Répondre à un client mécontent retard

Ce document est un mdèle type de Répondre à un client mécontent retard modifiable et personnalisable à télécharger.
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Description

Dans le cas où un client a passé une commande auprès de vous, mais qu’il subit ou a subi un retard de livraison, il est fort possible qu’il vous adresse un courrier ou un mail de réclamation pour s’en plaindre. 

Si vous êtes confronté à un tel cas de figure, vous devez d’abord appeler votre client et avant tout, vous devez chercher la source du retard. En effet, il se peut que le problème vienne de vos services ou encore, il est possible que le transporteur soit à l’origine d’un tel retard. 

Une fois que vous avez identifié la source du retard de livraison, il vous est vivement conseillé d’adresser un écrit à votre client mécontent, par courrier ou par mail. C’est pour cette raison qu’il est important d’identifier d’où vient le souci car il est essentiel que votre réponse soit personnalisée, afin que le client comprenne la situation et afin de dédramatiser la situation. 

Ainsi, si jamais le retard de livraison vient de chez vous, il est conseillé de proposer un dédommagement au client. 

Si jamais le retard de livraison est dû à la défaillance d’un tiers, précisez que vous avez fait remonter le problème et excusez vous du désagrément occasionné. 

Vous trouverez au sein de ce document un modèle de lettre pour répondre à un client mécontent en cas de retard de livraison que vous pourrez télécharger et compléter avec les informations concernant le client, votre entreprise et la commande en elle-même.

comment ?

L’écrit qui permet de répondre à un client mécontent suite à un retard de livraison est un écrit qui peut être utilisé tel quel et complété par le vendeur. 

Il doit être établi par écrit et peut être envoyé par mail ou par courrier, en fonction de la façon par laquelle le client a manifesté son mécontentement. 

Pour cela, vous pouvez télécharger ce modèle dans lequel il faudra mentionner les éléments suivants : 

  • Les coordonnées de la société : le nom de la société, l’adresse précise de la société ; 
  • Les coordonnées du client : le nom et le prénom du client, l’adresse complète du client ; 
  • La référence de l’échange avec le client ; 
  • La date du courrier du client dans lequel il exprime son mécontentement à la suite du retard de livraison ; 
  • Des excuses quant au préjudice subi ; 
  • Les raisons du retard : c’est à ce moment-là qu’il faut expliquer si le retard a été occasionné par la faute d’un des services de votre entreprise ou s’il a été provoqué par le fait de la société de transport chargée de livrer la commande au client. Dans ce cas, il est important d’exposer les véritables raisons qui ont occasionné le retard. Par exemple, il se peut que ce le retard soit dû à une grève.
pourquoi ?

Vous êtes un vendeur et l’un de vos clients se plaint d’un retard de livraison ? Il est donc indispensable de lui répondre par le biais d’une lettre de réponse à un client mécontent suite à un retard de livraison. 

Cet exemple d’une telle lettre en téléchargement facilite ainsi la rédaction de l’écrit, en vous assurant de n’oublier aucune information essentielle ou de ne faire aucune erreur lors de son élaboration. Ainsi, tout sera clair pour vous comme pour le client, afin d’apaiser les tensions.