Vous êtes membre d’un CSE et vous avez le monopole de gestion des activités sociales et culturelles (ASC) de votre entreprise. Mais savez-vous que cette mission vous place en première ligne face aux exigences du RGPD ? En effet, dans le cadre vos actions, vous collectez de nombreuses informations sur les salariés (coordonnées, situation personnelle, etc.). Autant de données personnelles dont le traitement est strictement encadré par la loi. Or, sans une bonne connaissance de vos obligations, les risques de non-conformité et de sanctions ne sont jamais loin.
Cette fiche guide vous propose un tour d’horizon clair et complet de la gestion des données personnelles par le CSE : obligations, droits des salariés, bonnes pratiques et pièges à éviter !
Avant de plonger dans les obligations spécifiques du CSE, il est essentiel de bien comprendre ce que recouvre la notion de gestion des données personnelles.
Une donnée personnelle est toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Cela peut être un nom, un numéro de Sécurité sociale, une adresse email, des coordonnées bancaires, etc., ou même un croisement d’informations qui, mises bout à bout, permettent d’identifier quelqu’un.
Le traitement désigne toute opération effectuée sur ces données, qu’elle soit automatisée ou non. Cela inclut :
Exemple concrets côté CSE :
La protection des données personnelles n’est pas un simple enjeu technique : c’est un droit fondamental, directement lié au respect de la vie privée. C’est précisément pour cela que le RGPD a été instauré au niveau européen.
Ce règlement impose à tout acteur traitant des données, et y compris les CSE, de respecter un certain nombre de règles. Il ne s’agit pas seulement d’un devoir légal, mais aussi d’une marque de sérieux et de confiance envers les salariés.
En adoptant une gestion rigoureuse des données personnelles, le CSE gagne également en crédibilité auprès de la direction. Il montre qu’il est capable de s’appliquer à lui-même les règles qu’il est en droit d’exiger. Une telle posture contribue à renforcer la légitimité du CSE dans ses revendications et son rôle de garant du respect des droits dans l’entreprise.
Maintenant que nous comprenons ce que signifie gérer des données personnelles, voyons plus concrètement celles que le CSE manipule au quotidien.
Entre la gestion des ASC, les échanges par mails, les fichiers Excel ou encore les plateformes d’avantages, les CSE manipulent une multitude de données personnelles au quotidien, parfois même sans en avoir pleinement conscience.
En réalité, tous les CSE, peu importe leur taille ou leur fonctionnement, traitent des données personnelles dans le cadre de leurs missions, et doivent, à ce titre, se conformer au RGPD.
Il s’agira principalement de traitements liés :
Gérer les ASC, c’est aussi gérer des données personnelles sensibles...
Le CSE doit se conformer au RGPD dans le cadre de sa gestion des ASC, puisqu’il utilise les données collectées concernant les salariés (coordonnées, situation personnelle, etc.).
Attention : le monopole de gestion des ASC est reconnu au CSE des entreprises d'au moins 50 salariés. Toutefois, tous les CSE, qu'ils soient petits ou grands, sont concernés par le traitement de données.
Compte tenu des limites budgétaires et de l'attente des salariés, vous êtes dans l’obligation, la plupart du temps, de mettre en place des conditions d’attribution des avantages liés aux ASC.
Les critères les plus couramment retenus sont :
Et forcément, pour vérifier si les conditions sont bien remplies par les salariés, vous devez exiger certains documents.
Vous ne pouvez pas vous exonérer des obligations liées à la protection des données personnelles en vous prévalant du fait que l’employeur transmet l’intégralité des données personnelles des salariés pour les besoins de la gestion des ASC.
Vous devez informer les salariés dans un délai raisonnable des données à caractère personnel qui vous ont été transmises, sauf si les salariés ont déjà été avisés par l’employeur.
De plus, si ces données sont amenées à être communiquées à un autre destinataire (une plateforme d’avantages par exemple), cette information doit avoir lieu au plus tard lorsque les données personnelles sont communiquées pour la première fois.
Ainsi, il est très important :
Et enfin, vous devez répertorier toutes les données utilisées et assurer leur sécurité.
Dans le cadre du dialogue social, vous êtes régulièrement sollicités par les salariés pour faire remonter des revendications, questions ou situations personnelles. Ces échanges peuvent contenir des informations confidentielles ou données sensibles, et doivent donc faire l’objet d’un traitement encadré.
À retenir : un écrit du salarié autorisant le traitement de sa demande vous protège juridiquement et renforce la traçabilité de votre action.
Bon réflexe : il peut être pertinent de créer un registre des réclamations individuelles afin d’avoir un suivi de ce qui a été remonté ou non à la direction en rattachant l’écrit du salarié comme pièce prouvant que vous étiez en droit de traiter cette demande. Comme si vous teniez une comptabilité des revendications !
Par ailleurs, vous etes amené à communiquer avec les salariés très souvent par mail afin de les informer sur les actualités du CSE, de leur diffuser les procès-verbaux des réunions, de transmettre des sondages, de communiquer sur les événements ou avantages CSE, etc.
Cette communication devient indispensable notamment lorsque ces derniers sont dispersés dans plusieurs établissements, en télétravail ou en mission chez des clients.
Pour autant, nous connaissons les difficultés rencontrées par de nombreux CSE pour obtenir l'accès aux mails des salariés. La direction évoque des réserves fondées sur le RGPD. Cependant, la transmission des mails au CSE par la direction est compatible avec les exigences légales en vigueur.
Le traitement des mails des salariés repose sur une base juridique solide :
1 - L’intérêt légitime, à savoir :
De plus, ce traitement est proportionné, limité à un usage interne, et ne porte pas atteinte aux droits fondamentaux des personnes concernées, d’autant plus que :
2 - Le CSE est lui-même responsable de traitement :
Le CSE est soumis aux obligations du RGPD en tant que responsable de traitement autonome. À ce titre, il est tenu :
Par conséquent, la responsabilité du traitement ne pèse pas uniquement sur l’employeur.
3 - Principe d’égalité de traitement entre salariés :
Le droit du travail consacre le principe d’égalité d’accès à l’information collective. Refuser la communication des mails des salariés reviendrait à diminuer la portée de l’action représentative, voire à créer une inégalité d’accès à des informations collectives d’intérêt général (activités sociales, santé, sécurité, conditions de travail, etc.).
La direction, en tant que garant du bon fonctionnement du dialogue social, a tout intérêt à ne pas créer de disparité entre les vecteurs d’information.
Le rôle de la direction est de faciliter l’action du CSE, et non d’en restreindre la portée. L’accès aux mails des salariés :
Enfin, il est fréquent que le CSE collecte des données dans le cadre :
En effet, le CSE a besoin d’avoir le point de vue et/ou ressenti des salariés afin d’exercer au mieux ses attributions de représentation des salariés de l’entreprise. Pour cela, il va récupérer des témoignages ou des écrits.
Il sera alors très important d’assurer la confidentialité de ces données.
En tant que structure amenée à collecter et traiter des données personnelles, vous êtes pleinement concerné par le RGPD. Il ne s’agit pas d’un simple cadre théorique ou de formalités administratives supplémentaires, mais bien d’un ensemble de règles concrètes à mettre en œuvre pour protéger les données des salariés.
Pas de panique, respecter le RGPD ne signifie pas forcément tomber dans un labyrinthe juridique. Il s’agit avant tout de bon sens, de rigueur et de transparence.
Voici les principes clés que le CSE doit respecter :
1. Le principe de finalité : à quoi servent les données ?
Le CSE ne doit collecter que les données strictement nécessaires à l’accomplissement de ses missions. La question à se poser est simple : pourquoi ai-je besoin de cette information ? Par exemple, pour distribuer des prestations liées aux enfants, le nombre et l’âge des enfants peuvent suffire, sans forcément demander leur prénom ou leur date de naissance exacte.
2. La minimisation des données : uniquement l’essentiel
Ce principe impose de limiter la collecte aux seules données pertinentes. Si une donnée n’est pas indispensable à la gestion d’une prestation ou à une obligation légale, alors elle n’a pas sa place dans les fichiers du CSE. À chaque collecte, les élus doivent s’interroger : cette donnée est-elle nécessaire à l’objectif poursuivi ?
3. La durée de conservation : pas de données éternelles
Le CSE doit également définir une durée de conservation adaptée à chaque type de donnée. À l’issue de cette période, les données doivent être supprimées ou archivées de façon sécurisée (accès restreint, conservation séparée). En pratique, cela signifie qu’une fois une prestation réalisée, les informations associées ne doivent pas traîner indéfiniment sur un tableur partagé. C’est notamment le cas des enregistrements des réunions du CSE : une fois le procès-verbal approuvé par l’ensemble des parties présentes à la réunion, l’enregistrement doit être détruit.
4. La sécurité et la confidentialité : protéger les données
Le CSE est responsable de la protection des données qu’il traite. Cela implique des gestes simples mais essentiels : verrouiller son ordinateur, sécuriser les supports de stockage, limiter les accès aux données aux seuls membres concernés, etc. Le traitement des données doit être pensé en intégrant la sécurité dès la conception (« privacy by design »). Ce n’est pas pour rien que la loi prévoit une armoire pouvant être fermée à clé dans le local du CSE !
5. L’information et les droits des salariés : jouer la transparence
Les salariés doivent être clairement informés : qui traite leurs données ? Pour quoi faire ? Quelles sont les données concernées ? Combien de temps sont-elles conservées ? À qui sont-elles transmises ?
En parallèle, le CSE doit garantir l’exercice des droits des salariés : droit d’accès, de rectification, d’opposition, et même de suppression dans certains cas.
Bon à savoir : La CNIL propose un MOOC gratuit pour aider les élus à se former sur le RGPD. Une bonne base pour comprendre les enjeux, éviter les erreurs et démarrer une mise en conformité en douceur.
Et puis, vous avez bien vos heures de délégation pour mettre en application toutes ces obligations légales, n’est-ce pas ? (voir notre fiche guide sur 10 conseils aux élus CSE pour bien utiliser les heures de délégation).
Le respect du RGPD n’est pas une option : en cas de manquement, la responsabilité du CSE peut être directement engagée.
Des sanctions sont prévues en cas de manquement à la sécurité et à la protection des données. Les peines prononcées peuvent aller jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 300 000 euros d'amende en fonction de la gravité du manquement.
Par exemple, l'absence d'information des personnes concernées ou le non-respect des droits des personnes fait l'objet d'une amende de 1500 euros par infraction constatée.
Toute personne ayant subi un dommage du fait d’un manquement peut demander réparation au CSE, dès lors qu’il en est responsable par faute ou négligence. Et non, ce n’est pas toujours l’employeur qui est en première ligne !
Bon à savoir : la responsabilité du CSE, en tant que personne morale, ne peut être engagée que dans les entreprises d’au moins 50 salariés. En dessous de ce seuil, c’est la personne physique ayant commis le manquement qui engage sa propre responsabilité.
Des amendes administratives peuvent aussi être prononcées par la CNIL. Avant toute sanction, elle peut engager un contrôle (notamment en cas de plaintes répétées ou via son programme annuel).
Elle laisse alors souvent la possibilité d’une mise en conformité. Mais si aucune régularisation n’est constatée, elle pourra prononcer une sanction financière, calculée en fonction du nombre de personnes concernées, de la nature des données et du niveau de dommage subi.
Et au-delà des sanctions juridiques, une mauvaise gestion des données peut aussi entraîner une perte de confiance durable de la part des salariés… et de la direction. Un risque à ne surtout pas négliger !
Le CSE a donc tout intérêt à réagir rapidement. En cas de violation de données personnelles, qu’il s’agisse d’une destruction, d’une perte, d’une altération, d’un accès ou d’une divulgation non autorisée, le CSE doit impérativement :
Et si cette violation provient d’un prestataire du CSE, ce dernier doit en informer immédiatement le comité, afin qu’il puisse remplir ses obligations dans les temps.
Mettre en conformité les traitements de données du CSE, c’est loin d’être une simple formalité. C’est un vrai travail d’équipe, à organiser pas à pas. Voici les étapes clés pour mettre en place une gestion rigoureuse et sereine des données au sein du CSE.
Premier réflexe : confier cette mission à un membre du CSE, officiellement désigné en réunion, par un vote à la majorité des élus présents. En général, il s’agira du trésorier ou du secrétaire, en raison de leurs fonctions.
Ce responsable devra notamment :
Bon à savoir : il est possible de créer une commission RGPD pour épauler ce référent, voire de faire appel à un prestataire externe. Cela reste surtout pertinent pour les très grands CSE.
C’est la pierre angulaire de votre conformité. Le registre recense toutes les activités du CSE impliquant des données personnelles, avec pour chacune une fiche détaillée.
Exemple de fiches à créer :
Chaque fiche doit mentionner à minima :
Important : pensez à le mettre à jour régulièrement, notamment dès qu’un traitement évolue ou qu’une nouvelle activité voit le jour.
Pas de collecte de données sans information claire ! Même si le consentement des salariés n’est pas toujours requis, vous devez les tenir informés de leurs droits et des raisons de la collecte.
Par exemple, pour la gestion des ASC, le consentement individuel n’est pas nécessaire dès lors que le traitement repose sur :
Mais il faut tout de même rassurer les salariés en expliquant :
Un affichage ou un email peut suffire pour transmettre les informations essentielles :
Vous pouvez aussi prévoir un engagement de confidentialité, par exemple : “Le CSE s'engage à ne pas utiliser les données à d’autres fins que celles prévues, à ne pas les divulguer sauf si cela est strictement nécessaire, à limiter les copies, à sécuriser les échanges et à restituer toutes les données en fin de mandat.”
Et lorsque vous recueillez de manière indirecte les données personnelles (par l'intermédiaire de l'employeur), vous devez préciser leur origine et la nature exacte des informations collectées.
Bon à savoir : vous pouvez solliciter la CNIL et les ressources qu'elle met en ligne pour obtenir des conseils.
La protection des données passe aussi par des mesures concrètes (techniques ou organisationnelles) au quotidien.
À mettre en place (ou à vérifier) rapidement :
La sécurité n’est pas une option, elle fait partie intégrante de vos responsabilités.
Les CSE ont de plus en plus recours à des prestataires pour la gestion des ASC, la tenue de la comptabilité du CSE, la rédaction des procès-verbaux, l’accompagnement juridique du CSE, etc.
Cependant, le recours à un prestataire ne vous exonère pas de vos obligations. Le CSE reste responsable des données qu’il traite, même en sous-traitant.
Ainsi, avant de confier des données à un tiers, assurez-vous qu’il présente des garanties solides en matière de protection des données. Il doit aussi vous fournir toutes les informations nécessaires pour prouver qu’il est lui-même conforme au RGPD. Qiiro, qui peut notamment rédiger pour vous les PV de réunion CSE et vous accompagner, répond à ces exigences.
Dernière étape : inscrire cette responsabilité dans la durée.
Une clause de confidentialité relative aux données personnelles peut être ajoutée au règlement intérieur du CSE. Sur ce sujet vous pouvez consulter notre fiche guide Tout savoir pour établir son règlement intérieur du CSE.
Cela permet de cadrer les usages, de sensibiliser tous les membres du CSE et de rendre cette obligation clairement opposable.
Le respect du RGPD ne doit pas être vu comme une contrainte, mais comme une opportunité pour les CSE de renforcer leur posture au sein de l’entreprise.
En effet, en mettant en place une gestion rigoureuse, transparente et responsable des données personnelles, le CSE :
Cette exemplarité est précieuse. Car pour pouvoir exiger de la direction le respect du droit, il est essentiel d’être soi-même irréprochable. Un CSE qui applique les bonnes pratiques du RGPD envoie un signal fort : il est compétent, sérieux et engagé.
C’est aussi un véritable levier de qualité du dialogue social. En inspirant confiance, le CSE renforce la légitimité de ses prises de parole et contribue à des échanges plus équilibrés, plus professionnels et plus constructifs.
En somme, respecter les règles de traitement des données personnelles, c’est faire le choix d’un CSE crédible et respectueux des droits de tous.
1/ Est-ce que les membres du CSE ont accès aux données RH des salariés ?
Non, pas automatiquement. L’accès doit être justifié, proportionné, et limité aux données strictement nécessaires pour exercer leurs missions.
2/ Peut-on conserver les justificatifs fournis par les salariés pour les activités sociales (chèques cadeaux, aides, etc.) ?
Oui, mais uniquement pendant la durée nécessaire au traitement. Ensuite, ils doivent être supprimés ou archivés selon les règles internes.
3/ Doit-on informer les salariés quand on collecte ou utilise leurs données dans le cadre du CSE ?
Oui, toujours ! Cela passe par une note d’information, un affichage ou une politique de confidentialité claire.
4/ Qui est responsable des données personnelles traitées par le CSE ?
Le CSE lui-même est responsable de ses traitements. Il doit donc veiller au respect du RGPD, même s’il travaille avec la direction ou des prestataires.
5/ Peut-on utiliser les coordonnées des salariés pour les inviter à un événement du CSE ?
Oui, mais uniquement dans le cadre de ses missions et sans utiliser ces données à d’autres fins (pas de démarchage ou de publicité externe, par exemple).
6/ Quelles sont les obligations du CSE s’il fait appel à un prestataire pour gérer les ASC ?
Le CSE doit signer un contrat avec le prestataire (contrat de sous-traitance RGPD), et s’assurer que ce dernier respecte bien la protection des données.
7/ Le CSE peut-il consulter les e-mails ou fichiers d’un salarié en cas de suspicion de faute ?
Non, ce n’est pas de son ressort. Seul l’employeur peut initier une telle démarche, et uniquement dans un cadre strictement encadré par la loi.
1 / Le CSE peut accéder aux e-mails professionnels d’un salarié à tout moment, sans condition, car ils appartiennent à l’entreprise.
Faux. Même si la boîte mail est professionnelle, l’accès n’est possible que sous certaines conditions : motif légitime, information du salarié, et respect du droit à la vie privée.
2/ Une adresse e-mail contenant un prénom et un nom est une donnée personnelle.
Vrai. Elle permet d’identifier une personne directement, donc c’est une donnée personnelle au sens du RGPD.
3/ Une fois collectées, les données peuvent être conservées aussi longtemps qu’on le souhaite, tant qu’on ne les partage pas.
Faux. La conservation doit être limitée dans le temps, selon la finalité du traitement. Il faut ensuite supprimer ou anonymiser.
4/ Le CSE doit documenter ses traitements de données personnelles, même pour les activités sociales et culturelles.
Vrai. Le registre des traitements est une obligation pour tout organisme qui traite des données personnelles de façon régulière, y compris les CSE.
5/ Si le CSE fait appel à un prestataire pour gérer les chèques cadeaux, il n’est pas nécessaire de formaliser quoi que ce soit en matière de données personnelles.
Faux. Un contrat de sous-traitance est indispensable pour encadrer les traitements réalisés par le prestataire au nom du CSE.
Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD)
Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés
Cour de cassation, chambre sociale, 27 novembre 2024, pourvoi no 22-22.145 F (accès aux mails des salariés travaillant hors entreprise)
https://www.cnil.fr/fr/comprendre-le-rgpd/le-mooc-de-la-cnil-est-de-retour-dans-une-nouvelle-version-enrichie (MOOC RGPD)
Guide pratique RGPD - Sécurité des données personnelles (édition 2023)
Code pénal, articles 226-16 et 226-24, articles R. 625-10 et R. 625-11 (sanctions en cas de non respect du RGPD)
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