Contrat de maintenance informatique

Le contrat de maintenance informatique est devenu une nécessité pour les professionnels qui font usage de matériels informatiques dans l’exercice de leur activité. 

Le matériel informatique est en effet un outil indispensable dans l’exercice de certaines activités professionnelles. En cas de panne de celui-ci, le professionnel se retrouve alors dans l’impossibilité de continuer son activité. 

Afin d’éviter toute panne ou défectuosité, le contrat de maintenance informatique permet alors au professionnel de faire régulièrement appel à un prestataire informatique en vue de procéder à l’entretien du matériel et éventuellement le réparer. 

Certains professionnels, entreprises d’une certaine taille, se dotent d’un service informatique interne. Bien que cette solution présente l’avantage d’un service rapide attaché à l’entreprise, elle représente néanmoins un certain coût. C’est pourquoi, dans la plupart des cas, il est préférable d’externaliser cette activité en faisant appel à un prestataire de services de maintenance informatique. 

En effet, il est souvent beaucoup plus économique de recourir aux services d’un prestataire informatique et conclure un contrat de maintenance informatique plutôt que régler ponctuellement les interventions d’un réparateur ou l’achat d’un nouvel équipement. 

Le contrat de maintenance informatique permet en outre de définir les droits et obligations de chacune des parties, par écrit, et d’encadrer ainsi la relation contractuelle entre les parties. 

Vous êtes un prestataire informatique et vous souhaitez conclure un contrat de maintenance informatique avec vos clients ? 

Vous êtes un professionnel et vous utilisez au quotidien du matériel informatique pour l’exercice de votre activité ? Le contrat de maintenance informatique est une solution opportune car elle vous permet de gagner du temps et de l’argent : un entretien régulier de votre parc informatique minimise les risques de pannes et de défectuosité du matériel !

Téléchargez dès maintenant notre modèle de contrat de maintenance informatique disponible au format Word. 

Votre assistant juridique augmenté Qiiro vous guide et vous explique tout ce que vous devez savoir sur le contrat de maintenance informatique !

Le contrat de maintenance informatique est un contrat conclu entre d’une part, un prestataire informatique ou éditeur de logiciel, et d’autre part, une entreprise cliente qui utilise le matériel informatique du prestataire ou le logiciel de l’éditeur. 

Le contrat de maintenance informatique a pour objet la maintenance du matériel utilisé (ex : matériel informatique ou logiciel). 

Le contrat de maintenance informatique définit les droits et obligations de chacune des parties. 

Plus précisément, le contrat de maintenance informatique permet de définir l’étendue de la prestation réalisée par le prestataire pour le client : maintenance, entretien, éventuellement la réparation, le dépannage, l’amélioration, la vérification des équipements, etc. 

La maintenance prévue par le contrat peut avoir une étendue plus ou moins large en comprenant :

• Un simple entretien régulier du matériel : Cela peut comprendre un entretien matériel ou immatériel. Il peut s’agir de l’amélioration du logiciel, de la correction de bugs, etc. L’entretien permet alors de prévenir la survenance de pannes et défectuosité. Ce type de maintenance est appelée “maintenance préventive” ;
• La réparation et le dépannage du matériel : Une panne sur le matériel survient, le prestataire procède à la réparation du matériel, au changement des pièces défectueuses, etc. ; Ce type de maintenance est appelée “maintenance curative” ;
• L’entretien et la réparation du matériel : Dans ce cas, l’étendue de l’obligation du prestataire est complète. Le prestataire intervient en amont pour prévenir les risques de pannes en procédant à l’entretien régulier, au contrôle et à l’amélioration du matériel mais également en aval pour procéder, s’il y a lieu, à la réparation et au dépannage du matériel. 

Le contrat de maintenance informatique doit donc être rédigé avec une grande attention car il va venir encadrer la relation contractuelle entre le prestataire et le client. 

Il va également venir définir d’autres points importants de la relation contractuelle : la durée de la relation, son objet, son prix, etc. 

Pour ne rien oublier, il est conseillé de recourir à un modèle type de contrat de maintenance informatique qui pourra être modifié et adapté selon les besoins du prestataire et du client. 

Téléchargez dès maintenant notre modèle de contrat de maintenance informatique disponible au format Word et bénéficiez d’un modèle de contrat sécurisé et parfaitement adaptable à vos besoins.

Pour toute question sur la rédaction de votre contrat de maintenance informatique, notre équipe de juristes, disponible par chat, mail ou téléphone répond à vos questions. 

Souvent, le contrat de maintenance informatique est conclu en concomitance d’un autre contrat ou suite à la conclusion d’un autre contrat entre le prestataire et le client : un contrat de vente de matériel informatique ou de logiciel. Le contrat de maintenance permet alors au client de bénéficier d’une maintenance et d’un entretien sur le matériel ou logiciel acheté.

Cette solution présente l’avantage, pour le prestataire de services, d’offrir à son client une maintenance adaptée en toute connaissance des équipements vendus à entretenir.

Il faut toutefois préciser que lorsque le contrat de maintenance informatique est lié à un contrat principal, c’est-à-dire le contrat de vente, la disparition du contrat de vente entraîne la caducité du contrat de maintenance informatique. 

En effet, selon l’article 1186 alinéa 2 du Code civil : “Lorsque l’exécution de plusieurs contrats est nécessaire à la réalisation d’une même opération et que l’un d’eux disparaît, sont caducs les contrats dont l’exécution est rendue impossible par cette disparition et ceux pour lesquels l’exécution du contrat disparu était une condition déterminante du consentement d’une partie”.

Cette solution se comprend, dans la mesure où, dès lors que le contrat de vente de matériel informatique conclu entre la société prestataire et l’entreprise cliente est résolu par exemple parce que le prestataire n’a pas livré le matériel, le contrat de maintenance informatique n’a plus aucune utilité pour l’entreprise cliente qui ne dispose pas du matériel informatique. 

Au-delà, il est tout à fait possible que l’entreprise ait acheté le matériel informatique à un autre fournisseur que le prestataire de service.

Dans ce cas, le contrat de matériel informatique est totalement autonome et doit être considéré indépendamment du contrat de vente conclu avec le fournisseur. 

Le contrat de maintenance informatique doit obligatoirement être établi par écrit. Seul un écrit permet d’apporter une protection juridique et une sécurité de la relation contractuelle entre le prestataire informatique et le client.

Le contrat doit impérativement comporter un certain nombre de clauses indispensables :

• L’identité de la société prestataire : Dénomination sociale, siège social, numéro d’immatriculation au RCS, montant du capital social et numéro d’immatriculation au RCS, le nom et la qualité du représentant légal ;
  
  
• L’identité du client : Nom, prénom, adresse ou dénomination sociale ou raison sociale, siège social, montant du capital social et numéro d’immatriculation au RCS, nom et qualité du représentant légal ;
  
  
• L’objet du contrat : cette partie du contrat est déterminante et il convient d’y apporter une grande attention. La mission du prestataire doit être détaillée :
  - La nature de la prestation : entretien, correction, contrôle, vérification, amélioration, réparation, remplacement des pièces, etc. Le contrat peut prévoir que l’intervention du prestataire se fera à distance et/ou directement sur le site ;
  - Les matériels concernés par la prestation : il convient de définir précisément quels sont les matériels qui feront l’objet d’un entretien et/ou réparation par le prestataire. Il peut être utile de faire référence à une liste du matériel jointe en annexe au contrat ;
  - Les délais d’intervention : il peut être prévu que l’entretien se fera à échéance régulière (ex : tous les 6 mois) ;
  - Le cas échéant, préciser les limites de la prestation (par exemple, prévoir que la maintenance comprend le matériel informatique mais ne s’étend pas aux logiciels informatiques installés sur les matériels informatiques du client) ;
  
  
• La durée du contrat : Le contrat peut être conclu pour une durée déterminée ou indéterminée. Lorsqu’il est conclu pour une durée déterminée, il convient de préciser les conditions et les modalités de renouvellement du contrat à l’arrivée du terme ;
  
  
• Les obligations du prestataire informatique ;
  
  
• Les obligations du client ;
  
  
• Le prix et les modalités de règlement ;

• Sous-traitance : La possibilité, pour le prestataire informatique de sous-traiter ou non tout ou partie de sa prestation ; 

• Clause de confidentialité : Ce type de clause est important dans la mesure où le prestataire de service peut avoir accès aux données du client ;
  
  
• Les conditions de résiliation du contrat ;

• Etc.

Certaines clauses facultatives peuvent être insérées dans le contrat de maintenance informatique en fonction des besoins des cocontractants : loi applicable, clause compromissoire, clause attributive de juridiction, etc. 

Le contrat doit enfin être paraphé, daté et signé par chacune des parties et être établi en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties au contrat.

Rédigez rapidement votre contrat de maintenance informatique et téléchargez dès maintenant notre modèle de contrat de maintenance informative.

Notre modèle de contrat de maintenance informatique comprend toutes les informations indispensables et peut être adapté selon vos besoins. 

Le contrat de maintenance informatique met à la charge de chacune des parties des obligations.

Les obligations du prestataire informatique

Devoir d’information, devoir de mise en garde, devoir de conseil 

La loi met d’abord à la charge du prestataire informatique une obligation d’information. Ce dernier a, en effet, le devoir de s’informer sur les besoins de son client et d’informer son client sur toute information qui pourrait lui être utile s’agissant de la maintenance de son parc informatique.

Le prestataire informatique est un professionnel spécialisé dans l’informatique qui dispose de connaissances et compétences techniques dans son domaine dont le client ne dispose pas nécessairement. Il doit donc non seulement l’informer et le renseigner, mais également le mettre en garde contre tout risque ou contrainte et le conseiller si nécessaire sur tous les éléments qui intéressent la maintenance du matériel informatique.

Cela signifie que le prestataire informatique a l’obligation de guider le client et de lui indiquer les solutions les plus adaptées à ses besoins. 

Exécuter la prestation conformément à ce qui est prévu au contrat

Le prestataire informatique a l’obligation d’exécuter sa prestation conformément à ce qui est prévu dans le contrat de maintenance informatique.

Qu’il s’agisse d’une maintenance préventive ou curative, le prestataire doit s’exécuter et procéder à l’entretien et/ou la réparation des matériels prévus. 

Les obligations du client 

Obligation de collaborer

Au même titre que le prestataire, le client a l’obligation d’informer le prestataire sur ses besoins et ses attentes afin que ce dernier l’informe et le conseille, en retour, au mieux. 

En pratique, cette information peut être matérialisée dans un document appelé cahier des charges qui permet de lister avec précisions les attentes du client. Le prestataire pourra alors se servir de ce document dans la mise en oeuvre de la prestation. 

Le client doit également fournir au prestataire tout document utile, toute information nécessaire à l’exécution de sa prestation (ex : factures, notices, etc.). 

Le client ne doit pas empêcher l’exécution de la prestation par le prestataire : Cela signifie que le client doit laisser un libre accès au prestataire au matériel objet du contrat conformément à ce qui a été prévu dans le contrat (ex : lorsque l’entretien ou la réparation intervient directement sur le site, le prestataire doit pouvoir accéder au site durant les jours et heures prévus au contrat). 

Obligation de payer le prix

Le client doit payer le prix de la maintenance conformément à ce qui a été contractuellement prévu. 

Le contrat de maintenance informatique peut avoir prévu le paiement d’un prix au forfait (somme fixe quelle que soit les interventions du prestataires) ou bien le paiement d’un prix différent selon l’intervention effectivement réalisée par le prestataire ou encore le paiement d’un prix au forfait auquel peut être ajouté un prix supplémentaire en fonction de l’intervention réalisée. 

Quoi qu’il en soit, le client a l’obligation de payer le prix selon les modalités prévues. 

Le contrat de maintenance informatique est résilié différemment selon que le contrat a été conclu à durée déterminée ou indéterminée. 

Lorsque le contrat de maintenance informatique est conclu pour une durée déterminée, il prend fin à l’arrivée du terme. 

Le contrat peut prévoir une reconduction tacite à l’arrivée du terme. Il convient dans ce cas de le dénoncer avant la reconduction du contrat. 

En principe, un contrat à durée déterminée ne peut être résilié avant son terme. Il pourra, par exception, être résilié en cas d’inexécution de l’une des parties ou en cas de faute grave de l’une des parties par exemple.

Lorsque le contrat de maintenance informatique a été conclu à durée indéterminée, il peut être résilié à tout moment sous réserve de ne pas rompre brutalement le contrat en respectant le délai de préavis stipulé au contrat ou à défaut, un délai de préavis raisonnable. 

Par ailleurs, lorsque le contrat de maintenance automatique n’est pas autonome, c’est-à-dire lorsqu’il est lié à un contrat principal (contrat de vente de matériel informatique), le contrat de maintenance automatique devient caduc en cas de disparition du contrat principal.

Vous souhaitez conclure un contrat de maintenance informatique ? Téléchargez dès maintenant notre modèle de contrat de maintenance informatique et complétez simplement les champs demandés pour adapter le document à votre situation.

Au besoin, notre équipe de juristes vous épaule et vous explique les informations devant être ajoutées à votre document.