La participation aux frais de transport

Tout savoir sur la participation aux frais de transport par l’employeur

Contenu rédigé par nos juristes
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Vous souhaitez mettre en place une participation aux frais de transport dans votre entreprise mais ne savez pas exactement ce que cela implique 🚎 ? Ou vous êtes salarié et vous souhaitez demander à votre employeur la participation à vos frais de transports ? Vous ignorez qu’est ce qui est pris en charge et qu’est ce qui ne l’est pas ? 🤔

Pas de panique 😨, votre juriste augmenté Qiiro est là pour répondre à toutes vos questions.🧠

👉Venez découvrir nos fiches et aides pratiques afin de tout savoir sur la participation aux frais de transports par l’employeur 🤗!

Contrat de travail clause de prise en charge des frais du véhicule

La prise en charge des frais de transport public

Il y a une obligation inévitable et imposée par le Code du travail, celle de la prise en charge des frais de transport pour les trajets domicile-lieu de travail.

En effet, elle est obligatoire pour l'employeur dès lors que certaines conditions sont remplies selon l’article L3261-2 du Code du travail 📕:

  • Les salariés utilisent les transports en commun ou bien un service public de location de vélos 🚲
  • Les salariés achètent des titres d'abonnement🏷 .

⚠️Attention à la sanction en cas de non respect de cette obligation par l’employeur : L'employeur qui ne respecte pas son obligation s'expose à une amende 💶 prévue pour les contraventions de la 4ème classe.
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Le montant du remboursement des frais de transport public

Le montant du remboursement est de 50% des titres de transport achetés sur la base du tarif de 2ème classe, et ce, en vertu de l’article R3261-1 du Code du travail. 📕

La prise en charge concerne les titres de transport qui sont nécessaires pour accomplir le trajet de la résidence habituelle 🏡 du salarié jusqu'à son lieu de travail dans le temps le plus court. 

🛎️ A noter : Pour les salariés à temps partiel, si la durée hebdomadaire du travail est égale ou supérieure à 17,5h, alors la prise en charge est la même que pour les salariés à temps plein. À défaut, elle est calculée au prorata. 

💡Bon à savoir : Les dispositions de votre convention collective peuvent prévoir des dispositions plus favorables en matière de remboursement des frais de transport.
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Les modalités de remboursement des frais de transport public

Le remboursement doit être effectué au plus tard à la fin du mois suivant le mois de validité des titres.❗

La prise en charge des titres à validité annuelle est répartie mensuellement pendant la période d'utilisation. 

👉Elle est subordonnée par la remise ou la présentation des titres par le salarié. 

🛎️ A noter : Il est indispensable que les titres en question doivent permettre d'identifier le titulaire 💁.

Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport public

Le montant de la prise en charge des frais de transport public doit impérativement apparaître sur le bulletin de paie 🔖 .

Dans ce cas, elle est exonérée de charges sociales même en cas d'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Elle est exonérée d'impôt sur le revenu.

📢Qiiro vous renseigne sur les possibilités de l'employeur d'aller au-delà de son obligation légale sans remettre en cause l'exonération sociale.

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La prise en charge des frais de transport personnel

L’employeur a également la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou d'alimentation électrique) engagés par les salariés pour leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail d’après l’article L3261-3 du Code du travail.📕

Cette prise en charge n'est cependant pas obligatoire.

Elle concerne les salariés contraints d'utiliser leur véhicule personnel :

  • Soit parce que leur résidence habituelle ou leur lieu de travail n'est pas situé dans une zone couverte par les transports publics ;
  • Soit parce que l'utilisation de leur véhicule personnel est indispensable au regard des horaires de travail qui ne permettent pas d'utiliser les transports publics.

La prise en charge doit être faite pour l'ensemble des salariés qui peut y prétendre selon les mêmes modalités. La prise en charge varie en fonction de la distance entre la résidence habituelle du salarié et son lieu de travail. 

Pour les salariés à temps partiel, il est effectué une proratisation dans les mêmes conditions que pour les transports publics.

⚠️Elle ne peut toutefois pas être cumulée avec le remboursement obligatoire des frais de transport public ni avec l'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour les frais professionnels et ne concerne pas les salariés qui bénéficient d'un véhicule de fonction ou encore les salariés dont le transport est gratuitement assuré par l'employeur.

ℹ️ Le mot d'information : Ce dispositif peut être combiné avec la prise en charge de frais kilométriques dans certaines limites.
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Le forfait mobilités durables

👉Afin de promouvoir des moyens de transport plus écologiques, le forfait mobilités durables permet aux employeurs d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer les trajets entre le domicile et le lieu de travail.

À l'instar de la loi mobilités, pour des transports quotidiens plus faciles, moins coûteux et plus écologiques, le décret du 9 mai 2020 met en place le « forfait mobilités durables ».

Depuis l’entrée en vigueur du décret, l'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de déplacement résidence habituelle jusqu'au lieu de travail sous la forme d'un “ forfait mobilités durables". 

Ce forfait mobilités durables concernent seulement quelques moyens de transport. 

Il s'agit ⤵️:

  • du covoiturage (qu’on soit conducteur ou passager) ;
  • du cycle personnel (mécanique ou à assistance) ;
  • des transports publics (hors frais d'abonnement qui relèvent de la prise en charge obligatoire de 50%) ;
  • des services de mobilité partagée (location de cyclomoteurs)

Le forfait est exonéré d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales dans la limite ⤵️ :

  • - de 500 € par personne pour la période du 1er janvier au 24 août 2021 (dont 200 € au maximum de frais de carburant) ;
  •  
  • - de 600 € euros, depuis le 25 août 2021, en cas de cumul du forfait mobilités durables et de la prise en charge par l'employeur de l'abonnement de transport en commun.

En somme, 5 bonnes raisons de demander le forfait mobilités durables à votre employeur ⤵️: 

  • augmenter votre pouvoir d’achat 💶
  • préserver la planète 🏞 (121 millions de tonnes de CO2 ont été émises par le secteur des transports en 2018. La voiture est responsable de 54 % de ces émissions)
  • garder la forme 🏋
  • raccourcir votre temps de trajet 🕛
  • emprunter toujours des modes de transport les plus adaptés. 🚅
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Les modalités de prise en charge des frais de transport personnel

🗣️ Le montant, les modalités et les critères d'attribution de prise en charge des frais de transport personnel sont fixés par accord d'entreprise ou à défaut par accord de branche. 

À défaut d'un tel accord, la prise en charge des frais de transport personnel peut résulter soit d'une décision unilatérale de l'employeur prise après consultation du CSE (s'il en existe un au sein de l’entreprise).

En ce qui concerne les salariés à temps partiel, la prise en charge est calculée au prorata dans les mêmes conditions que pour les transports publics.

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Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport personnel

La prise en charge par l'employeur des frais de carburant et du “forfait mobilités durables” est exonérée de charges sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 400 € par salarié et par an dont 200 € maximum pour les frais de carburant.

Quand la prise en charge du “forfait mobilités durables” se cumule avec la prise en charge de frais de transport collectif, l'avantage qui résulte de ces deux charges ne peut pas dépasser 400 € par an.

ℹ️Le mot d'informations : Le forfait mobilités durables remplace l'indemnité kilométrique vélo.

Qiiro vous propose un modèle de contrat de travail incluant une clause de prise en charge des frais du véhicule

Attention aux règles de cumul  :

🔔Ce qu'il faut retenir : l’exonération de cotisations et contributions de Sécurité sociale du “forfait mobilités durables” ne se cumule pas avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. 

🚨En cas d’application de la déduction spécifique pour frais professionnels, le forfait mobilités durables doit être intégré dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

En revanche, le “forfait mobilités durables” peut se cumuler avec la prise en charge par l’employeur des frais de transports publics.✅

Lorsqu'un salarié cumule “forfait mobilités durables” et prise en charge du coût des transports publics, l’exonération s’applique dans la limite de 600 € ou dans la limite du montant de la prise en charge obligatoire s’il est plus élevé (s'il est supérieur à 600 €).

La limite annuelle de 600 € s’applique aux sommes versées sur l’année 2021.

Le “forfait mobilités durables” peut également se cumuler avec la prise en charge facultative des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, dans la limite globale de 500 € par an.✅

 

En route moussaillon ⛵️, vous savez désormais toutes les informations nécessaires sur la participation aux frais de transport par l’employeur. 

Au besoin, QiiRO propose un service juridique qui vous permet un accès à notre équipe de juristes pour répondre à vos questions et vous aider dans vos démarches ! Pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter par mail 📧, chat 💬  ou téléphone📱 !

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Deux personnes côte à côte. À gauche, Monsieur QiiRO tenant une tablette numérique dans la main et à sa droite il y a Madame QiiRO tenant un téléphone dans sa main gauche.
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