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La participation aux frais de transport

La participation aux frais de transport

bon à savoir
Toutes les entreprises ont l'obligation de rembourser une partie des frais de transport public exposés par leurs salariés pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail. Pour ces trajets, les employeurs ont la faculté de prendre en charge tout ou partie des frais de transport personnels engagés. par les salariés.

La prise en charge des frais de transport public

La prise en charge des frais de transport pour les trajets domicile-lieu de travail est obligatoire pour l'employeur dès lors que certaines conditions sont remplies :

  • Les salariés utilisent les transports en commun ou bien un service public de location de vélos ;
  • Les salariés achètent des titres d'abonnement.
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L'employeur qui ne respecte pas son obligation s'expose à une amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe.

Le montant du remboursement des frais de transport public

Le montant du remboursement est de 50% des titres de transport achetés sur la base du tarif de 2ème classe. La prise en charge concerne les titres de transport qui sont nécessaires pour accomplir le trajet de la résidence habituelle du salarié jusqu'à son lieu de travail dans le temps le plus court. 

Pour les salariés à temps partiel, si la durée hebdomadaire du travail est égale ou supérieure à 17,5h, alors la prise en charge est la même que pour les salariés à temps plein. À défaut, elle est calculée au prorata. 

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Les dispositions de votre convention collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorable en matière de remboursement des frais de transport.
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Les modalités de remboursement des frais de transport public

Le remboursement doit être effectué au plus tard à la fin du mois suivant le mois de validité des titres.

La prise en charge des titres à validité annuelle est répartie mensuellement pendant la période d'utilisation. Elle est subordonnée par la remise ou la présentation des titres par le salariés. 

Les titres en question doivent permettre d'identifier le titulaire.

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Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport public

Le montant de la prise en charge des frais de transport public doit impérativement apparaître sur le bulletin de paie.

Elle est exonérée de charges sociales même en cas d'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Elle est exonérée d'impôt sur le revenu.

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Qiiro vous renseigne sur les possibilités de l'employeur d'aller au-delà de son obligation légale sans remettre en cause l'exonération sociale.
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La prise en charge des frais de transport personnel

L'employeur a la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou d'alimentation électrique) engagés par les salariés pour leurs trajet entre leurs résidence habituelle et leur lieu de travail. Cette prise en charge n'est cependant pas obligatoire.

Elle concerne les salariés contraints d'utiliser leur véhicule personnel :

  • Soit parce que leur résidence habituelle ou leur lieu de travail n'est pas situé dans une zone couverte par les transports publics ;
  • Soit parce que l'utilisation de leur véhicule personnel est indispensable au regard des horaires de travail qui ne permettent pas d'utiliser les transports publics.

La prise en charge doit être faite pour l'ensemble des salariés qui peut y prétendre selon les mêmes modalités. La prise en charge varie en fonction de la distance entre la résidence habituelle du salarié et son lieu de travail. 

Pour les salariés à temps partiel, il est effectué une proratisation dans les mêmes conditions que pour les transports publics.

Elle ne peut toutefois pas être cumulée avec le remboursement obligatoire des frais de transport public ni avec l'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour les frais professionnels et ne concerne pas les salariés qui bénéficient d'un véhicule de fonction ou encore les salariés dont le transport est gratuitement assuré par l'employeur.

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Ce dispositif peut être combiné avec la prise en charge de frais kilométriques dans certaines limites.
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Le forfait mobilités durables

Depuis le 11 mai 2020, l'employeur a la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais de déplacement domicile jusqu'au lieu de travail engagés par les salariés sous la forme d'un "forfait mobilités durables". 

Ce forfait mobilités durables concernent quelques moyens de transports seulement. Il s'agit :

  • du covoiturage (en tant que conducteur ou passager) ;
  • du cycle peronnel (mécanique ou à assistance) ;
  • des transports publics de personnes (hors frais d'abonnement qui relèvent de la prise en charge obligatoire de 50%) ;
  • des services de mobilité partagée (ex : location de cyclomoteurs, autopartage de véhicule électriques, etc.).
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L'employeur doit demander au salarié un justificatif d'utilisation des moyens de déplacements concernés chaque année.
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Les modalités de prise en charge des frais de transport personnel

Le montant, les modalités et les critères d'attribution de prise en charge des frais de transport personnel sont fixés par accord d'entreprise ou à défaut par accord de branche. À défaut d'un tel accord, la prise en charge des frais de transport personnel peut résulter soit d'une décision unilatérale de l'employeur prise après consultation du CSE (s'il existe).

L'employeur doit disposer des éléments qui justifient cette prise en charge. 

En ce qui concerne les salariés à temps partiel, la prise en charge est calculée au prorata dans les mêmes conditions que pour les transports publics.

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Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport personnel

La prise en charge par l'employeur des frais de carburant et forfait mobilités durables est exonérée de charges sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 400 € par salarié et par an dont 200 € maximum pour les frais de carburant.

Lorsque la prise en charge du forfait mobilités durables se cumule avec la prise en charge de frais de transport collectif, l'avantage qui résulte de ces deux charges ne peut pas dépasser 400 € par an ou bien le montant de la prise en charge des transports en commun si elle excède déjà ce montant.

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Le forfait mobilités durables remplace l'indemnité kilométrique vélo.
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