Ce document est un modèle type de Bulletin de vote modifiable et personnalisable à télécharger.
Notre modèle de bulletin de vote par correspondance est un document juridique modifiable et personnalisable à télécharger et disponible au format Word.
Ce modèle de bulletin de vote peut être utilisé dans le cas où les associés ou actionnaires d’une société ne peuvent pas se rendre à l’assemblée générale, afin d’exercer leur droit de vote à distance.
Que vous soyez un associé ou un actionnaire, ce modèle a été pensé pour vous assurer la flexibilité nécessaire lorsqu'il est impossible de participer physiquement à une assemblée générale.
La loi reconnaît en effet l'importance de votre voix, et autorise l'exercice du droit de vote à distance. Ce bulletin est donc votre passeport pour une participation active et responsable, quelle que soit votre localisation.
Téléchargez dès maintenant notre modèle de bulletin de vote par correspondance.
Votre assistant juridique augmenté Qiiro vous guide et vous explique tout ce qu’il faut savoir sur le bulletin de vote par correspondance.
Un bulletin de vote par correspondance est un document par lequel l’associé d’une société peut exercer son droit de vote en votant pour une ou plusieurs résolutions proposées lors de la tenue d’une assemblée générale de société.
Il doit comprendre, pour être valable, un certain nombre de mentions.
Il permet un vote sur chacune des résolutions et offre à l’associé ou actionnaire la possibilité d’exprimer sur chaque résolution un vote favorable ou défavorable à son adoption, ou encore sa volonté de s’abstenir de voter.
La vie d’une société est régulièrement ponctuée par la tenue d’assemblées générales des associés ou des actionnaires.
En effet, certaines décisions sociétaires ne peuvent être prises que par le dirigeant de la société et requièrent une décision votée par les associés ou les actionnaires de la société.
Par exemple, il peut s’agir de décisions relatives à la modification des statuts, qui nécessite un vote de l’assemblée générale des associés (ex : transformation de la forme juridique, transfert de siège social, nomination d’un nouveau dirigeant prévu dans les statuts, etc.).
Il peut également s’agir de l’approbation des comptes annuels de la société : au moins une fois par an, dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social, l’assemblée générale de la société doit se réunir afin d’approuver les comptes de la société.
Quel que soit le type de décision, il peut arriver pour diverses raisons (ex : emploi du temps, distance, maladie, etc.) que la réunion de l’ensemble des associés ou actionnaires à une date et un lieu convenus soit difficile à mettre en œuvre.
En vue de répondre à ce souci pratique rencontré par les associés, la loi a prévu des cas dans lesquels les associés ou actionnaires peuvent être consultés et voter par correspondance.
Pour exercer leur droit de vote sans pour autant être présents physiquement, les associés ou actionnaires peuvent utiliser un bulletin de vote par correspondance.
La loi encadre cette possibilité pour les associés ou actionnaires de voter par correspondance.
Les règles relatives au vote à distance diffèrent selon la forme sociale concernée.
S’agissant de la société anonyme (SA), l’article L. 225-107 du Code de commerce dispose que : « Tout actionnaire peut voter par correspondance, au moyen d’un formulaire… Les dispositions contraires des statuts sont réputées non écrites ».
Il n’est donc pas possible de prévoir dans les statuts une clause selon laquelle le vote à distance ne serait pas autorisé et ce, quelle que soit la décision soumise au vote.
Le vote à distance peut être effectué de différentes manières :
Le formulaire de vote doit informer l’actionnaire de manière très apparente que toute abstention exprimée dans le bulletin ou toute absence d’indication de vote est assimilée à un vote défavorable à l’adoption de la résolution (article R. 225-76).
Il doit notamment comprendre :
Une attestation de participation doit être annexée au formulaire.
L’actionnaire doit en principe adresser son bulletin de vote à la société au moins 3 jours avant la tenue de l’assemblée. Cependant, les statuts peuvent prévoir un délai plus court.
En outre, lorsque le bulletin de vote est transmis par voie électronique, il peut être reçu jusqu’à la veille de la réunion de l’assemblée générale à 15 h précisément.
Concernant les sociétés à responsabilité limitée (SARL), la loi prévoit que les statuts peuvent stipuler que tout ou partie des décisions peuvent être prises par consultation écrite des associés et donc par un vote à distance.
Cependant, l’approbation annuelle des comptes ne peut faire l’objet d’une consultation écrite et nécessite obligatoirement la réunion physique de l’assemblée. Dans ce cas, il n’est donc pas possible de prévoir un vote par correspondance.
Sur les modalités du vote à distance : Le gérant de la SARL doit adresser à chaque associé de la société le texte des résolutions proposées ainsi que les documents nécessaires à l’information des associés.
Il doit réaliser cet envoi par lettre recommandée.
À compter de la date de réception des projets de résolutions, les associés disposent alors d’un délai minimal de 15 jours pour émettre leur vote par écrit (article R. 223-22 du Code de commerce).
Concernant la société par actions simplifiée (SAS), l’article L. 227-9 du Code de commerce prévoit que : « Les statuts déterminent les décisions qui doivent être prises collectivement par les associés dans les formes et conditions qu’ils prévoient ».
Les statuts peuvent prévoir les conditions dans lesquelles le vote à distance peut être exercé.
Dans tous les cas, le président de la SAS doit adresser à l’ensemble des associés le projet des résolutions. Il est conseillé d’effectuer cet envoi par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Dans les sociétés en nom collectif (SNC), la loi prévoit que les statuts peuvent prévoir que les décisions sont prises par voie de consultation écrite, et donc de procéder à un vote par correspondance (article L. 221-6 alinéa 2 du Code de commerce).
❗Attention : il existe toutefois deux exceptions à cette possibilité :
Dans ces deux situations, la réunion physique de l’assemblée générale est obligatoire.
Lorsque le vote par correspondance est permis, les statuts doivent prévoir également les modalités dans lesquelles ce vote pourra être mis en œuvre.
Quoi qu’il en soit, le projet de résolutions doit être envoyé par le gérant à tous les associés. Il est conseillé d’effectuer cet envoi par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
En outre, il est important de prévoir que les associés bénéficient d’un délai pour émettre leurs votes.
Indépendamment des règles applicables à la forme juridique de la société concernée, le bulletin de vote doit à minima comprendre plusieurs informations :
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Téléchargez dès maintenant notre modèle de bulletin de vote disponible au format Word et complétez simplement les champs demandés pour adapter le document à votre situation.
Au besoin, notre équipe de juristes experts vous épaule et vous explique les informations devant être ajoutées à votre document.
