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La participation aux frais de transport

La participation aux frais de transport

bon à savoir
Toutes les entreprises ont l'obligation de rembourser une partie des frais de transport public exposés par leurs salariés pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail. Pour ces trajets, les employeurs ont la faculté de prendre en charge tout ou partie des frais de transport personnels engagés. par les salariés.

La prise en charge des frais de transport public

La prise en charge des frais de transport pour les trajets domicile-lieu de travail est obligatoire pour l'employeur dès lors que certaines conditions sont remplies :

  • Les salariés utilisent les transports en commun ou bien un service public de location de vélos ;
  • Les salariés achètent des titres d'abonnement.
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L'employeur qui ne respecte pas son obligation s'expose à une amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe.

Le montant du remboursement des frais de transport public

Le montant du remboursement est de 50% des titres de transport achetés sur la base du tarif de 2ème classe. La prise en charge concerne les titres de transport qui sont nécessaires pour accomplir le trajet de la résidence habituelle du salarié jusqu'à son lieu de travail dans le temps le plus court. 

Pour les salariés à temps partiel, si la durée hebdomadaire du travail est égale ou supérieure à 17,5h, alors la prise en charge est la même que pour les salariés à temps plein. À défaut, elle est calculée au prorata. 

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Les dispositions de votre convention collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorable en matière de remboursement des frais de transport.
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Les modalités de remboursement des frais de transport public

Le remboursement doit être effectué au plus tard à la fin du mois suivant le mois de validité des titres.

La prise en charge des titres à validité annuelle est répartie mensuellement pendant la période d'utilisation. Elle est subordonnée par la remise ou la présentation des titres par le salariés. 

Les titres en question doivent permettre d'identifier le titulaire.

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Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport public

Le montant de la prise en charge des frais de transport public doit impérativement apparaître sur le bulletin de paie.

Elle est exonérée de charges sociales même en cas d'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Elle est exonérée d'impôt sur le revenu.

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Qiiro vous renseigne sur les possibilités de l'employeur d'aller au-delà de son obligation légale sans remettre en cause l'exonération sociale.
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La prise en charge des frais de transport personnel

L'employeur a la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou d'alimentation électrique) engagés par les salariés pour leurs trajet entre leurs résidence habituelle et leur lieu de travail. Cette prise en charge n'est cependant pas obligatoire.

Elle concerne les salariés contraints d'utiliser leur véhicule personnel :

  • Soit parce que leur résidence habituelle ou leur lieu de travail n'est pas situé dans une zone couverte par les transports publics ;
  • Soit parce que l'utilisation de leur véhicule personnel est indispensable au regard des horaires de travail qui ne permettent pas d'utiliser les transports publics.

La prise en charge doit être faite pour l'ensemble des salariés qui peut y prétendre selon les mêmes modalités. La prise en charge varie en fonction de la distance entre la résidence habituelle du salarié et son lieu de travail. 

Elle ne peut toutefois pas être cumulée avec le remboursement obligatoire des frais de transport public et ne concerne pas les salariés qui bénéficient d'un véhicule de fonction ou encore les salariés dont le transport est gratuitement assuré par l'employeur.

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Ce dispositif peut être combiné avec la prise en charge de frais kilométriques dans certaines limites.
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Les modalités de prise en charge des frais de transport personnel

La prise en charge des frais de transport personnel peut résulter soit d'une décision unilatérale de l'employeur prise après consultation des représentants du personnel (CSE), soit par la conclusion d'un accord d'entreprise.

L'employeur doit disposer des éléments qui justifient cette prise en charge. 

En ce qui concerne les salariés à temps partiel, la prise en charge est calculée au prorata dans les mêmes conditions que pour les transports publics.

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Qiiro vous renseigne sur les éléments justificatifs à produire pour cette prise en charge.
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Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport personnel

La prise en charge est exonérées de charges sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par salarié et par an (sauf dans le cas de l'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels). 

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La prise en charge des frais de carburant n'est pas exonérée de charges sociales lorsqu'elle n'est pas versée à l'ensemble des salariés qui remplissent les conditions.

La prise en charge des frais de vélo et de covoiturage

L'employeur a la possibilité de rembourser les frais engagés par ses salariés pour leurs déplacements à vélo entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Cette prise en charge prend la forme d'une indemnité kilométrique de 0,25 €/km. 

Elle est mis en oeuvre dans les mêmes conditions que pour les frais de carburant. Elle est exonérée de charges sociales et d'impôts dans la limite de 200 € par salarié et par an. Pour apprécier cette limite, il faut cumuler les frais de carburant éventuellement pris en charge.

Depuis le 1er janvier 2019, les employeurs ont la possibilité de prendre en charge les frais engagés par leurs salariés en tant que passagers en covoiturage (toujours sur le même principe et dans les mêmes limites).

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