Frais de déplacement d’un élu pour se rendre aux réunions organisées par l’employeur : doivent-ils être pris en charge ?

Les déplacements des représentants du personnel peuvent être encadrés par un accord avec l’employeur ou des dispositions de la convention collective. Il peut être fixé une grille de prise en charge.

Si rien n’a été prévu, la règle c’est que les frais engagés (transport, hébergement…) par le représentant du personnel pour se rendre aux réunions organisées à l'initiative de l'employeur doivent lui être remboursés. La Cour de cassation vient de préciser que cela vaut quelle que soit la solution retenue par le salarié pour ce déplacement dès lors qu’il n’y a pas d’abus.

Dans cette affaire un élu réclamait la prise en charge des frais de déplacement pour se rendre à des réunions CHSCT (instance remplacée par le CSE) organisées par l'employeur.

La société fait valoir que selon la procédure de remboursement des frais de déplacement professionnels, applicable dans l'entreprise, en région parisienne, l'utilisation du véhicule personnel peut donner lieu à remboursement de frais à la condition d'avoir été validée entre le salarié et son directeur d'entité. L’argument fait mouche auprès de la cour d’appel qui estime qu'en l'espèce, le salarié ne démontre pas qu'il a préalablement obtenu l'accord de sa hiérarchie pour utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels.

Mais la Cour de cassation ne suit pas. Il fallait :

1. rechercher si la procédure de remboursement provenait d'un accord d'entreprise ou de dispositions conventionnelles ;
2. si la réponse est négative, regarder si les déplacements du salarié, en qualité de représentant du personnel, avec son véhicule pour se rendre à des réunions organisées à la demande de l'employeur caractérisait un abus de la part du salarié ;
3. vérifier si l'absence de prise en charge par la société des frais litigieux obéissait aux mêmes conditions que celles régissant les autres représentants du personnel de l'entreprise. Cela pose en effet le sujet d’une éventuelle discrimination. 

L’affaire sera donc rejugée pour examiner ces points.

Bon à savoir : S’il existe des plafonds de prise en charge pour les élus, vérifiez que ce sont les mêmes que ceux appliqués aux autres salariés pour un déplacement professionnel car sinon cela peut laisser supposer une discrimination…

Notez que cette décision en rejoint une précédente dans laquelle les juges avaient admis que l’employeur pouvait limiter le remboursement des frais de l’élu qui n’avait pas respecté un accord d’entreprise. Celui-ci prévoyait l’obligation pour les élus de prendre le véhicule de service ou un véhicule de location mis à disposition ; cela peut être imposé dès lors que cette utilisation n’occasionne pas aux élus de contraintes particulières (Cass. soc., 11 septembre 2019, n°17-14.623).

Pour les réunions qui ne sont pas organisées par l’employeur (réunions préparatoires, rencontre d’un salarié…), les frais de déplacement ne sont en principe pas pris en charge par l’employeur. Il faut utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour les couvrir. Il est conseillé de prévoir dans votre règlement intérieur les modalités de prise en charge de ces frais.

Pour ce qui est des réunions des commissions internes du CSE, si c’est une réunion imposée par la loi ou l’employeur vous pouvez demander une prise en charge. Dans le cas contraire, la Cour de cassation a précisé qu’en l’absence de disposition le prévoyant, l’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais de déplacement et d'hébergement exposés (Cass. soc., 17 octobre 2018, n° 17-13.256).

Dernier point évoqué : les frais pour assister un salarié lors d’un entretien préalable sont bien pris en charge par l’employeur (voir notre article à ce sujet).