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Si votre entreprise compte au moins 50 salariés, votre employeur a dû vous ouvrir un accès à la BDESE. Mais savez-vous tout des informations qui doivent figurer dans cette base et des moyens d’action du CSE s’il en manque certaines ? Connaissez-vous le rythme auquel la BDESE doit être enrichie ? Savez-vous également que vous ne pouvez pas partager comme bon vous semble ces informations ? Voici un guide complet pour mieux connaître vos droits concernant les informations de la BDESE.
Concernant la base de données économiques, sociales et environnementales, il existe un socle d’informations qui doivent nécessairement y figurer. D’autres vont dépendre de votre effectif ou vont pouvoir être écartées ou ajoutées via la négociation d’un accord.
Il est très difficile de lister toutes les informations qui doivent figurer dans la BDESE car il n’y a en réalité pas de liste précise. On a des thématiques imposées, des indicateurs qui doivent y figurer en l’absence d’accord, mais rien de tout ça n’est exhaustif, car la BDESE doit avant tout servir de support aux consultations récurrentes du CSE :
Important : Toutes les informations nécessaires à ces consultations doivent forcément se retrouver dans la BDESE, même si le Code du travail n’en parle pas dans les articles relatifs à la BDESE.
La BDESE doit aussi contenir des informations sur l’index égalité professionnelle, y compris sur la méthodologie et le contenu des indicateurs.
Si votre entreprise emploie au moins 1000 salariés pour le troisième exercice consécutif, elle doit aussi mettre dans la BDESE des informations sur les écarts éventuels de représentation entre les femmes et les hommes parmi les cadres dirigeants et les membres des instances dirigeantes (C. trav.. art. L. 2312-18).
Dans les entreprises de 300 salariés, il y aussi des informations trimestrielles.
Elles portent sur :
Bon à savoir : vous êtes informés du nombre des journées de travail accomplies, au cours de chacun des trois derniers mois, par les salariés titulaires d'un CDD et les salariés temporaires.
Sachant que cela doit vous être présenté par sexe et par qualification.
L’employeur doit aussi vous donner les motifs qui ont conduit au recours à des contrats autres que le CDI.
Insolite : Une loi prévoit également que le livret d’épargne salariale est porté à la connaissance des représentants du personnel, le cas échéant en tant qu’élément de la BDESE. Ce livret présente les dispositifs d'épargne salariale mis en place au sein de la société (comme la participation). Il est remis à chaque salarié lors de la conclusion de son contrat de travail.
On retrouve donc des informations dans la BDESE qui servent principalement aux consultations récurrentes, aux informations trimestrielles et à l’index égalité.
Mais la BDESE n’est pour autant pas classée en fonction de ces consultations et informations, car le Code du travail prévoit aussi des thématiques imposées dans la BDESE.
En effet, la BDESE comporte au moins les thèmes suivants :
En l’absence d’accord collectif, elle comporte aussi des informations :
Toutes ces thématiques (on parle généralement de rubriques de la BDESE) sont ensuite détaillées sous forme d’indicateurs à faire figurer dans la BDESE en l’absence d’accord collectif.
Il y a deux listes différentes :
Important : Faire figurer uniquement des données brutes, des chiffres dans la BDESE, ce n’est pas suffisant. L’employeur doit aussi mettre à votre disposition des éléments d’analyse et d’explication. Sinon il n’est pas dispensé de vous communiquer les rapports et informations qui existaient avant la BDESE comme le bilan social (C. trav., art. R. 2312-14).
La BDESE peut faire l’objet d’un accord collectif pour aménager le contenu de la base mais aussi :
Important : Il doit s’agir d’un accord dit majoritaire ou, en l'absence de délégué syndical, un accord entre l'employeur et le comité social et économique, adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité (C. trav., art. L. 2312-21). A défaut, un accord de branche peut définir l'organisation, l'architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE dans les entreprises de moins de 300 salariés. Très peu de conventions collectives traitent en pratique de la BDESE…
Concernant le contenu, les 9 thématiques que nous avons vu juste avant (listées à l’article L 2312-21) ne peuvent jamais être écartées de la BDESE.
Il n’est possible d’exclure totalement de la BDESE que 2 thématiques :
Par contre, il est possible d’adapter par accord le contenu de chacune des 9 thématiques, autrement dit les indicateurs prévus aux articles R 2312-8 et R 2312-9. Concrètement on peut donc retrouver des rubriques de la BDESE quasiment vidées de leur substance. Soyez donc vigilants si vous êtes amenés à conclure un accord sur le contenu de la BDESE.
Il faut toutefois noter que c’est parfois la situation inverse qui se produit : l’accord collectif est utilisé pour ajouter du contenu à la BDESE. Par exemple, les informations nécessaires aux différentes négociations obligatoires. Car alors même que les délégués syndicaux ont accès à la BDESE, le Code du travail ne prévoit pas que les informations liées aux négociations soient d’office intégrées dans la BDESE.
Autre type d’information qui peut être intégré dans la BDESE : les informations nécessaires aux consultations ponctuelles, par exemple sur la mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salariés ou la restructuration et compression des effectifs (C. trav., art. L. 2312-37 et suivants). Il faut savoir que le fait d’insérer les informations nécessaires aux consultations ponctuelles dans la BDESE dispense l’employeur de vous les envoyer par écrit.
La BDESE ne comporte pas uniquement des informations sur l’année en cours. Vous pouvez y trouver des informations sur les deux années précédentes et les 3 années à venir. Autrement dit, des années N-2 à N+3.
Il doit normalement s’agir de données chiffrées.
Pour les années à venir, les informations vont bien entendu être moins précises et constituer davantage en des perspectives.
L’idée, c’est que vous ayez une idée des grandes tendances à venir, de ce sur quoi l’entreprise se projette.
Si rien de précis ne peut vous être donné, l’employeur doit se justifier et vous expliquer pourquoi (C. trav., art. R. 2312-10), car les informations prospectives vous seront notamment essentielles pour rendre un avis lors de la consultation sur les orientations stratégiques.
Important : Cette temporalité de 6 ans fait partie des domaines qui peuvent être aménagés par accord collectif.
Les données que vous avez dans la BDESE vont donc être régulièrement enrichies, sachant qu’il n’y a pas de calendrier type ni de date imposée pour vous les communiquer, sauf cas particulier comme l’index égalité professionnelle au 1er mars de chaque année.
Ce qui compte, c’est que vous ayez les informations suffisamment tôt pour préparer la consultation sur laquelle votre avis est requis.
Important : Les consultations récurrentes sont en principe annuelles mais leur rythme peut être aménagé par accord. La périodicité des consultations prévue par l'accord ne peut toutefois pas être supérieure à 3 ans.
L’employeur doit vous informer de l'actualisation de la base de données selon des modalités qu'il détermine (C. trav., art. R. 2312-12). Par exemple, une notification des ajouts pour une base dématérialisée.
Si votre BDESE est incomplète, mal mise à jour ou que certains élus titulaires n’y ont pas accès, il y a là un délit d’entrave à votre fonctionnement.
Vous pouvez donc contacter l’inspection du travail ou engager une action en justice, sachant que l’employeur risque quand même 7500 euros d’amende.
Si vous souhaitez vous voir communiquer des informations manquantes dans la BDESE, vous pouvez aussi aller devant le tribunal judiciaire selon la procédure accélérée au fond . (C. trav., art. L. 2312-15). Objectif : qu’il condamne l’employeur à vous les donner (généralement sous astreinte).
Cette saisine n'a pas pour effet de prolonger le délai dont dispose le comité pour rendre son avis.
Toutefois, en cas de difficultés particulières d'accès aux informations nécessaires à la formulation de l'avis motivé du comité, le juge peut décider la prolongation du délai.
En tant qu'élu, vous allez avoir accès à des données sociales, économiques ou encore comptables sur l’entreprise. Attention, ce n’est pas parce que vous avez accès à ces informations que vous pouvez les partager avec d’autres personnes, notamment les salariés.
Certaines informations figurant dans la BDESE sont confidentielles.
Vous êtes tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel.
Votre employeur doit d’ailleurs vous indiquer précisément lesquelles ainsi que pour combien de temps (C. trav., art. R. 2312-13). S’il ne le fait pas, il pourra difficilement vous reprocher un manquement à votre obligation de discrétion …
De même, il ne faut pas que la confidentialité entrave votre action afin que vous restiez libre d’exercer utilement vos compétences.
Important : Certaines informations sont toutefois classées par la loi comme confidentielles. C’est le cas par exemple de ce qui a trait au droit d’alerte économique, ou encore aux procédés de fabrication.
Sachant que toute la BDESE ne peut pas être classée comme confidentielle.
Sur le sujet de la confidentialité, la Cour de cassation a déjà eu l’occasion de préciser que cela se déterminait au regard de la nature et du contenu des informations et des intérêts légitimes de l'entreprise (Cass. soc., 15 juin 2022, n° 21-10.366). Si une information a déjà été divulguée, notamment aux salariés ou au grand public, l’obligation de discrétion des élus ne joue pas.
Bon à savoir : il est assez classique que l’employeur vous demande de signer une charte de confidentialité avant d'accéder à la base. Ne soyez donc pas surpris et prenez le temps de bien lire ce document et vous assurez que son contenu ne soit pas excessif.
Notez également que si vous vous appuyez sur un expert pour les consultations, celui-ci n’a légalement pas accès à la BDESE, mais il doit bien entendu pouvoir accéder aux informations nécessaires pour mener à bien sa mission.
Vous pouvez consulter notre fiche guide pour tout savoir sur les personnes ayant accès à la BDESE.
Attention : Si vous manquez à votre obligation de discrétion, vous risquez une sanction disciplinaire mais aussi des sanctions civiles voire pénales (par exemple, la violation du secret professionnel par tout salarié est punie d’un emprisonnement de 2 ans et d’une amende de 30 000 euros).
Concernant la présentation des informations, c’est à l’employeur de fixer les règles en l’absence d’accord, achant que les 9 thématiques et les informations correspondantes doivent être clairement identifiées dans la BDESE.
Il n’est pas possible de présenter sa BDESE sous la forme uniquement des 3 consultations récurrentes (sauf accord collectif).
La BDESE est normalement mise en place au niveau de l’entreprise et comporte les informations que l'employeur met à disposition de ce comité et des comités d'établissement.
Mais, bien souvent, les entreprises optent pour la création de BDESE au niveau des établissements.
Il peut alors y avoir des accès différenciés pour les membres du CSE central et ceux des CSE d'établissements. Normalement, cela doit être fixé via un accord d’entreprise.
Oui, dans la thématique fonds propres.
En l’absence d’accord, figurent des informations sur les impôts et taxes, ou encore les capitaux propres de l’entreprise.
Absolument pas. Il s’agit d’une thématique dite d'ordre public, qui ne peut pas être écartée par accord.
Aujourd’hui, le sujet environnemental tient une place prépondérante notamment lors des consultations récurrentes du CSE puisqu’au cours de chacune d'entre elles, le CSE doit être informé des conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise.
En effet, sur la rémunération des financeurs (actionnaires) mais aussi des salariés et dirigeants dans le cadre de l’égalité professionnelle.
Certaines informations peuvent toutefois être écartées si elles conduisent à pouvoir identifier un salarié.
De nombreux indicateurs sur l’absentéisme figurent dans la BDESE, à titre supplétif dans les entreprises d’au moins 300 salariés (autrement dit s’il n’y a pas d’accord les écartant). C’est le cas notamment du nombre de journées d’absence, du nombre de journées théoriques travaillées, ou encore du nombre de journées d'absence pour maladie ou pour d’autres causes.
Oui, bien que les articles du Code du travail fixant le contenu de la BDESE n’en parlent pas.
Vous devez avoir accès à des informations en vue de la préparation de la consultation sur la politique sociale.
Les informations à vous donner portent sur les heures supplémentaires accomplies dans la limite et au-delà du contingent annuel applicable dans l'entreprise (C. trav., art. L 2312-26).
C’est l’idée. Normalement toutes les informations nécessaires pour l’établissement d’un bilan social figurent dans la BDESE. Notez que les informations du bilan social sont mises à la disposition de tout salarié qui en fait la demande (C. trav., art L. 2312-31). Certaines entreprises continuent donc d'établir un bilan social.
Non. Le Code du travail impose bien de faire figurer les informations liées à l’index dans la BDESE Vous devez y trouver des informations sur les indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle, leur méthodologie et leur contenu (C. trav., art. L. 2312-18). Il s’agit d’une règle dite d'ordre public, autrement dit votre employeur ne peut pas y déroger même par accord collectif.
Oui, mais rien n’oblige l’employeur à vous la fournir (sauf accord collectif en ce sens). Le choix pour une BDESE entièrement dématérialisée lui appartient. Le format dématérialisé est d’ailleurs obligatoire à partir de 300 salariés. Rien ne vous empêche de faire vos propres impressions.
Vous voilà désormais au fait des informations figurant à la BDESE. Mais vous l'avez vu le sujet est complexe et des subtilités peuvent vous avoir échappé. Notre QCM va vous aider à tester votre compréhension du sujet.
