Rédiger l’ordre du jour des réunions CSE est une étape primordiale pour les CSE d’entreprises ayant un effectif d’au moins 50 salariés. C’est le secrétaire CSE qui doit mener cette mission conjointement avec le président du CSE (l’employeur). Bien entendu, le secrétaire du CSE ne doit pas être le seul élu à jouer un rôle. Il vient en bout de chaîne d’un travail collectif.
Mais il n’est pas forcément simple pour lui et les élus CSE de savoir comment s’y prendre. Voici quelques conseils pour vous guider lors de la rédaction d’un ordre du jour.
Avant d’établir son premier ordre du jour, il est bon de regarder un peu la portée de ce document qui est obligatoirement établi à partir de 50 salariés. Et de bien comprendre le rôle respectif de l’employeur, du secrétaire du comité social et économique (CSE) et des autres élus. Comme le fait par exemple pour le secrétaire de pouvoir reformuler des questions qui lui ont été transmises.
Il est primordial que le secrétaire cerne bien sa mission dès le 1er ordre du jour qu’il devra cosigner et ne laisse pas le président du CSE tout décider tout seul.
Qiiro vous donne accès à une fiche pratique “Tout savoir sur l’ordre du jour de la réunion CSE” pour bien maîtriser les différentes règles.
N'hésitez pas également à consulter des modèles d’ordre du jour qui peuvent vous éclairer sur la façon de le présenter et son contenu. Qiiro vous propose différents modèles.
Le secrétaire du comité social et économique est le décisionnaire final du contenu de l’ordre du jour puisque c’est lui qui l’établit conjointement avec l’employeur. Mais ça ne veut pas dire qu’il doit être tout seul dans cette tâche. Il y a tout un travail préparatoire dans lequel les autres élus doivent intervenir. Cela passe souvent par la tenue d’une réunion préparatoire qui permet d’identifier les différents sujets que l’on doit aborder et de les prioriser. Si cette réunion est trop compliquée à mettre en place, il reste important de communiquer. Il est, par exemple, possible de mettre en place un fichier où chaque élu peut déposer les sujets qu’il aimerait voir aborder. Les discussions peuvent aussi se faire par échange de mails, téléphone…
Tous les élus doivent s’impliquer. Et cela passe aussi par le fait d’aller à la rencontre des salariés pour déterminer s’ils ont des problématiques à aborder et les sensibiliser sur le rôle du CSE. Les élus CSE peuvent circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission. Ils peuvent aussi utiliser leurs heures de délégation pour tenir des permanences dans le local CSE. Enfin ils peuvent mettre à disposition des salariés une boîte aux lettres ou juste une adresse e-mail spécifique au CSE pour récolter leurs éventuelles questions.
Il faut également ne pas hésiter à rappeler aux salariés les dates des prochaines réunions et le délai limite pour alerter le CSE d’un point qu’ils souhaitent voir aborder. Sachant que pour une réunion classique, l’ordre du jour doit avoir été diffusé au moins 3 jours avant (donc il faut prévoir une certaine marge le temps d’en débattre entre élus et ensuite pour le secrétaire de se mettre d’accord avec le président du CSE sur le contenu pour que ce dernier procède à la diffusion).
Récolter plein de questions c’est plutôt une bonne chose puisque cela montre que les élus ont à cœur de s’impliquer et que les salariés ont de vrais besoins.
Et le premier réflexe que l'on a, c’est de remonter toutes les questions qui nous sont transmises.
Mais il ne faut pas vouloir à tout prix tout poser d’un coup au risque de priver la réunion de toute efficacité.
Il faut opérer une sélection des sujets les plus prioritaires et s’assurer également qu’ils relèvent bien du champ de compétences du CSE.
Si l’ordre du jour est trop volumineux, certaines questions risquent d’être survolées. Sans compter que tout le monde va perdre en concentration.
Il faut donc trouver un juste équilibre, pour être le plus complet possible sans se retrouver pour autant avec une liste démesurée de questions. Difficile de conseiller un nombre précis de questions car certaines peuvent être traitées très rapidement alors que d’autres mériteraient presque à elles seules une réunion entière ! On peut estimer qu’une dizaine de questions “impactantes”, c’est déjà considérable.
Il ne s’agit pas ici de parler d’orthographe (même si c’est toujours plus agréable pour tout le monde de ne pas se laisser déconcentrer par des fautes de grammaire), mais plutôt de la tournure de phrase adoptée. Il ne faut pas que la question prête à confusion. Il faut utiliser des termes précis et clairs. Et bien cibler le sujet si on ne veut pas que l’employeur réponde à côté. Car les questions figurant à l’ordre du jour déterminent le contenu de la réunion, et il ne sera en principe pas possible d’aborder d’autres thèmes sans lien direct.
Le secrétaire CSE a d’ailleurs la possibilité de modifier les questions que les élus lui donnent et il ne doit pas hésiter à le faire s'il trouve une meilleure formulation.
Bon à savoir : si l’ordre du jour n’est pas rédigé en des termes assez clairs et précis, et qu’il est jugé ambigu, cela peut provoquer la nullité d’un avis émis par le CSE (Cass. crim., 24 juill. 1984, n° 83-12.030).
Voici un exemple d’un ordre du jour détaillé:
Si la réunion doit traiter de l’audition d’un salarié pour un licenciement, il faut que l’ordre du jour soit détaillé de la façon suivante :
La réunion va suivre strictement l’ordre dans lequel les questions sont placées dans l’ordre du jour. Il est donc primordial de s’interroger sur les questions que l’on souhaite voir aborder en premier. Car naturellement on sera toujours plus attentif en début de réunion et on prendra davantage de temps pour traiter le point. Les dernières questions posées ont plus de risque d’être “bâclées”. Lors de la construction de l’ordre du jour, le secrétaire du CSE doit donc essayer d’inscrire autant que possible les questions clés des élus en premier.
En principe seuls les points inscrits à l'ordre du jour, dans les délais requis, peuvent être abordés en réunion. Mais il faut savoir que le délai de communication de l’ordre du jour (en principe 3 jours) a été instauré dans l’intérêt des membres du CSE et qu'eux seuls peuvent se prévaloir d’une méconnaissance de ce délai. Autrement dit, vous pouvez parfaitement vous mettre d’accord avec l’employeur pour ajouter des points de dernière minute sans que cela entache la valeur des réponses apportées au cours de la réunion.
Bien entendu il n’est pas possible de déterminer à l’avance sur quoi vont porter toutes les réunions du CSE au cours de l’année car des questions peuvent émerger à tout moment et des problématiques nouvelles peuvent naître. Il faut donc faire des points périodiques pour répondre à la mission du CSE d’assurer une prise en compte permanente des intérêts des salariés.
Mais ça n’empêche pas de prévoir certains rendez-vous fixes sur des thématiques comme les 4 réunions dédiées à la santé-sécurité ou d’essayer d'étaler les différentes informations-consultations du CSE pour ne pas surcharger une réunion. Il est aussi possible d’anticiper certaines échéances comme la remise au mois de mars des informations concernant l’index égalité professionnelle (obligatoire à partir de 50 salariés) ou, pour les entreprises concernées, des écarts de représentation entre les femmes et les hommes parmi les cadres dirigeants et les membres des instances dirigeantes (à partir de 1000 salariés).
Un planning prévisionnel est ainsi tout à fait envisageable.
Il n’existe aucune rubrique imposée dans l’ordre du jour mais il est conseillé d’intégrer une rubrique “questions diverses”. L’idée est que les élus puissent aborder un sujet qui n’a pas été identifié dans l’ordre du jour. Il s’agit de discuter de sujets légers, les points importants devant nécessairement être identifiés dans l’ordre du jour. Il peut aussi s’agir d’amorcer un sujet en vue de la prochaine réunion CSE.
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