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Les principaux registres et documents obligatoires

Les principaux registres et documents obligatoires

bon à savoir
Tout employeur quels que soient son effectif et son activité est tenu d’établir et de conserver un certain nombre de registres et documents obligatoires.

Le registre unique du personnel

Il concerne toute personne travaillant dans l’entreprise, notamment les salariés, les contrats d'intérim, les stagiaires, les volontaires en service civique etc.

Il doit comporter des mentions obligatoires concernant : l’identification des salariés, l’emploi et la qualification, les dates d’embauche et de départ et le type de contrat de travail du salarié. Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des délégués du personnel ou du comité social et économique à compter de sa mise en place, de l’inspecteur du travail, des agents de la sécurité sociale.

le mot d'informations
Le registre unique du personnel doit être conservé au sein de chaque établissement.
conseil
Sanctions
Le défaut de tenue du registre unique du personnel est passible d’une amende de 4ème classe.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels

Les chefs d’établissement doivent évaluer les risques existants dans leur entreprise concernant les procédés de fabrication de produit s'il y en a, les équipements de travail, l'aménagement des lieux de travail.

Les résultats de cette évaluation doivent être formalisés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels et actualisés tous les ans.

le mot d'informations
conseil
Sanctions
L'absence de tenue ou de mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels est passible d’une amende de 5ème classe.

Le registre des contrôles en matière d’hygiène et sécurité

Les attestations, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail doivent faire partie des document que possède l'entreprise et doivent être conservés pendant 5 ans.

Les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques doivent également faire partie des document que possède l'entreprise et doivent être conservés pendant 5 ans.

le mot d'informations
conseil
Sanctions
Le défaut de modification et tenue de ce registre est passible d’une amende de 4ème classe.

Le registre de la délégation du personnel du comité social et économique

Le registre de la délégation du personnel du comité social et économique regroupe les demandes des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, ainsi que celles des des anciens délégués du personnel et les réponses motivées de l’employeur.

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Sanctions
Le défaut de tenue d'un registre de la délégation du personnel du comité social et économique est passible d’une amende.

Le double des bulletins de paie et les fiches de suivi médical des salariés

L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés pendant 5 ans. En cas de remise de bulletins de paie électroniques, l’employeur doit garantir au salarié leur disponibilité pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. Les fiches de suivi médical des salariés sont également un documents à conserver par l’entreprise pour assurer le suivi des salariés. 

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QIIRO vous renseigne sur la conservation de vos documents.
Sanctions

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement doit consigner les alertes des salariés et des représentants du personnel en cas de constat de l’utilisation par l’établissement de produits ou procédés de fabrication faisant peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement.

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conseil
Sanctions
En cas de divergence entre le salarié et l’employeur sur le bien-fondé d’une alerte ou en l’absence de réponse dans un délai d’un mois, le salarié, ou le représentant du personnel, peut saisir le préfet.

Le suivi du temps de travail

Tout chef d’établissement doit pouvoir justifier du temps de travail effectué par chaque salarié, effectuer un fichier qui trace le temps de travail du personnel est donc nécessaire. 

le mot d'informations
Attention : vous devez disposer des outils nécessaires au suivi de vos salariés.
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Sanctions

Registres et documents obligatoires divers

Une multitude d'autres registres ou documents peuvent être rendus obligatoires pour votre activité ou votre localisation, QIIRO vous renseigne sur les documents dont votre entreprise doit disposer. 

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QIIRO vous renseigne sur vos obligations en la matière.
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Les registres tenus sur support informatique

La collecte, le traitement, la conservation automatisés de données à caractère personnel, doivent être conforme au Règlement général sur la protection des données, le RGPD. En effet, la protection des données personnelles des personnes physiques et morales est devenu une priorité pour les entreprises qui doivent pouvoir justifier de mesures prises à cet égard. 

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