La prise en charge des frais de transport pour les trajets domicile-lieu de travail est obligatoire pour l'employeur dès lors que certaines conditions sont remplies :
Le montant du remboursement est de 50% des titres de transport achetés sur la base du tarif de 2ème classe. La prise en charge concerne les titres de transport qui sont nécessaires pour accomplir le trajet de la résidence habituelle du salarié jusqu'à son lieu de travail dans le temps le plus court.
Pour les salariés à temps partiel, si la durée hebdomadaire du travail est égale ou supérieure à 17,5h, alors la prise en charge est la même que pour les salariés à temps plein. À défaut, elle est calculée au prorata.
Le remboursement doit être effectué au plus tard à la fin du mois suivant le mois de validité des titres.
La prise en charge des titres à validité annuelle est répartie mensuellement pendant la période d'utilisation. Elle est subordonnée par la remise ou la présentation des titres par le salariés.
Les titres en question doivent permettre d'identifier le titulaire.
Le montant de la prise en charge des frais de transport public doit impérativement apparaître sur le bulletin de paie.
Elle est exonérée de charges sociales même en cas d'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Elle est exonérée d'impôt sur le revenu.
L'employeur a la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou d'alimentation électrique) engagés par les salariés pour leurs trajet entre leurs résidence habituelle et leur lieu de travail. Cette prise en charge n'est cependant pas obligatoire.
Elle concerne les salariés contraints d'utiliser leur véhicule personnel :
La prise en charge doit être faite pour l'ensemble des salariés qui peut y prétendre selon les mêmes modalités. La prise en charge varie en fonction de la distance entre la résidence habituelle du salarié et son lieu de travail.
Elle ne peut toutefois pas être cumulée avec le remboursement obligatoire des frais de transport public et ne concerne pas les salariés qui bénéficient d'un véhicule de fonction ou encore les salariés dont le transport est gratuitement assuré par l'employeur.
La prise en charge des frais de transport personnel peut résulter soit d'une décision unilatérale de l'employeur prise après consultation des représentants du personnel (CSE), soit par la conclusion d'un accord d'entreprise.
L'employeur doit disposer des éléments qui justifient cette prise en charge.
En ce qui concerne les salariés à temps partiel, la prise en charge est calculée au prorata dans les mêmes conditions que pour les transports publics.
La prise en charge est exonérées de charges sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par salarié et par an (sauf dans le cas de l'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels).
L'employeur a la possibilité de rembourser les frais engagés par ses salariés pour leurs déplacements à vélo entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Cette prise en charge prend la forme d'une indemnité kilométrique de 0,25 €/km.
Elle est mis en oeuvre dans les mêmes conditions que pour les frais de carburant. Elle est exonérée de charges sociales et d'impôts dans la limite de 200 € par salarié et par an. Pour apprécier cette limite, il faut cumuler les frais de carburant éventuellement pris en charge.
Depuis le 1er janvier 2019, les employeurs ont la possibilité de prendre en charge les frais engagés par leurs salariés en tant que passagers en covoiturage (toujours sur le même principe et dans les mêmes limites).
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