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Modèle ordre de mission

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Modèle ordre de mission
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Dans le cadre de votre travail, vous pouvez être amené à vous déplacer. Ce peut être dans une autre ville, un autre pays ou continent. Dans ces cas-là, vous allez avoir besoin d’un document qui vous permettra d’attester de votre situation de salarié en mission à l’extérieur des locaux de votre entreprise et en particulier si vous subissez un accident. C’est à cela que sert notamment « l’ordre de mission ». 

Vous l’avez compris, la rédaction d’un tel document n’est donc pas à laisser aux hasards. Les enjeux sont très importants. Voici donc quelques éléments essentiels à savoir sur le sujet pour tout savoir de la complétude de ce document.

Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?

Pour commencer, il semble très important de définir ce qu’est réellement un ordre de mission. À quoi sert-il ? 

Définition d’un ordre de mission 

Pour le dire tout simplement, un ordre de mission est un formulaire ou document émanant d’un employeur et qui devra être remis à son employé. Ce sera celui-là même qui devra effectuer des déplacements en dehors des locaux de l’entreprise, et ce, pour les besoins de son poste et de la société pour laquelle il travaille. 

Cela concerne autant les effectifs de la fonction publique que les entreprises privées. Certains salariés sont plus susceptibles d’avoir besoin d’un ordre de mission que d’autres. Tel est le cas par exemple pour les auditeurs, les consultants, les commerciaux itinérants. Tout dépend donc des besoins de la société pour laquelle on travaille et surtout le poste que l’on occupe. Les personnes qui occupent des postes à responsabilité tels que des cadres peuvent également être très sollicitées à l’extérieur. D’où la nécessité d’établir un ordre de mission pour ces derniers. 

Une présentation du travailleur en mission 

Dans les faits, un document de ce type consiste à permettre au collaborateur de présenter sa qualité de travailleurs lorsqu’il part en déplacement. Parfois, des conventions collectives l’imposent.

Une présentation de l’objet de son déplacement

Il s’agit également d’une présentation de l’objet du déplacement. Un ordre de mission précise en détail les tenants et les aboutissants de la mission. Ce qui facilite d’autant plus sa réalisation sur place. Durée, lieu et résultats attendus après le déplacement : c’est un document des plus précis. 


Pourquoi écrire un ordre de mission ? 

Tant pour le salarié que pour l’employeur, un ordre de mission peut présenter différents avantages. 

Une obligation 

Pour tout déplacement en dehors des locaux de l’entreprise, un ordre de mission peut-être rendu obligatoire afin de justifier de la présence en dehors des locaux. Parfois ce sont les conventions collectives qui l’imposent. 

En l’absence d’un document officiel de ce genre, tout déplacement qui sera fait en dehors du lieu de travail pourrait être considéré comme personnel et ne pouvant donc être pris en charge par la sécurité sociale ou l’assurance de l’entreprise.

Une protection en cas d’accidents de travail

Par application de l’article L411-2 du Code de la sécurité sociale. C’est une des seules garanties pour le salarié d’être couvert en cas d’accident. Un ordre de mission est donc aussi le gage de la protection du salarié en cas d’accidents de travail, et ce, toujours pendant l’exécution de sa tâche. Accidents sur la route, chute pendant la mission ou autres problèmes de santé intervenant au cours de la mission en dehors des locaux pourront être qualifiés comme un accident de travail afin d’assurer sa prise en charge. 

Mais la sécurité qu’apporte un ordre de mission ne s’arrête pas là. C’est un justificatif que vous pouvez présenter dans le cas où vous devez prouver votre présence au travail à un moment donné. Ce peut être par exemple dans le cadre d’une affaire en justice.

Des avantages financiers

Un ordre de mission peut aussi présenter des avantages financiers. Les dépenses engagées pendant le déplacement, affilié à la mission en cours, peuvent être pris en charge par la société. Et certains de ces frais peuvent même être considérés comme des charges déductibles dans certains cas. Ce qui représente donc aussi des avantages pour l’employeur. 

Attention toutefois, pour les registres comptables, il faudra garder tous les justificatifs : factures, devis, tickets, bons de commande, etc.

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Quand utiliser un ordre de mission ?

En cas de déplacement à l’étranger

Un ordre de mission vous sera notamment utile lors des déplacements à l’étranger. D’ailleurs, cela peut faire partie des justificatifs que les ambassades peuvent demander lors d’une demande de VISA professionnel, notamment dans le cadre d’une mission de longue durée. 

 

En cas de déplacement en dehors de la France métropolitaine

Un ordre de mission sera également utile en cas de déplacement en dehors de la France métropolitaine. Peu importe l’objet de la mission, tant qu’il s’agit d’un déplacement professionnel, un justificatif de ce type sera nécessaire, et ce, peu importe la durée de la mission. 

Toutes les modalités de la mission seront inscrites dans ledit document. Vous allez pouvoir voir les contenus d’un modèle d’ordre de mission pdf plus bas.

Pour tous déplacements professionnels en dehors des locaux 

Mais même si vous faites un simple déplacement professionnel dans un périmètre plus restreint, par exemple dans la même ville, un ordre de mission sera tout de même utile. C’est le gage de la sécurité et d’une preuve du but du déplacement pour permettre sa prise en charge en cas d’accident du salarié pour tous les déplacements en dehors des locaux et qui ne seront donc pas d'ordre privé.

Que doit contenir un ordre de mission ?

Un ordre de mission doit contenir des mentions permettant d’établir la nature du document mais aussi d’être efficace quant au but poursuivi.

  • L’intitulé du document 

Comme dans tout document officiel, tout commence par l’intitulé du document, à savoir : « ordre de mission » en grand.

  • L’identité du salarié

L’état civil est important, le document devra également présenter de la manière la plus complète possible l’identité du salarié. Son prénom et son nom, son adresse permanente ainsi que le poste qu’il occupe dans la société doivent notamment y être présentés avec précision. 

Si la mission concerne plusieurs salariés, chacun d’entre eux devra faire l’objet d’une présentation en bon et due forme dans un document individuel.

  • L’identité de l’entreprise

L’ordre de mission devra aussi présenter les éléments d’identification de l’entreprise : raison et siège social, numéro d’immatriculation, RCS, et représentant. Le logo et le slogan de la société pourront également y figurer.

  • Les détails de la mission

L’objet de l’ordre de mission devra aussi y être présenté, et ce, en détail. On parle notamment de la finalité de la mission, sa durée, le lieu d’exécution de la mission, ainsi que tous les détails pouvant être utiles à justifier le déplacement.

  • Les détails sur les hébergements et le transport 

Il faudra aussi que le document précise les détails sur les lieux d'hébergement et les modalités de transport entre le lieu de travail et l’endroit où se déroulera la mission.

  • Des signatures

Aussi bien l’employeur que l’employé devront signer l’ordre de mission. Ce sera la preuve de leur consentement mutuel dans l’exécution de ce dernier.

  • Date et lieux 

L’ordre de mission devra être daté et contenir le lieu de sa rédaction. 

Mais outre la date de signature de l’ordre de mission, celui-ci devra aussi contenir la date de début et de fin du déplacement en question pour éviter toute ambiguïté en la matière.

  • Les mentions obligatoires d’un ordre de mission : qu’en dit la convention Syntec ?

La convention Syntec est beaucoup plus précise quant aux contenus d’un ordre de mission. Voici notamment les mentions obligatoires d’un ordre de mission syntec :

  • Conditions de voyage du salarié

Dans un ordre de mission dit “Syntec”, vous devez entre autres préciser les conditions de voyage du salarié. Il faudra non seulement préciser les moyens de transport, mais aussi tous les frais de voyage liés au déplacement professionnel.

  • Les assurances et couvertures applicables

C’est notamment le cas pour les missions à l’étranger, des assurances et des couvertures peuvent être souscrites pour les besoins de la mission. Ces dernières devront également être mentionnées dans le document afin de faciliter la prise en charge du salarié en cas d’accidents en cours de route.

  • Les obligations de contrôles médicaux

Si la mission impose de passer par des contrôles médicaux, ceci devra être précisé dans l’ordre de mission. L’objet desdits contrôles, leur date de réalisation, etc. : tout ce qui concerne ces démarches devra être minutieusement présenté et mentionné dans l’ordre de mission.

  • Les rémunérations applicables au cours de la mission

La majorité des salariés apprécient partir en mission, et ce, malgré toutes les complications logistiques et familiales que cela implique. Et pour cause, il y a des indemnités et des rémunérations à percevoir dans la majorité des cas. Si tel est le cas, ces derniers feront l’objet d’une mention spécifique dans l’ordre de mission.

A savoir que pendant ces déplacements professionnels, les indemnités comptent généralement comme des bonus, et ce, en plus des salaires habituels.

  • Les modalités de versement de ces frais

Devront non seulement figurer dans le document l’existence de ces primes, mais aussi les modalités de versement de ces dernières. Ce peut être pendant, avant ou à la fin de la mission, en chèque ou par virement.

  • La possibilité ou non d’emmener des membres de la famille

Dans le cadre des missions de plus de 6 mois, il est parfois possible d’emmener sa famille avec soi. La prise en charge de tous les accompagnants du salarié peut être tout ou en partie à la charge de l’employeur. En tout état de cause, il est utile de faire mention de cela dans l’ordre de mission.

  • Les droits sociaux du salarié pour une mission de plus de 6 mois

Pour les déplacements de plus de 6 mois, voire moins, l’ordre de mission Syntec insiste également sur la précision des droits sociaux du salarié : épargne retraite, caisse de prévoyance, assurance santé, etc.

  • Les plans de réintégration du salarié après la mission 

Et comme une mission, quand bien même de longue durée, a toujours une date de fin, un plan de réintégration du salarié après celle-ci devra être mentionné dans l’ordre de mission. Ce peut être une réintégration à son même poste ou dans un autre bureau.

  • Les plans d’évacuation et de suspensions de la mission en cas de besoin

Et comme la situation dans les pays étrangers peut évoluer rapidement et de manière imprévue, un ordre de mission devra aussi contenir des plans d’évacuation du salarié et des plans de suspensions de la mission en cas de besoin afin d’assurer la sécurité du salarié. Il faudra prévoir tous les imprévus : tensions économiques, politiques, etc.

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C’est un document qui peut s’appliquer aussi bien pour les entreprises privées et ses différents prestataires que pour la fonction publique. Il est bien évidemment possible de le personnaliser au gré des besoins de vos activités. 

En cas de doute, notre équipe de juristes se tient à votre écoute par chat, mail et téléphone !

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