Lorsqu'un salarié justifie avoir exposé des frais, pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise, il peut demander à être remboursé (l'employeur doit lui accorder lorsque le salarié a correctement justifié ses frais).
Lorsque ces frais répondent à certaines conditions (exposés pour le besoin de l'activité professionnelle, dans l'intérêt de l'entreprise et que la réalité de la dépense est justifiée), ils sont exonérés de cotisations sociales.
Les frais professionnels sont susceptibles d'indemnisation.
Cette indemnisation peut prendre deux formes : soit par le remboursement des dépenses réellement engagées parle salarié sur fourniture de justificatifs, soit par le versement d’allocations forfaitaires.
C'est l’administration qui fixe le montant des indemnités forfaitaires pour différentes catégories de frais professionnels.
Lorsque l'allocation versée par l’employeur est inférieure au barème de l’administration, on considère qu'elle a été utilisée conformément à son objet. Par voie de conséquence, elle est exclue des cotisations sociales.
Lorsque l’allocation versée par l’employeur est supérieure au barème de l’administration, l’intégralité de l’allocation versée ne pourra être exonérée de cotisations sociales que si l’employeur fournit les justificatifs. le différentiel devra être réintégré dans l’assiette des cotisations dans le cas où la situation de frais professionnels est établie mais que l’employeur ne fournit pas de justificatifs.
Il convient de noter que certaines professions bénéficient d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels qui permet de réduire l’assiette des cotisations sociales (10 % pour les ouvriers du bâtiment, 30 %pour les VRP, etc.).
L’employeur peut choisir ou non d'appliquer la déduction forfaitaire spécifique. Pour cela, il doit recueillir l'accord écrit du salarié (sauf en cas d’existence d’un accord collectif).
Dans ce cas, l'employeur doit réintégrer les frais professionnels dans la base des cotisations sociales avant de pratiquer la déduction forfaitaire spécifique.
En cas de déplacement professionnel, le salarié peut être obligé de prendre son repas au restaurant. Dans ce cas, ses frais de repas sont exonérés de cotisation (dans la limite de 19 € par repas) sans qu'il soit nécessaire à l'employeur de fournir un justificatif.
L'employeur peut privilégier un remboursement en fonction des dépenses que le salarié a effectivement engagées (sur justificatif).
Il est à noter que le remboursement de frais professionnels de repas ne peut se cumuler avec l’attribution de titre restaurant pour le même repas.
L’indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations sociales lorsque le salarié qui est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles.
Cette indemnité forfaitaire connait des limites, fixées directement par le barème kilométrique de l'administration fiscale. Il convient de présenter la preuve des kilomètres parcourus.
Les mandataires sociaux bénéficient de ces dispositions.
Lorsqu'un salarié ne peut regagner chaque jour son domicile à cause des conditions de travail, il est placé sous le régime du grand déplacement.
Pour cela, 2 conditions doivent être réunies : la distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail doit être supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) et les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).
Les frais de repas et de logement (comprenant le petit-déjeuner) font l'objet d'un barème.
Le barème distingue trois types de déplacements :
Concernant le logement, le barème distingue les déplacements à Paris et petite couronne, et ceux dans les autres départements.
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