Modèle formulaire demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des salariés

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des salariés sert à se conformer à l’article 6, 1, a du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des travailleurs est rédigé par la délégation du personnel au sein du CSE. 

Dans la pratique, c’est le ou la délégué(e) à la protection des données personnelles qui rédige ce courrier.

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des travailleurs doit obligatoirement contenir : 

• Le ou le(s) donnée(s) personnelle(s) demandée(s) par la délégation du personnel au sein du CSE ;
• Le consentement du travailleur pour que ce(s) donnée(s) personnelle(s) soi(en)t collectée(s) et traitée(s) par la délégation du personnel au sein du CSE ;
• L'identité et les coordonnées de l’organisme qui collecte les données ;
• Les finalités de la collecte des données ;
• La base légale sur laquelle repose le traitement des données ;
• Le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et les conséquences pour la personne en cas de non-fourniture des données ;
• Les destinataires ou catégories de destinataires des données ;
• La durée de conservation des données ;
• L'existence des droits des personnes concernées ainsi que les moyens de les exercer ;
• Les coordonnées du délégué à la protection des données de l’organisme, s’il a été désigné, ou d’un point de contact sur les questions de protection des données personnelles ;
• Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ; 
• La date et le lieu de signature du document ; 
• La signature du travailleur concerné par la collecte et le traitement des données personnelles.

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des travailleurs doit être rédigé dès que la délégation du personnel au sein du comité social et économique est élue et qu’un délégué à la protection des données est désigné.

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des travailleurs doit être envoyé aux travailleurs de l’entreprise dès lors que le CSE au sein de l’entreprise ou de l’établissement souhaite collecter certaines données facultatives les concernant. 

Il s’agit principalement des informations de contact des travailleurs (adresse postale, adresse courriel, et numéro de téléphone). En effet, ces informations ne servent pas à l'exécution d’obligations contractuelles ou légales, elles ne sont ni nécessaires à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique, ni nécessaires à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique, et elles ne sont pas nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le CSE. Il faut donc le consentement des travailleurs pour que le CSE puisse les collecter et les traiter.

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des travailleurs est, en principe, toujours remis en mains propres au travailleur concerné contre récépissé car, à ce stade, le CSE n’a pas encore obtenu le consentement du travailleur pour lui écrire par courriel ou par voie postale. 

Par exception, avec l’accord de l’employeur, et à condition que les travailleurs soient informés de leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation du traitement des données personnelles, et qu’ils puissent se retirer de la liste de diffusion, le formulaire pourrait être envoyé sur les adresses courriels professionnelles des travailleurs.

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des travailleurs, à savoir “les salariés, y compris temporaires, et les stagiaires, ainsi que toute personne placée à quelque titre que ce soit sous l'autorité de l'employeur” (C. trav., art. L. 4111-5). 

En effet, le CSE pourrait être amené à porter les réclamations individuelles ou collectives de toutes ces personnes, dans le cadre de ses prérogatives (notamment en matière de santé, sécurité et conditions de travail).

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des travailleurs doit être mis à jour à chaque fois que l’une des informations obligatoires ayant une incidence sur les droits du travailleur change (identité et les coordonnées de l’organisme qui collecte les données, finalités de la collecte des données, base légale sur laquelle repose le traitement des données, caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquences pour la personne en cas de non-fourniture des données, destinataires ou catégories de destinataires des données, durée de conservation des donnée, existence des droits des personnes concernées ainsi que les moyens de les exercer, coordonnées du délégué à la protection des données de l’organisme, droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL).

Le formulaire de demande de consentement à la collecte et au stockage de données personnelles des travailleurs doit également être mis à jour et renvoyé au travailleur pour signature dès lors que la délai de conservation et de stockage des données personnelles a expiré.