Le remboursement des frais d'essence par l’employeur est en principe facultatif. Du moins pour les trajets domicile-travail. Car dès lors que le salarié utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle, là un remboursement s’impose.
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Alors que l’employeur doit nécessairement participer aux abonnements aux transports collectifs souscrits par les salariés pour se rendre au travail, le remboursement de tout ou partie des frais d’essence n’est que facultatif pour les salariés qui viennent travailler en voiture.
Ce remboursement peut être mis en place par accord collectif ou par décision unilatérale de l'employeur. Dans ce dernier cas, le CSE est consulté.
Il y a toutefois des conditions à remplir :
Lorsqu’il est mis en place, tous les salariés qui remplissent les conditions pour en bénéficier ont droit à ce remboursement. Il peut prendre la forme d’une prime ou du versement d’indemnités kilométriques.
L’employeur peut bénéficier d’une exonération de cotisations sociales s’il ne dépasse pas certains montants et le salarié d’une exonération fiscale. Pour 2025 la limite est de 300 euros pour les frais d’essence (600 euros pour un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène).
La prise en charge est exclue dans certains cas par exemple lorsque le salarié bénéficie d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant.
Lorsqu’un salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise qui n'assure pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié, il peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant (C. trav., art. R. 3261-15).
Dès lors que le salarié expose des frais pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur, là le remboursement s’impose. Les frais de déplacement sont dans un tel cas obligatoirement pris en charge par l’employeur.
Toutefois, il peut être contractuellement prévu que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire à condition :
