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Contrôle URSSAF

Contrôle URSSAF : on vous dit tout !

picto juriste qiiro
Rédigé par :

Sacha, juriste chez Qiiro

Temps de lecture :
6 min
Contrôle URSSAF
Contrôle URSSAF : demande d’arrangement avec l’employeur

Le contrôle URSSAF est une formalité administrative dont l’objet consiste à vérifier l’exactitude des cotisations sociales payées par l’employeur cotisant.

Contrôle URSSAF : demande d’arrangement avec l’employeur

Pourquoi un contrôle URSSAF ?

L’URSSAF ou l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales est chargée de procéder à la collecte des cotisations sociales des entreprises. De sa mission dépend la bonne marche de la Sécurité Sociale. Des contrôles réguliers sont ainsi nécessaires.

Une étape inévitable pour les entreprises

Si le contrôle fiscal se limite aux impôts et aux taxes, le contrôle URSSAF vérifie la régularité des paiements des cotisations sociales. Si celles-ci n’ont pas été correctement payées, des rectifications s’imposent. 

Un contrôle URSSAF ne signifie pas forcément que l’entreprise est suspectée d’irrégularités ou a fait l’objet d’une dénonciation. Il s’agit d’une étape incontournable surtout si elle est en phase de prendre de l’âge et que son chiffre d’affaires est en progression. 

Plusieurs facteurs conduisent à un contrôle

Certains facteurs peuvent entraîner un contrôle URSSAF : 

  • L’organisme a repéré des incohérences dans les déclarations de l’employeur l’entraînant à procéder à des vérifications, 
  • Un client de l’entreprise orientée B2B a fait l’objet d’un contrôle. Pour confronter les données, l’URSSAF peut être amenée à réclamer un contrôle sur l’entreprise, 
  • L’entreprise a fait l’objet d’un redressement fiscal. Cette situation peut conduire l’organisme à procéder à des vérifications sur les déclarations sociales. 
  • Une entreprise ou un auto-entrepreneur est suspecté de travail dissimulé par les agents de contrôle URSSAF,
  • A la suite d’une dénonciation d’un concurrent ou d’un salarié auprès des inspecteurs de contrôle URSSAF.
Contrôle URSSAF : demande d’arrangement avec l’employeur

Qui déclenche un contrôle URSSAF ?

Outre les facteurs qui peuvent amener les inspecteurs à initier un contrôle, il est aussi possible que l’employeur lui-même déclenche la procédure. En effet, il est autorisé à anticiper et à demander par lui-même à être contrôlé. Dans sa demande, il doit mentionner les points qu’il souhaite être vérifiés. 

En cas d’erreurs décelées durant le contrôle, l’employeur doit procéder à des régularisations en payant ce qu’il doit à l’URSSAF. Cependant, en réunissant les conditions lui permettant de bénéficier du droit à l’erreur, il sera dispensé de sanctions financières.

Que contrôle l’URSSAF ?

En principe, le contrôle consiste à vérifier toutes les contributions et les cotisations sociales exigibles durant les trois dernières années. A titre d’exemple, pour un contrôle URSSAF 2020, la vérification va porter sur les cotisations exigibles de 2017, 2018 et 2019. Toutefois, il est possible que la période de contrôle soit élargie sur 5 ans notamment si l’enquête porte sur un travail illégal ou dissimulé. 

Dans le cadre d’un contrôle, l’inspecteur URSSAF étudie plusieurs points dont : 

  • Le respect des règles de calcul ainsi que celles de paiement des cotisations sociales, 
  • Tout ce qui relève du juridique dont les accords d’épargne salariale, les statuts et le Kbis, 
  • Le respect des procédures légales en matière de licenciement ou de rupture de contrat de travail

Qui fait l’objet d’un contrôle URSSAF ?

Le contrôle de l’URSSAF peut porter sur toute personne physique ou morale dès lors qu’elle emploie des salariés. Elle doit ainsi effectuer une déclaration sociale et s’acquitter des cotisations y afférentes. Société, travailleur indépendant, entreprise individuelle, association, assuré volontaire, particulier employeur ou encore professionnel de santé peuvent subir un contrôle.

Qui procède au contrôle URSSAF ?

Le contrôle URSSAF est effectué par un ou plusieurs inspecteurs agréés. Ils sont tenus au secret professionnel et sont autorisés à intervenir sur le sol français. 

En tant qu’agent de contrôle, ces inspecteurs ont des droits : 

  • Avec l’accord du cotisant, ils peuvent accéder à ses documents dématérialisés,
  • Pour lui permettre de récolter toutes les informations utiles dans le cadre du contrôle, il est libre d’interroger les salariés et autres personnes qui perçoivent des rémunérations auprès de l’employeur. En revanche, il n’a pas le droit d’interroger les salariés d’un prestataire ou d’une autre société. Pour être valable, les auditions doivent se tenir dans les locaux de l’entreprise.
Contrôle URSSAF : demande d’arrangement avec l’employeur

Est-il possible de contester un contrôle URSSAF ?

Dès lors qu’une entreprise a été désignée pour être contrôlée, les contestations, les mensonges et les évitements sont considérés comme étant des obstacles empêchant la bonne marche du contrôle. En effet, l’obstacle au contrôle consiste en des omissions ou des actions dans le but d’empêcher ou de nuire aux opérations de contrôles URSSAF. Dans ce cas, l’employeur cotisant risque des pénalités financières.

Cependant, ce dernier peut refuser l’accès à son matériel informatique. Dans ce cas, il doit le faire savoir par écrit dans un délai de 15 jours après réception de l’avis du contrôle URSSAF. Il est également tenu de proposer une alternative. En revanche, il n’a pas le droit de s’opposer si l’agent de contrôle souhaite interroger ses salariés.

Où se passe le contrôle URSSAF ?

Le contrôle URSSAF peut prendre deux formes. 

Le contrôle URSSAF sur pièces

Il est réservé aux entreprises dont le nombre d’employés est limité à 10 au 31 décembre de l’année précédant le contrôle. Il se déroule comme suit : 

  • L’employeur est convoqué dans les locaux de l’URSSAF, 
  • Il est tenu d’apporter l’ensemble des pièces justificatives et de tous les autres documents jugés utiles lors de la vérification, 
  • Durant la durée du contrôle, sa présence n’est pas indispensable. 

Le contrôle URSSAF sur place

Ce type de contrôle s’applique aux plus grosses entreprises. Il a lieu soit dans les locaux de l’entreprise soit dans ceux de son expert-comptable. 

Dans certains cas, notamment lorsque les points à vérifier sont fastidieux, l’inspecteur peut utiliser l’échantillonnage et l’extrapolation à titre de méthode de contrôle. En d’autres termes, les vérifications sont faites sur une partie de la population totale jugée représentative. Les résultats font ensuite l’objet d’une extrapolation à l’ensemble de la population.

Que préparer pour un contrôle URSSAF ?

Un contrôle URSSAF se prépare à l’avance.

Les documents à communiquer

L’employeur cotisant doit fournir plusieurs documents dont : 

  • Les documents comptables, 
  • Les contrats de travail, 
  • Les bulletins de salaires, 
  • La déclaration sociale, 
  • Les factures, 
  • Les statuts, 
  • Les avis d’imposition. 

En règle générale, l’inspecteur URSSAF peut demander à ce que tous les documents jugés nécessaires lors du contrôle lui soient communiqués. Autrement dit, l’employeur doit fournir toutes les pièces qui permettent de définir le taux et le montant des cotisations sociales. D’ailleurs, ce dernier est dans l’obligation de les garder pendant une durée minimum de 6 ans. Ces pièces peuvent être soit physiques soit dématérialisées. 

En refusant de transmettre un document présentant un intérêt pour la vérification, le cotisant doit formuler un motif légitime à titre de justification. A défaut, il est possible que son refus soit considéré comme un obstacle au contrôle et peut conduire à une pénalité. 

Les éléments à préparer

Outre les documents et pièces jugés nécessaires dans le cadre d’un contrôle URSSAF, il est conseillé de préparer plusieurs autres éléments : 

  • La charte du cotisant contrôlé détaille les droits de l’employeur. Pour se préparer, mieux vaut la télécharger et la consulter. 
  • En cas de contrôle URSSAF sur place, l’inspecteur doit être accueilli dans de bonnes conditions. Une pièce accueillante lui sera réservée. Eventuellement, une personne pourra rester à sa disposition afin de répondre à toutes ses questions, 
  • L’employeur doit veiller au bon déroulement du contrôle. 

Dans tous les cas, l’expert-comptable peut apporter son aide et son assistance tout au long de la procédure.

Contrôle URSSAF comment ça se passe ?

Concrètement, les procédures d’un contrôle URSSAF se déroulent en cinq étapes.  

L’avis de contrôle

Le contrôleur URSSAF ne vient pas à l’improviste pour effectuer un contrôle inopiné. En effet, il n’est pas autorisé à se présenter sans prévenir. Sauf dans le cadre d’une suspicion de travail dissimulé où le contrôle URSSAF est inopiné, il doit au préalable informer l’employeur de l’organisation d’un contrôle au moyen d’un avis. Quelques règles encadrent cet avis de contrôle : 

  • Il doit être envoyé au moins dans les 15 jours avant la visite de l’inspecteur, 
  • Il doit contenir quelques mentions obligatoires dont l’information du cotisant sur l’existence d’une charte qu’il pourra consulter et son droit de bénéficier d’une assistance durant le contrôle, 
  • Il doit également lister les documents à communiquer et renseigner l’identité de l’inspecteur ainsi que la date du contrôle. 

Le non-respect de ces quelques règles sur l’avis peut entraîner la nullité du redressement et du contrôle. 

Le contrôle URSSAF en lui-même

Durant le contrôle, le rôle de l’agent désigné consiste à examiner tous les documents qui lui ont été fournis afin de vérifier l’exactitude des rémunérations faisant l’objet de cotisation, des frais bénéficiant d’abattement et des montants ayant été payés à titre de cotisations. Il s’assure également que les mesures d’exonération de cotisations soient appliquées convenablement. 

Pour les entreprises employant moins de 20 salariés, le contrôle URSSAF dure 3 mois au maximum. Pendant toute la durée des procédures, l’employeur est libre de se faire assister notamment par un avocat. 

En cas d’irrégularités, les opérations de contrôle risquent d’être annulées. 

La lettre d’observations

A l’issue du contrôle, les responsables de l’entreprise et les inspecteurs organisent une réunion de clôture. Une fois les opérations de contrôle achevées, l’agent contrôleur adresse par voie postale une lettre d’observations à l’employeur cotisant. Celle-ci contient les conclusions du contrôle URSSAF. En cas de redressement, sa nature, son calcul et son montant doivent être précisés dans cette lettre. Elle doit ainsi préciser tous les chefs de redressement identifiés. 

La période contradictoire

Le cotisant dispose ensuite d’un délai de 30 jours pour formuler une réponse aux observations. S’il est en désaccord avec un ou plusieurs éléments de la lettre d’observations, il est libre de faire part de sa contestation. Cependant, puisque les enjeux financiers sont importants, l’assistance d’un avocat spécialisé et d’un responsable paie est vivement recommandée. 

L’agent de contrôle, de son côté, doit répondre à l’employeur et motiver sa réponse. S’il maintient sa décision de redressement, il doit transmettre un procès-verbal de contrôle à destination de l’URSSAF. 

Le rapport de contrôle

Le rapport de contrôle consiste en la décision finale de l’URSSAF. Les issues possibles sont au nombre de trois : 

  • Aucun redressement ni autre mesure n’est requis si le cotisant a payé le montant exact, 
  • Le montant ayant été payé par le cotisant est beaucoup plus élevé à ce qu’il aurait dû verser. La conclusion du contrôle tend vers le versement d’un crédit à son profit, 
  • Un redressement est nécessaire. L’employeur doit procéder à des régularisations et payer la somme due.  

Si besoin, l’URSSAF peut être amené à adresser une mise en demeure afin de procéder au recouvrement des cotisations restées impayées. Le cotisant dispose ensuite d’un délai d’un mois pour procéder au règlement de cette somme.

Est-il possible de contester le redressement ?

Contester le redressement décidé à la suite d’un contrôle URSSAF est tout à fait possible. Les voies de recours sont les suivantes :  

La saisine de la Commission de Recours Amiable

Dans un délai de 2 mois à partir de la réception de la mise en demeure, l’employeur peut saisir la CRA. Au-delà de ce délai, la décision devient définitive. 

La présence du cotisant ou de son représentant lors de l’examen de son dossier n’est pas exigée. Dans sa décision, la commission précise les montants maintenus et ceux annulés. Elle indique également les modalités et le délai de recours. Par ailleurs, la procédure auprès de la CRA n’engendre aucun frais. 

La saisine du pôle social du tribunal judiciaire

Contester la décision de la CRA reste possible dans un délai de 2 mois à partir de sa réception. Passé ce délai, elle devient définitive. La contestation peut être portée devant le pôle social du tribunal judiciaire. 

Si la CRA n’a pas émis sa réponse dans les temps impartis, le cotisant a deux choix : 

  • Soit attendre la décision de la CRA et si besoin, la contester lors de sa réception devant le pôle social du tribunal de grande instance, 
  • Soit procéder directement à la saisine du pôle social du tribunal judiciaire. 

Il est cependant important de noter que toute procédure devant les tribunaux doit être précédé de la saisine de la Commission de Recours Amiable sous peine d’irrecevabilité. 

Comment faire pour éviter un contrôle URSSAF ?

L’inspecteur URSSAF vérifie souvent les remboursements de frais, les avantages en nature et les exonérations de charges sociales. Pour éviter un contrôle, mieux vaut être vigilant sur ces points. 

Les sanctions sont souvent liées à plusieurs irrégularités : 

  • Une absence ou un retard d’immatriculation, 
  • Un retard ou un défaut de déclarations sociales, 
  • Des cotisations sociales non payées dans les temps. 

Pour les éviter, il est fortement conseillé de rester rigoureux dans la gestion de l’activité.

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