Le contrôle URSSAF est une formalité administrative dont l’objet consiste à vérifier l’exactitude des cotisations sociales payées par l’employeur cotisant.
L’URSSAF ou l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales est chargée de procéder à la collecte des cotisations sociales des entreprises. De sa mission dépend la bonne marche de la Sécurité Sociale. Des contrôles réguliers sont ainsi nécessaires.
Si le contrôle fiscal se limite aux impôts et aux taxes, le contrôle URSSAF vérifie la régularité des paiements des cotisations sociales. Si celles-ci n’ont pas été correctement payées, des rectifications s’imposent.
Un contrôle URSSAF ne signifie pas forcément que l’entreprise est suspectée d’irrégularités ou a fait l’objet d’une dénonciation. Il s’agit d’une étape incontournable surtout si elle est en phase de prendre de l’âge et que son chiffre d’affaires est en progression.
Certains facteurs peuvent entraîner un contrôle URSSAF :
Outre les facteurs qui peuvent amener les inspecteurs à initier un contrôle, il est aussi possible que l’employeur lui-même déclenche la procédure. En effet, il est autorisé à anticiper et à demander par lui-même à être contrôlé. Dans sa demande, il doit mentionner les points qu’il souhaite être vérifiés.
En cas d’erreurs décelées durant le contrôle, l’employeur doit procéder à des régularisations en payant ce qu’il doit à l’URSSAF. Cependant, en réunissant les conditions lui permettant de bénéficier du droit à l’erreur, il sera dispensé de sanctions financières.
En principe, le contrôle consiste à vérifier toutes les contributions et les cotisations sociales exigibles durant les trois dernières années. A titre d’exemple, pour un contrôle URSSAF 2020, la vérification va porter sur les cotisations exigibles de 2017, 2018 et 2019. Toutefois, il est possible que la période de contrôle soit élargie sur 5 ans notamment si l’enquête porte sur un travail illégal ou dissimulé.
Dans le cadre d’un contrôle, l’inspecteur URSSAF étudie plusieurs points dont :
Le contrôle de l’URSSAF peut porter sur toute personne physique ou morale dès lors qu’elle emploie des salariés. Elle doit ainsi effectuer une déclaration sociale et s’acquitter des cotisations y afférentes. Société, travailleur indépendant, entreprise individuelle, association, assuré volontaire, particulier employeur ou encore professionnel de santé peuvent subir un contrôle.
Le contrôle URSSAF est effectué par un ou plusieurs inspecteurs agréés. Ils sont tenus au secret professionnel et sont autorisés à intervenir sur le sol français.
En tant qu’agent de contrôle, ces inspecteurs ont des droits :
Dès lors qu’une entreprise a été désignée pour être contrôlée, les contestations, les mensonges et les évitements sont considérés comme étant des obstacles empêchant la bonne marche du contrôle. En effet, l’obstacle au contrôle consiste en des omissions ou des actions dans le but d’empêcher ou de nuire aux opérations de contrôles URSSAF. Dans ce cas, l’employeur cotisant risque des pénalités financières.
Cependant, ce dernier peut refuser l’accès à son matériel informatique. Dans ce cas, il doit le faire savoir par écrit dans un délai de 15 jours après réception de l’avis du contrôle URSSAF. Il est également tenu de proposer une alternative. En revanche, il n’a pas le droit de s’opposer si l’agent de contrôle souhaite interroger ses salariés.
Le contrôle URSSAF peut prendre deux formes.
Il est réservé aux entreprises dont le nombre d’employés est limité à 10 au 31 décembre de l’année précédant le contrôle. Il se déroule comme suit :
Ce type de contrôle s’applique aux plus grosses entreprises. Il a lieu soit dans les locaux de l’entreprise soit dans ceux de son expert-comptable.
Dans certains cas, notamment lorsque les points à vérifier sont fastidieux, l’inspecteur peut utiliser l’échantillonnage et l’extrapolation à titre de méthode de contrôle. En d’autres termes, les vérifications sont faites sur une partie de la population totale jugée représentative. Les résultats font ensuite l’objet d’une extrapolation à l’ensemble de la population.
Un contrôle URSSAF se prépare à l’avance.
L’employeur cotisant doit fournir plusieurs documents dont :
En règle générale, l’inspecteur URSSAF peut demander à ce que tous les documents jugés nécessaires lors du contrôle lui soient communiqués. Autrement dit, l’employeur doit fournir toutes les pièces qui permettent de définir le taux et le montant des cotisations sociales. D’ailleurs, ce dernier est dans l’obligation de les garder pendant une durée minimum de 6 ans. Ces pièces peuvent être soit physiques soit dématérialisées.
En refusant de transmettre un document présentant un intérêt pour la vérification, le cotisant doit formuler un motif légitime à titre de justification. A défaut, il est possible que son refus soit considéré comme un obstacle au contrôle et peut conduire à une pénalité.
Outre les documents et pièces jugés nécessaires dans le cadre d’un contrôle URSSAF, il est conseillé de préparer plusieurs autres éléments :
Dans tous les cas, l’expert-comptable peut apporter son aide et son assistance tout au long de la procédure.
Concrètement, les procédures d’un contrôle URSSAF se déroulent en cinq étapes.
Le contrôleur URSSAF ne vient pas à l’improviste pour effectuer un contrôle inopiné. En effet, il n’est pas autorisé à se présenter sans prévenir. Sauf dans le cadre d’une suspicion de travail dissimulé où le contrôle URSSAF est inopiné, il doit au préalable informer l’employeur de l’organisation d’un contrôle au moyen d’un avis. Quelques règles encadrent cet avis de contrôle :
Le non-respect de ces quelques règles sur l’avis peut entraîner la nullité du redressement et du contrôle.
Durant le contrôle, le rôle de l’agent désigné consiste à examiner tous les documents qui lui ont été fournis afin de vérifier l’exactitude des rémunérations faisant l’objet de cotisation, des frais bénéficiant d’abattement et des montants ayant été payés à titre de cotisations. Il s’assure également que les mesures d’exonération de cotisations soient appliquées convenablement.
Pour les entreprises employant moins de 20 salariés, le contrôle URSSAF dure 3 mois au maximum. Pendant toute la durée des procédures, l’employeur est libre de se faire assister notamment par un avocat.
En cas d’irrégularités, les opérations de contrôle risquent d’être annulées.
A l’issue du contrôle, les responsables de l’entreprise et les inspecteurs organisent une réunion de clôture. Une fois les opérations de contrôle achevées, l’agent contrôleur adresse par voie postale une lettre d’observations à l’employeur cotisant. Celle-ci contient les conclusions du contrôle URSSAF. En cas de redressement, sa nature, son calcul et son montant doivent être précisés dans cette lettre. Elle doit ainsi préciser tous les chefs de redressement identifiés.
Le cotisant dispose ensuite d’un délai de 30 jours pour formuler une réponse aux observations. S’il est en désaccord avec un ou plusieurs éléments de la lettre d’observations, il est libre de faire part de sa contestation. Cependant, puisque les enjeux financiers sont importants, l’assistance d’un avocat spécialisé et d’un responsable paie est vivement recommandée.
L’agent de contrôle, de son côté, doit répondre à l’employeur et motiver sa réponse. S’il maintient sa décision de redressement, il doit transmettre un procès-verbal de contrôle à destination de l’URSSAF.
Le rapport de contrôle consiste en la décision finale de l’URSSAF. Les issues possibles sont au nombre de trois :
Si besoin, l’URSSAF peut être amené à adresser une mise en demeure afin de procéder au recouvrement des cotisations restées impayées. Le cotisant dispose ensuite d’un délai d’un mois pour procéder au règlement de cette somme.
Contester le redressement décidé à la suite d’un contrôle URSSAF est tout à fait possible. Les voies de recours sont les suivantes :
Dans un délai de 2 mois à partir de la réception de la mise en demeure, l’employeur peut saisir la CRA. Au-delà de ce délai, la décision devient définitive.
La présence du cotisant ou de son représentant lors de l’examen de son dossier n’est pas exigée. Dans sa décision, la commission précise les montants maintenus et ceux annulés. Elle indique également les modalités et le délai de recours. Par ailleurs, la procédure auprès de la CRA n’engendre aucun frais.
Contester la décision de la CRA reste possible dans un délai de 2 mois à partir de sa réception. Passé ce délai, elle devient définitive. La contestation peut être portée devant le pôle social du tribunal judiciaire.
Si la CRA n’a pas émis sa réponse dans les temps impartis, le cotisant a deux choix :
Il est cependant important de noter que toute procédure devant les tribunaux doit être précédé de la saisine de la Commission de Recours Amiable sous peine d’irrecevabilité.
L’inspecteur URSSAF vérifie souvent les remboursements de frais, les avantages en nature et les exonérations de charges sociales. Pour éviter un contrôle, mieux vaut être vigilant sur ces points.
Les sanctions sont souvent liées à plusieurs irrégularités :
Pour les éviter, il est fortement conseillé de rester rigoureux dans la gestion de l’activité.
