Les principaux registres et documents obligatoires

L'employeur doit obligatoirement tenir un registre du personnel par établissement, et ce dès l'embauche de toute personne travaillant dans l’entreprise, notamment les salariés, les contrats d'intérim, les stagiaires, les volontaires en service civique etc.

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Ce registre doit comporter des mentions obligatoires concernant : 

• l’identification des salariés ;
•  l’emploi et la qualification ;
• les dates d’embauche et de départ 📅 ;
• le type de contrat de travail du salarié. 

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Le registre unique du personnel doit être mis à la disposition des délégués du personnel ou du comité social et économique à compter de sa mise en place, de l’inspecteur du travail, des agents de la sécurité sociale.

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Le registre unique du personnel doit être conservé au sein de chaque établissement. Les mentions qui figurent sur ce registre doivent être conservées durant 5 ans ⌛ à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

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ATTENTION ⚠️  : Le défaut de tenue du registre unique du personnel est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 750 €  par salarié concerné. 

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BON À SAVOIR 💡 :  La loi prévoit que l’employeur doit conserver un double des bulletins de paie 💸 des salariés pendant 5 ans.

Pour qui ? En application de l’article L. 4121-3 du Code du travail, tout employeur doit procéder à l’évaluation des risques professionnels au sein de l’entreprise. 

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Pourquoi ? Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER) est un ensemble de documents qui répertorie l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés, à chaque type de poste de travail dans l’entreprise. Il peut s’agir aussi bien de risques psychosociaux 🧠 , des risques relatifs à la santé physique 🤕 ou psychologique, ainsi que de la sécurité des salariés.

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Le DUER permet ainsi de recenser les risques professionnels associés à chaque unité de travail afin d’assurer une politique de prévention en matière de santé et sécurité dans l’entreprise.

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Le DUER doit être obligatoirement mis à jour 🔄:

1° Au moins chaque année ;

2° Lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, au sens de l'article L. 4612-8 du Code du travail;

3° Lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail est recueillie.

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ATTENTION⚠️ : L’article R.4741-1 du Code du travail prévoit une contravention de cinquième classe pour le fait de ne pas transcrire ou de ne pas mettre à jour le DUER, soit une amende de 1 500€. 

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En cas de récidive, en application de l’article 132-15 du Code pénal, l’amende devient plus salée, pour grimper jusqu’à un taux maximum de 15 000€.

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Si un employeur ne présente pas ce registre à l'inspection du travail, il devient passible d'une contravention de 450 €.

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Le registre de sécurité incendie 🔥

Pour qui ? Il est obligatoire pour tout établissement qui reçoit du public.

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Pourquoi ? Ce registre détaille la conduite à suivre en cas d'incendie ou d'évacuation pour l'ensemble des équipes ou les publics qui sont accueillis dans l'entreprise.

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Il doit permettre à chacun d’être informé des règles de sécurité incendie, et de recenser l'ensemble du matériel de lutte contre l'incendie présent dans l'établissement. Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail.

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Le registre des vérifications électriques ⚡

Le registre des vérifications électriques comprend :

• l’ensemble des résultats des vérifications électriques que celles-ci temporaires ou permanentes ;‍
• les justifications des travaux et les modifications effectuées pour corriger les défauts constatés. 

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👉 Ce registre a donc vocation à regrouper l’ensemble des vérifications indispensables à la sécurité des établissements.

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Les rapports qui sont établis suite aux vérifications effectuées par un organisme accrédité sont annexés à ce registre, qui est mis à la disposition de l'inspection du travail.

Depuis janvier 2020, les entreprises d'au moins 11 salariés doivent avoir mis en place une instance représentative unique du personnel : il s’agit du comité économique et social, également appelé CSE. 

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Alors, allons voir de plus près quels sont les registres relatifs au CSE 👀 !

Dans les entreprises de moins de 50 salariés dans lesquelles est mis en place un CSE, un registre est obligatoire : il s’agit du registre des questions-réponses.

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Depuis le 1er janvier 2020, le registre des questions-réponses du Comité Social et Économique remplace l’ancien registre des délégués du personnel.

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Que contient-il ? Tout simplement, les demandes écrites des membres de la délégation du personnel du CSE et les réponses motivées de l'employeur. 

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Il doit être tenu à la disposition des salariés de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel du CSE.

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Attention ⚠️: L'absence de ce registre est constitutif d’un délit d'entrave au fonctionnement du CSE qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.

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L'employeur qui ne présente pas ce registre à l'inspection du travail s’expose à une contravention de 450 €.

En présence d'un danger grave et imminent, le CSE précise sur un registre spécial le poste de travail concerné par la cause, la nature du danger constaté et le nom des travailleurs exposés : c’est le registre des dangers graves et imminents.

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L'employeur conserve ce registre des dangers graves et imminents, qu’il doit mettre à la disposition des représentants du personnel au CSE. L'inspection du travail peut demander à y avoir accès lors de ses contrôles.

Le registre de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE) est obligatoire dans les entreprises à partir de 11 salariés, et regroupe les demandes des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, ainsi que celles des anciens délégués du personnel et les réponses motivées de l’employeur.

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Le défaut de tenue d'un registre de la délégation du personnel du comité social et économique est passible d’une amende 💸.

Depuis le 1er avril 2014, un registre est devenu obligatoire pour les entreprises : il s’agit du registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement 🌴🌍.

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Ce registre spécial a vocation à recueillir les alertes suivantes 📣  :

• Alertes du représentant du personnel au comité social et économique (CSE), qui constate directement ou indirectement l’existence d’un risque grave pour la santé publique ou l'environnement ;

• Alertes des salariés qui constatent l’utilisation par l’établissement de produits faisant peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement.

L'alerte doit être établie par écrit, datée et signée 📝.

Elle doit indiquer les produits utilisés par l'établissement dont le salarié ou le représentant du personnel au CSE estime qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

Le registre spécial du repos hebdomadaire 😴

Lorsque le repos hebdomadaire n'est pas octroyé toute la journée du dimanche, un registre doit préciser le nom des salariés soumis à ce régime spécial de repos : sans surprise, j’ai nommé le registre spécial du repos hebdomadaire ! 

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Il doit préciser le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié. Ce registre doit être mis à jour lors du changement du repos hebdomadaire 🔄.

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Le registre spécial du repos hebdomadaire est mis à la disposition de l'inspection du travail qui le consulte durant sa visite, et doit être communiqué aux salariés qui en font la demande.

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Le registre ou tableau organisant le travail en équipe

Si le travail est organisé par relais, par roulement ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe doit être indiquée :

• soit par un tableau affiché dans les mêmes conditions que l'horaire ;

• soit par un registre.

Ce registre ou ce tableau doit être tenu à jour, et être mis à disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail et des membres du CSE.

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⚠️  Les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire sont aussi inscrits sur ce registre !

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BON À SAVOIR 💡 :  Zoom sur les registres tenus sur support informatique

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La collecte, le traitement et la conservation automatisés de données à caractère personnel doivent être conformes au Règlement général sur la protection des données : le fameux “RGPD” !  

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En effet, la protection des données personnelles des personnes physiques et morales est devenue une priorité pour les entreprises qui doivent pouvoir justifier de mesures prises à cet égard. 

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Vous voulez en savoir plus sur la mise en conformité au RGPD ? C’est par ici !

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BON À SAVOIR 💡 : En cas de remise de bulletins de paie électroniques, l’employeur doit garantir au salarié leur disponibilité pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

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Les registres facultatifs 

Registre des accidents bénins non déclarés

Dans les entreprises où un Comité social et économique (CSE) existe, le registre des accidents bénins non déclarés peut être mis en place sous certaines conditions (présence permanente d'un médecin 👩‍⚕️, d'un infirmier et de l'existence d'un poste de secours).

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Ce registre remplace la déclaration des accidents qui n'entraînent ni arrêt de travail, ni soins médicaux.

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Ce registre n'est pas obligatoire. Lorsqu'il est mis en place dans l'entreprise, l'employeur doit informer la caisse d'assurance retraite et de la santé au travail (Carsat).

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Ce registre doit être mis à la disposition des personnes suivantes :

• Comité social économique (CSE) ;
• Médecin du travail ;
• Inspection du travail ;
• Services de prévention des organismes de sécurité sociale ;
• Organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail ;
• Inspecteurs de la radioprotection.

Les informations relatives à l'exposition aux facteurs de pénibilité doivent y figurer en annexe. Elles sont évaluées selon les critères du compte professionnel de prévention, aussi appelé “C2P”.

Alors, que retenir des principaux registres et documents obligatoires ? 🤔

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Vous l’aurez compris, la loi française impose que les entreprises qui emploient des salariés tiennent et mettent à jour plusieurs registres et documents obligatoires 📝 de nature très différente : registre unique du personnel, DUER, etc….

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La tenue de ces registres est contrôlée par l’inspection du travail, ce qui permet d’assurer l’effectivité de la démarche de prévention des risques professionnels dont chaque entreprise est garante ! Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation de tenue de ces registres s'exposent à des sanctions.

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Maintenant, vous connaissez tout sur les principaux registres et documents obligatoires !  🧠

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Mais, juste au cas où il resterait des zones d’ombre, QiiRO propose un service juridique qui vous permet un accès à notre équipe de juristes pour répondre à vos questions et vous aider dans vos démarches ! Pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter par mail 📧, chat 💬 ou téléphone 📱!