Pour obtenir le remboursement des frais engagés dans le cadre de son travail, il est nécessaire d’avoir des justificatifs des dépenses. Illustration avec une affaire récente.
L’employeur a l’obligation de rembourser les frais professionnels exposés par le salarié.
Rappel : Pour être qualifié de frais professionnels, les dépenses doivent être engagées par le salarié :
Il peut s’agir par exemple de frais de repas, de déplacement…
Le salarié dispose en principe d’un délai de 3 ans à compter de l’engagement des dépenses pour demander le remboursement de frais professionnels. Sachant que l’employeur peut imposer de remettre les notes de frais dans un certain délai faute de quoi le remboursement sera refusé.
Mais encore faut-il pouvoir justifier les dépenses de manière comptable (facture, justificatif de paiement) pour obtenir le remboursement.
Car sinon il sera compliqué de prouver qu’il y a bien eu des frais professionnels comme l'illustre une affaire récente…
Dans cette affaire, une assistante éleveuse réclamait des frais professionnels pour avoir nourri et assuré l'hygiène d’un chaton à domicile plusieurs mois. Mais la salariée ne fournissait aucun justificatif lié aux dépenses de nourriture, nettoyage, brossage et déplacements chez le vétérinaire concernant le chaton qu’elle prétendait avoir accueilli à son domicile. La demande de remboursement de frais ne pouvait donc pas être étudiée par les juges…
Pour ceux qui s'interrogent concernant une note de frais perdue, il est intéressant de savoir, qu’à titre exceptionnel, un remboursement peut se faire sans document comptable si le salarié fournit une attestation sur l’honneur.
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