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La quittance de loyer est un document par lequel le bailleur atteste avoir reçu le paiement du loyer de la part du locataire.
❗Attention : Il ne faut pas confondre une quittance du loyer avec un avis d’échéance ou appel de loyer qui sert à rappeler au locataire qu’il est redevable du loyer.
La quittance de loyer est également un document qui peut être utilisée lors de démarches administratives comme justificatif de domicile / attestation de loyer ou d’hébergement. Utilisée comme justificatif de domicile, le locataire peut alors prouver qu’il habite à l’adresse indiquée et qu’il remplit bien la condition de résidence en France ou dans la commune concernée.
Dans ce cas, la quittance de loyer doit avoir été rédigée par un agent immobilier ou organisme social.
❗Attention : une quittance de loyer rédigée par un particulier ne peut pas être utilisée comme justificatif de domicile.
Par exemple, la quittance de loyer est obligatoirement demandée pour réaliser certaines démarches auprès de la CAF telles que pour obtenir les allocations ou des aides au logement.
Également, lors de la constitution du dossier en vue de louer un logement, le propriétaire bailleur exige systématiquement du candidat locataire et de son éventuelle caution plusieurs documents afin de s’assurer de la solvabilité de ce dernier. Parmi ces documents, il peut être exigé du candidat locataire les trois dernières quittances de loyer du logement qu'il a occupé ou, à défaut, l'attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges.
La demande de quittance de loyer peut concerner indifféremment tous les types de locataires. Il peut s’agir d’étudiants, de locataires dans un logement privé ou public, recevant des aides ou non, etc.
La demande peut également concerner tous types de logements : maison, appartement, studio, garage, etc.
La délivrance d’une quittance de loyer n’est pas obligatoire. Le bailleur doit l’envoyer uniquement si le locataire en fait la demande.
Pour faire une demande de quittance de loyer, le locataire doit adresser une lettre au bailleur ou à son mandataire en précisant le ou les mois pour le(s)quel(s) il souhaite recevoir une quittance.
Dans la pratique cependant la plupart des bailleurs envoie chaque mois une quittance de loyer à leurs locataires. Lorsque la quittance est automatiquement remise au locataire tous les mois par le bailleur, celle-ci peut être remise à des dates différentes.
Souvent, il arrive que la quittance de loyer soit adressée en même temps que l’avis d’échéance du prochain mois.
Si le locataire la demande et que le bailleur la lui délivre, alors le locataire possède la preuve qu’il a bien payé son loyer.
Même s’il a quitté le logement, le locataire est en droit de réclamer au bailleur une quittance de loyer pour tous les mois qu’il a passé dans le logement.
La quittance de loyer n’est pas une lettre au contenu très long. Elle doit cependant contenir un certain nombre d’informations afin d’être juridiquement valable et conforme.
Il n’existe aucun formulaire légal sur lequel se baser pour rédiger une quittance de loyer. Il peut s’agir d’une simple lettre écrite sur papier libre. Pour rédiger une quittance de loyer, le bailleur peut se fonder sur notre modèle de quittance de loyer.
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Comment remplir une quittance de loyer ? Certaines mentions obligatoires doivent figurer dans le texte.
Une quittance de loyer doit impérativement comporter les informations suivantes :
Attention : La mention concernant le montant du loyer mensuel et celle concernant les provisions / charges locatives doivent être précisées dans la lettre de quittance de loyer de façon bien distincte (une ligne par élément).
Il est en outre recommandé de préciser que la quittance de loyer ne libère l’occupant que pour la période indiquée et qu’elle annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment en cas de paiement partiel du loyer ou des charges locatives.
De même, il est également recommandé de préciser que la quittance de loyer n’est pas libératoire des loyers ou indemnités d’occupation antérieurs impayés.
Lorsque le locataire en a fait la demande au bailleur, celui-ci doit envoyer une quittance de loyer.
La quittance de loyer peut être envoyée par courrier postal. Il est également possible, depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, d’envoyer la quittance de loyer par voie dématérialisée (par mail) si le locataire est d’accord ou si le contrat de bail contient une clause de communication électronique.
La loi ne prévoit pas de délai à respecter quant à l’envoi de la quittance de loyer. Il est cependant recommandé d’envoyer la quittance dans les jours qui suivent le paiement du loyer ou la demande de délivrance de quittance de loyer.
Bon à savoir : Quel que soit le mode d’envoi choisi, la loi prévoit que la délivrance d’une quittance de loyer doit être une démarche entièrement gratuite pour le locataire (article 21 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989).
Le bailleur ne peut donc en aucun cas facturer au locataire des frais de gestion lié à la quittance ou des frais d’expédition.
Une clause dans le contrat de bail qui ferait supporter au locataire des frais d’envoi de la quittance de loyer est abusive et donc considérée comme nulle.
Il est possible que le locataire ne s’acquitte que partiellement ou pas du tout du loyer et des charges locatives.
En cas de non paiement du loyer et des charges
Dans le cas où le locataire ne s’acquitte pas du loyer et des charges locatives, le bailleur n’est pas obligé de lui remettre une quittance de loyer.
En cas de paiement partiel du loyer et des charges
De même, dans le cas où le locataire ne s’acquitte que d’une partie du loyer ou des charges locatives, c’est-à-dire en cas de paiement partiel, le bailleur n’est pas obligé de lui remettre une quittance de loyer.
Il peut cependant lui remettre un reçu attestant des sommes versées par le locataire.
Après le départ du locataire du logement, il est recommandé de conserver les quittances de loyer pendant 3 ans. Il en va de même du contrat de bail et de l’état des lieux.
Ce délai de 3 ans est le délai défini par la loi au delà duquel toute action en justice est prescrite (article 7-1 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989) .
Les quittances des loyers pourront servir de preuve du paiement du loyer en cas de litiges entre le bailleur et le locataire.
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