien.

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Les règles à suivre pour rédiger un contrat de maintenance logiciel

Pour autant, la rédaction d’un contrat de maintenance logiciel ne se fait pas aux petits bonheurs la chance. Il y a toujours un cadre juridique à respecter. Et il existe d’ailleurs un exemple de contrat de maintenance logiciel informatique sur lequel on peut s’inspirer.

Parmi les mentions utiles dans ce type de contrat, il y a entre autres :

  • L’intitulé du document, à savoir « contrat de maintenance de logiciel »
  • L’identité de l’entreprise prestataire de service : nom, siège sociale, numéro SIRET, etc.
  • L’identité du client : nom et prénom, dénomination sociale pour une entreprise et numéro SIRET
  • L’objet du contrat, à savoir la maintenance informatique de l’entreprise avec une présentation du parc et des logiciels concernés. Chaque programme devra être décrit dans les moindres détails dans ce document : date de création et créateur, langage, emplacement, Licences, utilisation, etc.
  • Les détails sur la prestation que s’engage à fournir le prestataire dans le cadre du contrat : entretien, diagnostic, installation, réparation, etc.  
  • Les clauses relatives à la réalisation dudit contrat : les modalités de résiliation du contrat de maintenance logiciel, les obligations accessoires de chaque partie, etc. Les clauses peuvent être personnalisées selon les besoins de chaque partie et les circonstances d’exécution dudit contrat afin de permettre à chacun de se sentir à l’aise et en sécurité tout au long de l’exécution de la prestation.
  • La durée de validité du contrat qui court généralement à compter de la date de signature à moins que les parties n’en décident autrement.
  • Le prix convenu pour la prestation et les modalités de paiement : échéance, moyen de paiement, etc.
  • La loi applicable en cas de litige concernant, la validité, l’exécution de la prestation ou la réalisation du contrat de maintenance de logiciel, l’extinction du contrat.

Les avantages de conclusion d’un contrat de maintenance logiciel

Désormais, avant de s’engager avec quelques prestataires que ce soit, il est de mise de rédiger et de signer un contrat en bon et due forme. Bien évidemment, les engagements oraux ont une valeur contractuelle aux yeux de la loi, mais ils sont plus difficiles à prouver. Il y a donc énormément d’avantages à passer par un contrat de maintenance logiciel.

  • Un maximum de sécurité

Comme susmentionnée, l’existence d’une preuve écrite offre davantage de sécurité à chaque partie prenante. En cas de litige notamment, un contrat complet vous sera utile afin d’apporter la preuve du non-respect de ses obligations par l’autre partie.

Il est plus difficile d’éluder ses obligations avec un contrat signé et daté. Ce qui rassure davantage les clients et leur assure une maintenance de leur logiciel comme l’exigent les termes du contrat.

De même, pour les entreprises de maintenance informatique, les clients sont rarement de mauvais payeurs quand ils s’engagent à signer un document écrit de peur des recours en justice.

  • Une meilleure gestion de la prestation

Le contrat de maintenance logiciel permet de mieux cadrer la prestation et la relation entre le client et le prestataire. Ce qui, sur le long terme comme à court terme, peut être plus pratique. Cela évite les ambiguïtés. Et chaque partie saura exactement ce qui l’attend, ses obligations et ses droits.

Il y a moins d’aléas et moins d’imprévus dans la collaboration avec un contrat écrit. Il y a aussi moins de questions. Ce qui met un peu plus à l’aise lors de l’exécution des services.

  • Une meilleure qualité de service de la part des prestataires

Et pour les prestataires, un contrat de maintenance de logiciel permet de prévoir à l’avance les besoins et les attentes des clients. Ce qui est le gage d’une meilleure qualité de service et donc d’une meilleure réputation sur le marché.

Toutes les prestations qui seront convenues seront listées dans le contrat.  Et pour exiger de nouvelles prestations, voire la prise en charge d’un nouveau logiciel, il faudra revoir les clauses du contrat et le renégocier. Ce qui permet aussi de mieux rentabiliser l’activité.

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Qu’implique la signature d’un tel document pour chaque partie ?

Autant le prestataire que le client devront respecter les termes du contrat de maintenance logiciel informatique. Et les droits et les obligations sont différents pour chaque partie.

  • Les obligations du prestataire

Le prestataire s’engage notamment à fournir un certain nombre de prestations dans un contrat de maintenance logiciel. Vous l’aurez compris, ce sont des services en rapport justement avec l’entretien, les mises à jour et le paramétrage de vos programmes et applications et parc informatique.

  • Diagnostic de la performance de vos programmes logiciels
  • Mises à jour fréquente et autant que nécessaire des logiciels
  • Assistance technique, en local ou à distance, en cas de soucis informatiques
  • Installation et paramétrage des nouveaux logiciels informatiques
  • Formation et accompagnement des clients quant à l’utilisation des différents programmes

Le prestataire s’engage également à respecter les clauses dudit contrat. Ce peut être pour le fait de :

  • Rendre des comptes sur l’état des programmes et parcs informatiques, et ce, de manière périodique
  • Le respect de la confidentialité des données informatiques de l’entreprise de ses clients
  • La mise en place de tous les moyens possibles pour un parfait fonctionnement des appareils et logiciels informatiques qui sont sous sa responsabilité
  • Le respect des délais d’intervention indiqué dans les clauses du contrat en cas de problème
  • Le respect des normes en cas de résiliation du contrat de maintenance logiciel.

Et il est toujours possible de personnaliser les termes de votre contrat en fonction des besoins des clients et les circonstances de la signature et de la rédaction de celui-ci. Il est possible de négocier ces nouvelles clauses sur table ronde.

  • Les obligations du client

Mais dans le cadre d’un contrat de maintenance de logiciel, les prestataires ne sont pas les seuls à avoir des obligations à respecter. Le client aura aussi des obligations.

  • De payer le prix convenu lors de la signature du contrat et du devis en échange de la prestation fournie par le prestataire
  • À ne pas engager éventuellement une entreprise concurrente pour réaliser la maintenance logiciel informatique de sa société pendant la durée du contrat
  • À fournir toutes les informations et tous les moyens nécessaires au prestataire pour la réalisation de la prestation
  • À fournir un espace de travail propice à la réalisation d’une intervention en cas de besoin
  • À respecter les clauses de préavis et de résiliation du contrat de maintenance de logiciel

Encore une fois, ces clauses et ces obligations peuvent varier d’un contrat de maintenance logiciel à un autre. Tout dépend des besoins du client et du prestataire.

Définir un délai précis dans votre contrat de maintenance logiciel : les bons à savoir

Un contrat de maintenance logiciel n’est pas un engagement définitif à durée indéterminée. D’ailleurs, dans les mentions obligatoires de ce type de document, il y a la durée de validité de celui-ci.

  • Un délai personnalisable en fonction des impératifs et des besoins de chaque partie

Il n’y a pas de moyenne à respecter pour ce qui est du délai de validité d’un contrat de maintenance logiciel. Il faudra personnaliser la durée de votre engagement en fonction de la difficulté de réalisation et des besoins de chacune des parties.

Afin de faire un galop d’essai et s’assurer de la qualité des prestations de l’entreprise de maintenance, certains clients choisissent de s’engager en amont sur du court terme. Cela peut être une durée de 3 ou 6 mois reconductible ou non.

  • Une reconduction tacite du contrat

Vous avez également la possibilité de mettre des clauses de reconduction tacite dans votre contrat de maintenance logiciel. Cela signifie qu’avant le terme, le client ou le prestataire ne fait pas une demande écrite de non reconduction, le contrat est prolongé. Et ce peut être pour la même période indiqué dans ledit contrat ou pour des délais de fréquence plus petits. Il n’est pas rare par exemple de voir des contrats de prestation de service avec une clause de reconduction tacite par période de 1 mois.

La tacite reconduction fait partie des clauses personnalisées que vous pouvez mettre dans votre contrat de maintenance de logiciel. Elle n’est pas obligatoire. Mais elle peut s’avérer pratique quand vous envisagez au final de collaborer sur le long terme avec la même entreprise, car vous êtes satisfait de ses prestations.

Mais cela peut aussi être à double tranchant. Notamment, vous devez faire attention à envoyer une demande de dénonciation par lettre recommandée et respecter les termes de dénonciation du contrat pour y mettre fin et ne plus seulement compter sur la durée de validité du document.

  • Les normes de résiliation d’un contrat de maintenance logiciel

Mais qu’en est-il donc des règles de résiliation d’un contrat de maintenance logiciel ? Comme susmentionnées, elles doivent être précisées dans le document. C’est le cas du formalisme, des délais de préavis à respecter, etc.

En règle générale, pour un contrat de prestation de service, les démarches pour rompre ses engagements sont toujours les mêmes. Il faudra respecter un délai de préavis stipulé contractuellement et généralement prévu avant la date d’anniversaire du contrat. Par ailleurs, il faudra informer l’autre partie de sa volonté de résilier le contrat par une lettre recommandée avec avis de réception pour en garder une preuve.

Il est à préciser que tout dépend également de la nature du contrat, s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée sauf motifs légitimes la résiliation anticipée est fautive. Les parties peuvent convenir de modalités contractuelles de résiliation ainsi que de ses causes. Pour un contrat à durée indéterminée par principe, l'on peut toujours le résilier moyennant un préavis raisonnable. Mais cette clause devra aussi être précisée et détaillée dans le document. Il faudra notamment mentionner les éventuelles pénalités afférentes à une telle démarche. Ce qui permettra de prévenir les litiges.

De toute manière, cela ne devrait pas vous prendre énormément de temps de rédiger un contrat de maintenance logiciel. Il vous suffit de télécharger notre exemplaire QIIRO ! Au besoin, nos juristes se feront un plaisir de vous renseigner sur les règles de droit applicables !

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