Enquête interne et RGPD : les salariés concernés conservent le droit d’accès à leurs données personnelles

L'exercice du droit d’accès permet de savoir si vos données personnelles sont traitées et d’en obtenir la communication dans un format compréhensible. Il est prévu par l’article 15 du RGPD. Toute personne peut ainsi prendre connaissance de l’intégralité des données la concernant dans un fichier en s’adressant directement à ceux qui les détiennent et en obtenir une copie gratuitement.

Le droit d’opposition vous permet de vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis. Vous devez en principe mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière. Il est prévu par l’article 21 du RGPD.

Si ces droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’adresser une plainte à la CNIL.

C’est ce qui s’est passé dans une affaire récente où 3 salariés impliqués dans une enquête interne ont saisi la CNIL pour avoir accès à leurs données personnelles et exercer leur droit d’opposition.

Ici les salariés étaient impliqués dans une enquête ouverte par leur employeur à la suite de différents signalements les concernant ou dont ils étaient les auteurs. Ils ont fait valoir, en vain, leur droit d’accès et celui de s'opposer au traitement de leurs données personnelles dans le cadre de cette enquête. L’employeur estimait que ces droits ne leur étaient pas ouverts.

La présidente de la CNIlL a alors considéré que l’employeur avait commis un double manquement au RGPD en opposant un refus aux demandes d'accès qui lui avaient été adressées et à l'exercice du droit d'opposition.

Et le Conseil d’Etat lui donne raison.

Le fait que les données personnelles relatives à un salarié fassent l'objet d'un traitement par son employeur dans le cadre d'une enquête interne ne fait pas obstacle, par principe, à l'exercice de son droit d'accès à ces données par le salarié, à moins :

• que l'employeur démontre le caractère manifestement infondé ou excessif de la demande ;
• ou que les modalités d'exercice de ce droit portent atteinte aux droits et libertés d'autrui. 

De même concernant le droit d'opposition, si le traitement des données personnelles de salariés faisant l'objet d'une enquête pouvait être regardé comme nécessaire au regard des intérêts légitimes de l'employeur, il n'était pas nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle ce même employeur était soumis. L’employeur devait donc examiner la demande des salariés et motiver son refus éventuel par :

• des motifs légitimes et impérieux à traiter les données ;
• ou le fait que ces données soient nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.