Les prestations fournies gratuitement par l'employeur aux salariés constituent des avantages en nature lorsqu'ils sont utilisés pour un usage privé. Ils constituent ainsi des éléments de salaire qui s'ajoutent donc à la rémunération en espèces.
Les avantages en nature sont soumis à cotisation. Ils doivent donc être différenciés des biens fournis au salarié pour les besoins de l'activité professionnelle dans le cadre de son activité, qui correspondent à des frais professionnels.
Cet avantage en nature doit être indiqué sur le bulletin de paie.
Les avantages en nature sont retenus dans la base des cotisations sociales d'après leur valeur réelle. Cela correspond donc à la valeur de l'économie réalisée par le bénéficiaire.
Cependant, il existe des exceptions. Certains avantages en nature peuvent faire l'objet d'évaluation forfaitaire, comme l'alimentation, le logement, les véhicules et outils de nouvelles technologies.
La prise en charge par l'employeur du repas des salariés en dehors de la situation de déplacement professionnel, est constitutive d'un avantage en nature.
L'utilisation privée d'un véhicule mis à disposition du salarié de manière permanente constitue un avantage en nature.
Cependant, dans les cas où le salarié restitue le véhicule à chaque repos hebdomadaire et durant les congés, aucun avantage en nature n'a à être constitué.
L’évaluation au réel tient compte de la valeur d’achat du véhicule, des frais d’entretien, de l’assurance et des frais de carburant payés par l’employeur.
Elle est calculée en fonction du nombre de kilomètres parcourus par an, pour l’usage personnel du salarié.
L’évaluation forfaitaire est égale à un pourcentage du prix d’achat du véhicule ou de son coût annuel en cas de location.
Lorsque l’employeur met à la disposition permanente du salarié, dans le cadre de l’activité professionnelle, des outils issus des NTIC(ordinateur, téléphone mobile, accès internet...), l’usage privé de ces outils constitue un avantage en nature. Toutefois l’utilisation raisonnable de ces instruments pour la vie quotidienne d’un salarié n’est pas considérée comme un avantage en nature.
L’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature est calculée annuellement sur la base de 10 % du coût d’achat TTC de ces outils ou, le cas échéant, du coût annuel de l’abonnement TTC.
Lorsque l’employeur opte pour l’évaluation sur la base des dépenses réelles engagées, il doit présenter les justificatifs du temps passé par le salarié à une utilisation privée.
La mise à disposition par l’employeur, gratuitement, ou moyennant une faible participation, d’un logement, à un salarié, constitue un avantage en nature logement pour la partie utilisée à titre privé.
L’évaluation à la valeur réelle s’effectue à partir de la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation.
L’évaluation forfaitaire est basée sur un barème qui est fonction de la rémunération mensuelle du salarié et du nombre de pièces principales que comporte le logement.
Dans le cas où l’employeur prend directement en charge le loyer du salarié (bail au nom du salarié), l’ensemble des sommes prises en charge doit être soumis à cotisations sociales.
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