Modèle de demande de justificatif d’absence

Ce document est un modèle de mise en demeure de fournir un justificatif d’absence, modifiable et téléchargeable au format Word.
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Modèle de demande de justificatif d’absence
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Vous êtes un employeur qui souhaite obtenir un justificatif d’absence de la part de l’un de vos salariés  ? Nous vous proposons un modèle de demande de justificatif d’absence. Dans le cas où l’absence de votre salarié n’est pas normale, il dispose d’un délai de 48 heures afin de vous fournir un justificatif. A l'issue de ce délai vous pouvez lui faire parvenir cette demande par courrier afin de découvrir la raison de son absence. Mais comment en faire la rédaction pour que l’acte soit légal ? Venez découvrir !

Qu’est qu’une demande de justificatif d’absence ?

Une demande de justificatif d’absence est une lettre adressée au salarié absent. Il s’agit d’un genre de rappel pour ce dernier de la nécessité de fournir un justificatif, et qu’à défaut il risque de s’exposer à une procédure disciplinaire. Cela permet notamment d’agir face à des absences répétées. 


Que faire en cas d’absence d’un salarié ? 

Avec ce modèle de demande de justificatif d’absence, vous pouvez obtenir un certificat médical, un arrêt maladie ou un certificat de décès d’un proche de la part de votre salarié afin de justifier ses jours d’absences. Un salarié qui s’est absenté consécutivement à un événement indépendant de sa volonté est excusable. 

Dans le cas d’une absence non justifiée, vous ne pouvez rien faire avant la fin du délai légal des 48 heures. Cependant vous pouvez essayer de le joindre par tous les moyens mis à votre disposition afin de vous informer. Si vous ne réagissez pas du tout face à cette absence dans un délai légal de 2 mois,  vous ne pourrez plus agir par la suite. L’absence de réaction de votre part est considérée comme de la négligence et vous ne pourrez donc plus vous prévaloir de cette absence à l’occasion d’un éventuel litige.


Ne pas confondre « justificatif d’absence » et « avertissement pour absence injustifiée »

Il ne faut pas confondre ce modèle de demande de justificatif d’absence avec l’avertissement pour absence injustifiée. La demande de justificatif est une simple demande par courrier visant à obtenir un justificatif d’absence et ne constitue donc en aucun cas une sanction disciplinaire, contrairement à l’avertissement.

✍    BON À SAVOIR
Une absence de longue durée prolongée ne peut jamais être considérée comme une démission de la part du salarié.
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Comment utiliser ce modèle de demande de justificatif d’absence ?

En tant qu’employeur, vous remarquez l’absence inhabituelle de votre salarié et souhaitez obtenir des explications quant à cette dernière ?  Vous pouvez lui faire parvenir une demande de justificatif d’absence à la fin du délai de 48 heures dont il dispose pour légitimer son absence.


Quand utiliser ce type de document ? 

Ce modèle de demande de justificatif d’absence est un document susceptible d’être utilisé dans deux cas bien différents :

  • Soit lorsque votre salarié fait son retour dans l’entreprise suite à une absence qu’il n’a pas justifiée ;
  • Soit lorsque votre salarié est absent depuis plus de 48 heures et n’a pas apporté un justificatif valable ;


Votre demande peut être envoyée par courrier, mais aussi remise au salarié en main propre contre décharge. Dans le cas où cette dernière n’est suivie d’aucune réponse, vous êtes en droit de réitérer votre demande ou même engager directement une procédure disciplinaire destinée à sanctionner votre salarié. Cette sanction peut consister en un simple avertissement de votre part, un blâme, une mise à pied ou encore aller jusqu’au licenciement.


Les mentions obligatoires dans une demande de justificatif d’absence

Dans votre courrier, vous allez devoir préciser quelques éléments, dont les suivants :

  • Le nom et prénom de l’employeur ;
  • Le statut de l’employeur ;
  • L’identité du salarié absent ;
  • L’adresse du salarié absent ;
  • Les dates d’absence du salarié ;
  • La date et lieu précis de signature du courrier ;


Comment faire parvenir votre courrier à un salarié absent pour un peu plus de sécurité ?

Pour que le salarié ne puisse pas affirmer qu’il n’a pas pu avoir connaissance du courrier, l’envoi en lettre simple en plus de la lettre recommandée est suggéré. Il est essentiel de conserver un moyen de preuve d’envoi du courrier pour pouvoir commencer éventuellement une procédure de sanction disciplinaire.

L’essentiel d’un modèle de demande justificatif d’absence

Ce document prend la forme d’une lettre à faire parvenir au salarié absent. Il faut juste préciser les dates d’absence, et ce même si le salarié n’a toujours pas repris son poste. Il suffit de mettre en garde le salarié en l’informant que sans justificatif de son absence une procédure disciplinaire peut être enclenchée à son encontre.

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Pourquoi recourir à la demande de justificatif d’absence ?

Cette demande vous permet d’obtenir un justificatif d’absence de votre salarié et ainsi de trancher si l’absence est condamnable d’un point de vue disciplinaire ou non. 

Les cas où une absence peut être justifiée

Il existe de nombreux cas qui peuvent expliquer l’absence d’un salarié. Cela peut être pour :

  • Des congés payés ;
  • Un arrêt maladie ou la maladie d’un enfant justifié par un certificat médical ; 
  • Un congé familial ;
  • Un congé de proche aidant ;
  • Un congé sabbatique ou pour effecteur un projet d’entreprise ;
  • Le décès d’un proche ;
  • Un accident du travail ;
  • En cas de force majeure comme une panne, un vol annulé au retour de vacances par exemple ou encore un événement climatique exceptionnel.


Une demande de justificatif d’absence pour le bien-être de la société

Faire la justification d’une absence relève du respect de la fonction conférée à la personne. Si un salarié ou un stagiaire ne réalise pas ses tâches au sein de la société, il engendre un dysfonctionnement assez important qui va mettre en péril le fonctionnement de l’entreprise. Autant de raisons pour lesquelles une demande de justification est importante pour en savoir plus sur la situation : les causes, les conséquences et les solutions temporaires à adopter.

Que faire de ce modèle de demande justificatif d’absence une fois rédigé ?

QIIRO met à votre disposition un modèle de demande de justificatif d’absence à télécharger. Après avoir rempli les mentions grisées, vous pouvez la télécharger pour l’imprimer directement. Il n’y a pas de règle qui encadre l’envoi de votre lettre. Vous pouvez l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception, ou la remettre en main propre contre décharge si le salarié est de retour dans l’entreprise.

Il est généralement conseillé de faire le choix d’un mode d’envoi qui va vous fournir un élément de preuve en cas de désaccord.

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Les différents justificatifs d’absence possible

Les motifs qui peuvent justifier l’absence du salarié sont nombreux. Vous êtes en droit de refuser ou juste reporter des absences demandées par le salarié, vis-à-vis de la raison justifiant celles-ci. Par contre, vous devez en rémunérer certaines. Il est alors indispensable de connaître les différents motifs d’absence pour les gérer au mieux. Quelques absences sont aussi autorisées pour l’exercice d’un mandat ou pour convenances personnelles.


Une absence de motif médicale

Des absences pour maladie ne devraient pas justifier le licenciement de votre salarié, sauf si ces dernières sont répétitives et conduisent à la perturbation et le bon fonctionnement d’un service essentiel au niveau de l’entreprise.

La fourniture d’un certificat médical à l’employeur est obligatoire quand un salarié n’arrive pas à se rendre sur son lieu de travail. Cela sera également le cas lorsqu’il est dans l’incapacité d’effectuer les missions qui lui sont conférées. La règle continue de s’appliquer même quand il s’agit de télétravail en raison d’une maladie ou d’un accident.

Les éléments qui doivent être présents dans le certificat médical sont les suivants :

  • Le médecin doit remplir la zone relative aux renseignements médicaux pour faire la description de l’état de santé du patient avec précision ;
  • Il va donner des informations sur les symptômes repérés ;
  • Il va également indiquer si oui ou non un arrêt de travail est exigé en cochant la case adaptée. Il doit également mentionner s’il autorise des sorties ou non à votre salarié ;
  • S’il a exigé l’arrêt de travail, il faut préciser la date de la fin de l’arrêt maladie ;


Le salarié doit alors adresser les volets n°1 et 2 du certificat médical à sa caisse d’Assurance maladie. Il conserve le 3e volet et donne le 4e volet qui ne comporte pas d’informations médicales confidentielles à son employeur.


Une absence d’ordre familial

Quel que soit l’ancienneté du salarié et l’effectif de l’entreprise, il bénéficie d’un ou plusieurs jours de congés pour les événements marquants le concernant ou concernant ses proches. Cela peut être :

  • Un mariage (4 jours de congés) ;
  • Le mariage d’un enfant (1 jour de congé) ;
  • Un pacs (4 jours de congés);
  • La fête de l’école d’un enfant ou réunion des parents (1 jour de congé) ;
  • La naissance ou bien l’adoption d’un enfant (3 jours de congés) ;
  • Le décès du père ou de la mère du salarié (3 jours de congés) ;
  • Le décès d’un parent que ce soit un frère, une sœur, beau-père, belle-mère (3 jours de congés);
  • Le décès d’un conjoint dont le pacsé ou le concubin (3 jours de congés) ;
  • Le décès d’un enfant, le congé va durer 5 jours, porté jusqu’à 7 jours si l’enfant était âgé de moins de 25 ans ;
  • Le décès d’une personne de moins de 25 ans sous la charge effective et permanente de votre salarié (7 jours de congé) ;
  • L’annonce d’un handicap chez un enfant (2 jours de congés).


Pour pouvoir bénéficier de son congé, votre salarié doit vous adresser une demande d’absence avec justification de l'événement, tel qu’un certificat de naissance, de décès, etc. Par ailleurs, ce congé doit être pris au moment même de l’événement qui le justifie.


Vous savez désormais tout sur la demande de justificatif d’absence à adresser à un salarié. Si vous avez besoin d’un tel document, n’hésitez pas à télécharger celui de votre assistant juridique augmenté QIIRO. Si vous avez des questions, notre équipe de juristes est à votre disposition pour y répondre par mail, chat ou par téléphone.

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