Informations relatives aux élus CSE : combien de temps l’employeur peut les conserver ?

Ce référentiel CNIL concerne tous les employeurs privés ou publics et les référents RGPD.

Il  est organisé par activités de traitement et comprend notamment :

• le recrutement ;
• la gestion administrative du personnel ;
• l’écoute et l’enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail ;
• la gestion des relations collectives de travail ;
• la gestion des alertes professionnelles.

Les informations concernant le statut des représentants du personnels élus / désignés par une organisation syndicale  (nature du mandat et syndicat d'appartenance)  peuvent être conservées :

• en base active : soit pendant la durée du mandat augmentée de 6 mois, soit pendant la durée prévue par les dispositions du règlement intérieur plus favorables au travailleur (durée plus longue)  ;
• en archivage intermédiaire : en cas de contentieux, la conservation est possible pendant la durée de la prescription pénale (6 ans).

La conservation peut se faire pendant toute la durée des mandats correspondants.

La conservation peut se faire :

• en base active : pendant la durée des mandats correspondants ;
• en archivage intermédiaire : pendant 6 ans à compter de la date à laquelle les éléments ont été établis ou reçus.

Tous les fichiers supports (copies des programmes sources et exécutables, matériels de vote, fichiers d'aménagement, de résultats, sauvegardes) peuvent être conservés le temps nécessaire aux opérations de vote en base active.

S’agissant du vote électronique, une conservation en base intermédiaire est possible sous scellés jusqu'à l'épuisement des voies et délais de recours contentieux  Lorsqu’aucune action contentieuse n'a été engagée à l'épuisement des délais de recours, il doit être procédé à la destruction de ces documents sous le contrôle de la commission électorale. A noter qu’il s’agit uniquement d’une recommandation de la CNIL.

Concernant le vote par correspondance ou sur place, les enveloppes et la liste d’émargement doivent être conservés pendant 4 mois après l’expiration des délais fixés pour la formation des recours contre l'élection.

La conservation peut se faire :

• en base active : le temps de la gestion de l'accident en vue de sa transmission aux organismes compétents ;
• en base intermédiaire : pendant 5 ans à compter de la déclaration par l’employeur.

Les vérifications suite aux mises en demeures de l’inspection du travail ou mis à la charge de l’employeur au titre de la santé et de la sécurité au travail) peuvent se conserver :

• en base active : le temps de procéder à la vérification ou au contrôle ;
• en base intermédiaire : pendant 5 ans à compter de la vérification ou du contrôle (étant précisé qu’il faut conserver les informations relatives aux deux derniers contrôles et vérifications).

Les informations nécessaires à la réalisation du signalement et volontairement communiquées par l’émetteur peuvent être conservées :

• en base active : le temps nécessaire pour effectuer les vérifications liées au signalement et jusqu’à la prise de décision définitive (délai raisonnable) ;
• en base intermédiaire : au-delà de cette durée, sous réserve que ce soit documenté par le responsable de traitement et que les personnes concernées ne soient ni identifiées ni identifiables.