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Comment faire sa comptabilité d’auto-entrepreneur ?
FICHE PRATIQUE

Comment faire sa comptabilité d’auto-entrepreneur ?

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Facture type

Quelles obligations comptables pour un auto-entrepreneur ?

Les auto-entrepreneurs bénéficient d’un avantage particulier car ils sont dispensés de tenir une comptabilité classique, et peuvent seulement tenir une comptabilité simplifiée. Ainsi, ils se distinguent de la comptabilité des autres entreprises, bien plus compliquée. 

Ils ne sont donc pas obligés de déposer des comptes annuels, et ainsi de réaliser un compte de résultat, bilan et rapport de gestion à la fin de l’année civile, ni de faire certifier leurs comptes et d’ouvrir un compte professionnel à la banque. 

Cependant, cela ne veut pas dire que l’auto entrepreneur est déchargé de toute obligation comptable. 

Ce dernier doit en effet tenir un livre des recettes et un registre des achats ou de la fourniture de services, établir des devis et factures pour les clients, conserver tous les documents professionnels, et déclarer son chiffre d’affaire tous les mois ou semestres.


Les devis

Le devis est un document juridique écrit par lequel une entreprise, le fournisseur, présente une proposition de vente d’un bien ou d’une prestation à un certain prix qu’elle s’engage à ne pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son intention de renoncer à en faire l’acquisition ou à bénéficier de la prestation. 


Juridiquement, le devis n’est pas un contrat. Il s’agit d’un engagement unilatéral qui ne devient un contrat que si le devis est accepté par la personne à laquelle il a été proposé. 


Le devis doit faire figurer certaines mentions relatives à la facturation tel que le montant total de la prestation ou du bien. 


Il permet de prendre connaissance du prix d’une prestation ou d’un bien avant de conclure un contrat. 


Ainsi, il permet d’éviter au maximum tout litige au moment de l’exécution du contrat lors du paiement du prix, et permet à l’auto entrepreneur de gérer au mieux sa comptabilité. 


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Les factures

La facture, quant à elle, est un document de nature fiscale et comptable permettant de constater les conditions d'achats et ventes de produits, de marchandises, ou de services rendus.


La facturation de la vente d’un produit ou d’une prestation de service est essentielle, autant pour le vendeur que pour l’acheteur. Elle permet au vendeur de détailler précisément le tarif de ses prestations, divisé par jour ou par heure en cas de prestation de service effectuée en plusieurs jours. Elle lui permet également de préciser les conditions de règlement, le mode de celui-ci ainsi que de possibles pénalités de retard, conformément à l’article L. 441-6 du Code de commerce qui prévoit une indemnité calculée sur la base de trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur. 

Elle permet à l’acheteur de faire jouer sa garantie légale de conformité en cas de vice de conformité du produit acheté ou de la prestation de service demandée. La facture agira dès lors en tant que preuve de la transaction. 


L’auto entrepreneur est tenu à une obligation d’éditer des factures en faveur de ses clients. 

En effet, lorsque l’acheteur est une personne morale, personne physique soumise à la TVA, ou particulier dans des cas bien particuliers comme la vente à distance, il est obligé de transmettre à son client une facture.

La facture doit obligatoirement contenir certaines mentions obligatoires : 

  • le nom de l’auto entrepreneur ;
  • l’adresse ;
  • le numéro de facture ;
  • la date ;
  • l’identité et l’adresse de l’acheteur ;
  • le prix unitaire ;
  • la mention relative à la TVA ;
  • la dénomination du ou des produits ;
  • la date de livraison ;
  • la date limite de paiement ;
  • le taux de pénalité de retard pour un professionnel ;
  • et enfin conditions d'escompte commercial pour un professionnel. 

L’auto entrepreneur a l’obligation de conserver les documents comptables de chaque vente durant 10 ans.


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Obligation d’établir un devis et une facture

Pour certains types de prestations, l’établissement d’un devis détaillé et de factures n’est plus seulement facultatif mais il est obligatoire :


  • Travaux et dépannage : le professionnel doit obligatoirement fournir un devis avant tous travaux de raccordement, installation, entretien et réparation d’équipements électriques, électroniques et électroménagers et avant toutes prestations de dépannage, de réparation et d’entretien effectuées pour des travaux de maçonnerie, fumisterie, génie climatiques, ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, étanchéité, plâtrerie, installation sanitaire, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement des murs et des sols ;


  • Services à la personne : dès lors que le montant de la prestation dépasse 100 € TTC par mois et dès lors que le client en fait la demande même si le prix est inférieur ;


  • Prestation de déménagement ;


  • Contrat de location automobile ;


  • Certains professionnels de la santé : appareillage auditif, chirurgie dentaire, chirurgie esthétique, optique médicale, pédicure, podologie. 



Les bons de commande

Par ailleurs, parfois, il est bon de prendre l’habitude d’établir des bons de commande en tant qu’auto entrepreneur. 

Un bon de commande est un document qui matérialise l’existence d’une commande passée par un client auprès d’un fournisseur. Le bon de commande fait office de contrat de vente, en effet il permet d’en justifier l’existence lorsqu’il est signé. Il est vivement conseillé de remplir un bon de commande même si cela n’est pas obligatoire. Ainsi, il est établi par écrit en plusieurs exemplaires selon le nombre de parties concernées. 

Il faudra mentionner dans le bon de commande les éléments suivants : 

  • Le numéro du bon de commande ; 
  • Les informations permettant d’identifier le fournisseur : la dénomination sociale de la société, l’adresse postale du fournisseur, le numéro de téléphone, la ville d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, le nom du représentant du fournisseur ; 
  • Les informations permettant d’identifier l’acheteur : la dénomination sociale de l’acheteur, l’adresse postale, le numéro de téléphone, la ville d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, le numéro de la référence client, le nom du représentant ; 
  • Les informations utiles à l’identification de la commande : la désignation de l’article commandé, le numéro de la référence de l’article, le nombre d’articles commandés, le prix unitaire de l’article, le montant de la remise s’il y en a une, le prix (le total HT, le total TVA, le total TTC, le montant de l’acompte et le net à payer) ; 
  • Les conditions de paiement : le montant de l’acompte en pourcentage du montant total du prix notamment. 
  • L’acceptation des termes et conditions générales de vente par le client. 

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L’ouverture d’un compte bancaire professionnel 

Une obligation comptable dont l’auto entrepreneur est normalement déchargé peut lui être imposée, celle d'ouvrir un compte bancaire professionnel.

L’auto-entrepreneur est en effet obligé d’ouvrir un compte bancaire professionnel dès lors que son chiffre d’affaires dépasse un certain seuil, soit 10 000 € HT par an. 

 

Le livre de recettes et le registre des achats 

Le livre de recettes de l’auto-entrepreneur doit contenir le détail par jour des recettes. Ces dernières sont présentées de façon à être publiées chronologiquement.

Certaines mentions sont obligatoires sur les livres de recette : 

  • la date d’encaissement ;
  • le nom du client ou sa dénomination sociale pour une personne morale ;
  • le numéro de la facture ; 
  • la nature de la vente et son montant ;
  • ainsi que le mode de règlement.

Pareillement, certaines mentions sont obligatoires en ce qui concerne le registre des achats de l’auto entrepreneur pour les ventes de marchandises, de fournitures ou denrées : 

  • la date de l’achat ;
  • la référence de ce dernier ;
  • le montant ;
  • le nom du fournisseur ;
  • et le mode de règlement du prix d’achat.
conseil

Pour bénéficier des délais, il faut en faire la demande sur le site du Gouvernement, intitulée « demande de délai de paiement ou de remise pour les entreprises en difficulté suite auCoronavirus – Covid 19 ».

Pourquoi tenir une comptabilité régulière ?

Tenir régulièrement sa comptabilité présente de nombreux avantages pour l’auto entrepreneur. 

En effet, c’est un excellent moyen de preuve en cas de litige. Par ailleurs, lors d’une procédure d’imposition, elle permet à l’auto entrepreneur de visualiser facilement ses finances, les points positifs et négatifs de sa gestion d’entreprise.

Elle permet, non pas à l’auto entrepreneur mais à l’administration fiscale de vérifier les comptes d’une entreprise pour vérifier les déclarations effectuées. 

La comptabilité du régime d’auto entrepreneur est un avantage en terme de comptabilité moins lourde, mais il peut être pénalisant pour certaines activités qui ne peuvent pas déduire les charges pour leur montant réel. Il faut donc bien réfléchir à ce statut avant de s’engager.

Dans certains cas, tenir une comptabilité régulière vous permettra de vous rendre compte de nombreux impayés. Juridiquement, envoyer une lettre de relance d’une facture impayée n'est pas un acte obligatoire. Il est possible d'adresser en tout premier lieu une lettre de mise en demeure à son débiteur.

Mais la lettre de relance est une pratique presque systématique qui peut permettre de déterminer la raison pour laquelle le client ne paie pas : simple oubli, difficultés passagères, désaccord sur le prix...

Les retards de paiement sont généralement dus à la perte de la facture, à un classement à tort avec les factures payées, à une procédure lourde de mise en paiement (surtout dans les grandes entreprises) ou simplement à un oubli de la part du client.

Une comptabilité régulière permet d’établir des lettres de relance de factures impayées et permet à toute personne de relancer son client dans le cas où il n’aurait pas payé ou qu’il n’aurait pas retourné les effets qu’il devait relancer. Cela permet avant toute procédure contentieuse de rappeler au client ce qu’il doit. Cela permet également de prévenir une procédure contentieuse si le client s’exécute.

Facture type

Le régime fiscal de l’auto entrepreneur

NOTE D’INFORMATIONS

Le télétravail est une forme d’organisation qui permet aux salariés de travailler depuis leur domicile, grâce aux outils informatiques et autres, permettant d’effectuer des tâches à distance. C’est un droit établit par l’article L. 1222-9 du Code du travail.

L’auto entrepreneur est soumis de plein droit à l’impôt sur le revenu.


Lorsqu’une entreprise est soumise à l’IR, on dit qu’elle est transparente car ce n’est pas l’entreprise qui va être imposée mais l’entrepreneur directement.


Les bénéfices de l’entrepreneur vont être imposés dans la catégorie dont relève l’activité exercée : 

  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) si l’activité est industrielle, commerciale ou artisanale ;
  • Bénéfices non commerciaux (BNC) si l’activité est de nature libérale ;
  • Bénéfices agricoles (BA) si l’activité est agricole.


Le régime d’imposition à l’IR va permettre, en cas d’activité réduite, de bénéficier d’un régime d’imposition simplifié : la micro-entreprise. 


Le régime de la micro-entreprise permet de profiter de formalités simplifiées pour la création de votre entreprise, mais également en ce qui concerne les obligations de déclarations de paiement. 


Pour devenir micro-entrepreneur, il ne faut pas dépasser certains seuils. Pour les activités commerciales (BIC), votre chiffre d’affaire doit ainsi être inférieur à :

  • 170 000 € pour les activités de marchandises 
  • 70 000 € pour les prestations de service et les professions libérales


Pour les activités non commerciales (BNC), votre chiffre d’affaires ne doit pas dépasser 70 000 €. 



Le régime social de l’auto entrepreneur

Le régime social, c’est l’ensemble des dispositions légales et réglementaires organisant un système de sécurité sociale donné.


Il existe deux régimes social possibles :


Assimilé salarié : Le dirigeant d’entreprise qui est assimilé salarié reçoit un salaire et est affilié au régime général de la Sécurité sociale. À l’instar de tous les salariés, le dirigeant assimilé salarié est sous contrat et reçoit un bulletin de salaire. Il doit s’acquitter des cotisations salariales et patronales auprès de l’URSSAF. Il bénéficie de la même couverture sociale que les autres salariés. 


Le dirigeant d’entreprise bénéficiant du régime social TNS est affilié à la Sécurité sociale des indépendants (SSI). Cette dernière prévoit une couverture moins étendue que le régime général de la sécurité sociale. Néanmoins, le poids des charges sociales de l’entreprise est allégé car les cotisations TNS sont moins élevées que les cotisations des dirigeants assimilés salariés.


En ce qui concerne l’auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur, ce dernier relève du régime travailleur non salarié (TNS) en particulier au régime micro-social.

Ce régime consiste en un paiement simplifié mensuel ou bien trimestriel des cotisations et contributions sociales. 

Le montant de ces dernières est calculé en application d’un taux forfaitaire au chiffre d’affaires réellement encaissé et non pas au montant des recettes facturées. Cela signifie donc que si vous n’avez rien encaissé, il n’y aura rien à payer.

À noter que le taux varie en fonction de l’activité qui est concernée : vente de marchandises et fourniture d’hébergement (12,8%), location d’habitation meublée (22%), location de logements meublés de tourisme (6%), prestations de services (22%), professions libérales (22%).

Comment tenir sa comptabilité pour un auto entrepreneur ?

Utilisez des outils informatiques pour vous faciliter la vie ! Utilisez un logiciel de facturation pour assurer la bonne mise en place et la tenue de vos devis, mais aussi de vos factures et suivis de paiements.

N’oubliez pas de faire des duplicatas de tous vos documents comptables, car vous ne devez surtout pas les perdre. Enregistrez les dans des bases de stockages informatiques afin d’en conserver toujours une copie. 


Vous avez des questions ? Contactez-nous ! Notre équipe de juristes, disponible par chat, mail ou téléphone, répond à vos questions et toutes vos demandes d’informations juridiques.

Sanctions

En tant qu’employeur, vous ne devez prendre aucun risque pour vos salariés qui pourraient, en présence d’un danger grave et imminent pour leur santé ou pour leur vie, invoquer leur droit de retrait.

bon à savoir

Pour faire une demande d’aide financière exceptionnelle, il vous faut remplir le formulaire de la Sécurité sociale des Indépendants – URSSAF afin de demander l’intervention du fonds d’action sociale.

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