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Lettre de convocation des associés à l'assemblée générale (SARL)
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Lettre de convocation des associés à l'assemblée générale (SARL)

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Modèle de lettre de convocation à une assemblée générale d’associés de SARL - Document juridique à télécharger (format Word)

La convocation des associés d’une SARL à une assemblée générale est primordiale : Elle obéit à une procédure spécifique et doit être régulièrement délivrée aux associés.

Vous souhaitez convoquer les associés d’une SARL en assemblée générale ? Vous devez rédiger une lettre de convocation des associés à une assemblée générale !

En outre, vous devez respecter une procédure pour convoquer valablement les associés de la SARL. 

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Qu’est-ce que la convocation des associés à une assemblée générale ?

L’existence d’une société, quelle qu’en soit sa forme (ex : SARL), est régulièrement ponctuée par la tenue d’assemblée générale (AG). 

L’assemblée générale est une réunion au cours de laquelle les associés de la société prennent des décisions liées à l’existence de cette société. 

Pour assister à cette réunion, les associés doivent y être invités au moyen d’une lettre de convocation à l'assemblée générale de SARL.


Il existe deux types d’assemblée générale : 

  • L’assemblée générale ordinaire (AGO) : réunit les associés en vue de discuter de questions qui portent sur le quotidien de l’entreprise (ex : approbation des comptes annuels, des conventions réglementées, affectation du résultat, nomination éventuelle d’un commissaire aux comptes, rémunération du dirigeant social, etc,.).


  • L’assemblée générale extraordinaire (AGE) : réunit les associés en vue de discuter des questions importantes pour la société (ex : modification de l’objet social, transfert du siège social, entrée ou sortie d’un associé, cessions de titres, liquidation ou dissolution de la société, etc.). 


Bon à savoir : La tenue d’une Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) ou assemblée générale annuelle est une obligation légale. Elle doit avoir lieu dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice social écoulé et a pour objet l’approbation des comptes annuels / des comptes de l’exercice. Après lecture du rapport de gestion, l’AG approuve les comptes de l’exercice écoulé et donne quitus aux gérants pour sa gérance au cours dudit exercice.  


Quelle que soit l’AG concernée, AGO ou AGE, les associés doivent être convoqués au moyen d’une lettre de convocation à l’assemblée générale. 


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Comment convoquer une assemblée d’associés ?

La convocation des associés aux assemblées générales de SARL obéit à une procédure particulière prévue par la loi. 


Qui peut convoquer les associés à une assemblée générale ? 


Seul le représentant légal de la SARL, c’est-à-dire le gérant, peut convoquer les associés à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire (article L. 223-27 du Code de commerce).


Lorsque plusieurs gérants ont été nommés, les statuts doivent préciser si ce droit appartient à chacun d’entre eux ou s’ils doivent agir collectivement pour convoquer les associés. 


À défaut de clause statutaire particulière, chaque gérant bénéficie de la faculté de convoquer une assemblée sans que les autres cogérants puissent s’y opposer.


Dans certaines situations, d’autres personnes que le ou les gérants peuvent être amenés à convoquer l’assemblée générale : 

  • en cas de carence du gérant, le commissaire aux comptes, s’il en existe un, peut suppléer le représentant légal en convoquant lui-même l’assemblée ;
  • tout associé a le droit de demander en justice la désignation d’un mandataire chargé de convoquer l’assemblée et de fixer son ordre du jour (article L. 223-27 alinéa 7 du Code de commerce).


Lorsque la société se retrouve dépourvue de gérant (pour quelque raison que ce soit) ou encore lorsque le gérant unique est placé en tutelle, le commissaire aux comptes ou tout associé doit convoquer l’assemblée générale afin de procéder, le cas échéant, à la révocation du gérant unique et, dans tous les cas, à la désignation d’un ou de plusieurs gérants (article L. 223-27 alinéa 8 du Code de commerce). 



Comment et quand convoquer l’assemblée ?


Les modalités de convocation des associés à l’assemblée générale


Les associés de la SARL doivent être convoqués par lettre recommandée, quinze jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale, sauf clause statutaire prévoyant un délai plus long.


Ce délai de 15 jours est toutefois réduit à 8 jours lorsque l’assemblée générale est convoquée en raison du décès du gérant unique par le commissaire aux comptes ou un associé (article R. 223-20 du Code de commerce).


Ce délai pour convoquer les associés à l’AG court à compter de l’envoi de la lettre recommandée. Pour le calcul du délai, le premier jour du délai ne compte pas contrairement à son dernier jour.


Par exemple : une assemblée générale doit se tenir le 30 janvier, la lettre de convocation doit donc être envoyée au plus tard le 15 janvier.


Bon à savoir : Une convocation verbale est valable dès lors que tous les associés sont présents ou représentés lors de la l’assemblée générale. La prudence est, néanmoins, à conseiller en la matière pour des questions de preuve.


Que doit contenir la lettre de convocation à l’assemblée générale ?


La lettre de convocation des associés de SARL à l’assemblée générale doit contenir un certain nombre d’informations indispensables afin que la convocation soit valable. 

La lettre devra notamment préciser : 

  • Le nom de l’associé qui est convoqué à l’AG ; 
  • Le nom de la société ;
  • La date de réunion et l’heure de la réunion ;
  • Le lieu de la réunion ;
  • Les questions inscrites à l’ordre du jour ;
  • Les documents joints à la convocation ;
  • La possibilité de se faire représenter ;
  • Les questions diverses : permet d’aborder des questions d’importance minime. 


La lettre de convocation doit, impérativement, indiquer l’ordre du jour de la réunion. 


Les questions inscrites à cet ordre du jour doivent être libellées de telle sorte que leur portée et leur contenu apparaissent clairement, sans qu’il y ait lieu de se reporter à d’autres documents (article R. 223-20 alinéa 4 du Code de commerce).


Important : Bien que l’associé ait la possibilité de se faire représenter en donnant  mandat à une personne, le mandat n’est donné que pour une assemblée. Il est cependant possible de prévoir que le mandat est donné pour deux assemblées tenues le même jour ou dans un délai de 7 jours (article R. 223-21 du Code de commerce). 


Notre modèle de lettre de convocation des associés à l’assemblée générale de SARL contient toutes les informations obligatoires. 


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La communication préalable de certains documents


Le gérant qui convoque les associés à l’AG doit obligatoirement leur adresser, dans un délai de quinze jours avant la date de l’assemblée un certain nombre de documents (article R. 223-19 du Code de commerce).


Ces documents sont : 

- le texte des résolutions proposées ;

- le rapport du ou des gérant(s) ;

- et le cas échéant, le rapport du ou des commissaire(s) aux comptes.


En pratique, ces documents sont envoyés aux associés en même temps que la lettre de convocation à l’AG.


Ces documents doivent, en outre, être tenus à la disposition des associés au siège social afin qu’ils puissent en prendre connaissance et/ou en faire des copies, dans le même délai.


Bon à savoir : Dans le cadre de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, la liste des documents à communiquer n’est pas la même. Dans ce cas en effet, doivent être adressés aux associés : les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions proposées, ainsi que, le cas échéant, les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe et les rapports du commissaire aux comptes sur les comptes annuels (article R. 223-18 du Code de commerce). 



Le lieu de la réunion


La loi n’oblige pas le gérant à convoquer l’assemblée générale au siège social de la société. 


Les statuts peuvent prévoir le lieu de réunion de l’assemblée. 


En l’absence de clause statutaire particulière, il appartient au gérant de fixer ce lieu de réunion.

Quelle est la sanction applicable en cas de convocation irrégulière ?

Selon le dernier alinéa de l’article L. 223-27 du Code de commerce, toute assemblée irrégulièrement convoquée encourt la nullité. 


Néanmoins, l’action en nullité ne sera pas recevable lorsque tous les associés étaient présents ou représentés lors de l’assemblée générale.

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