Les principaux registres et documents obligatoires

Il concerne toute personne travaillant dans l’entreprise, notamment les salariés, les contrats d'intérim, les stagiaires, les volontaires en service civique etc.

Il doit comporter des mentions obligatoires concernant : l’identification des salariés, l’emploi et la qualification, les dates d’embauche et de départ et le type de contrat de travail du salarié. Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des délégués du personnel ou du comité social et économique à compter de sa mise en place, de l’inspecteur du travail, des agents de la sécurité sociale.

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Les chefs d’établissement doivent évaluer les risques existants dans leur entreprise concernant les procédés de fabrication de produit s'il y en a, les équipements de travail, l'aménagement des lieux de travail.

Les résultats de cette évaluation doivent être formalisés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels et actualisés tous les ans.

Les attestations, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail doivent faire partie des document que possède l'entreprise et doivent être conservés pendant 5 ans.

Les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques doivent également faire partie des document que possède l'entreprise et doivent être conservés pendant 5 ans.

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Le registre de la délégation du personnel du comité social et économique regroupe les demandes des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, ainsi que celles des des anciens délégués du personnel et les réponses motivées de l’employeur.

L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés pendant 5 ans. En cas de remise de bulletins de paie électroniques, l’employeur doit garantir au salarié leur disponibilité pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. Les fiches de suivi médical des salariés sont également un documents à conserver par l’entreprise pour assurer le suivi des salariés. 

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement doit consigner les alertes des salariés et des représentants du personnel en cas de constat de l’utilisation par l’établissement de produits ou procédés de fabrication faisant peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement.

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Tout chef d’établissement doit pouvoir justifier du temps de travail effectué par chaque salarié, effectuer un fichier qui trace le temps de travail du personnel est donc nécessaire. 

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Une multitude d'autres registres ou documents peuvent être rendus obligatoires pour votre activité ou votre localisation, QIIRO vous renseigne sur les documents dont votre entreprise doit disposer. 

La collecte, le traitement, la conservation automatisés de données à caractère personnel, doivent être conforme au Règlement général sur la protection des données, le RGPD. En effet, la protection des données personnelles des personnes physiques et morales est devenu une priorité pour les entreprises qui doivent pouvoir justifier de mesures prises à cet égard. 

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