Lettre de convocation des associés à l'assemblée générale (SARL)

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Description

Le modèle de lettre de convocation des associés à l’assemblée générale de SARL permet au gérant de convoquer les associés de la société à l’assemblée générale.


Seul le représentant légal de la SARL (le gérant), a le droit de convoquer les associés à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.


Lorsque plusieurs gérants ont été nommés, les statuts doivent préciser si ce droit appartient à chacun d’entre eux ou s’ils doivent agir collectivement pour convoquer les associés. 


À défaut de clause statutaire particulière, chaque gérant bénéficie de la faculté de convoquer une assemblée sans que les autres cogérants puissent s’y opposer.


Dans certaines situations, d’autres personnes que le ou les gérants peuvent être amenés à convoquer l’assemblée générale : 

  • en cas de carence du gérant, le commissaire aux comptes, s’il en existe un, peut suppléer le représentant légal en convoquant lui-même l’assemblée ;
  • tout associé a le droit de demander en justice la désignation d’un mandataire chargé de convoquer l’assemblée et de fixer son ordre du jour.
comment ?

Les associés de la SARL doivent être convoqués par lettre recommandée, quinze jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale, sauf clause statutaire prévoyant un délai plus long.


Ce délai de 15 jours est toutefois réduit à 8 jours lorsque l’assemblée générale est convoquée en raison du décès du gérant unique par le commissaire aux comptes ou un associé (article R. 223-20 du Code de commerce).


La lettre de convocation des associés de SARL à l’assemblée générale doit contenir un certain nombre d’informations indispensables afin que la convocation soit valable. 

La lettre devra notamment préciser : 

  • Le nom de l’associé qui est convoqué à l’AG ; 
  • Le nom de la société ;
  • La date de réunion et l’heure de la réunion ;
  • Les questions inscrites à l’ordre du jour qui doivent être libellées de telle sorte que leur portée et leur contenu apparaissent clairement, sans qu’il y ait lieu de se reporter à d’autres documents ;
  • Les documents joints à la convocation ;
  • La possibilité de se faire représenter (le mandat ne peut être donné pour une assemblée. Il est cependant possible de prévoir que le mandat est donné pour deux assemblées tenues le même jour ou dans un délai de 7 jours) ;
  • Les questions diverses : permet d’aborder des questions d’importance minime. 


Notre modèle de lettre de convocation des associés à l’assemblée générale de SARL contient toutes les informations obligatoires. Notre modèle contient également un pouvoir (procuration) à joindre à la lettre de convocation pour les associés qui ne peuvent être présents et souhaitent être représentés.


Le gérant qui convoque les associés à l’AG doit obligatoirement leur adresser, dans un délai de quinze jours avant la date de l’assemblée :

- le texte des résolutions proposées ;

- le rapport du ou des gérant(s) ;

- et le cas échéant, le rapport du ou des commissaire(s) aux comptes.


En pratique, ces documents sont envoyés aux associés avec la lettre de convocation à l’AG.


Ces documents doivent, en outre, être tenus à la disposition des associés au siège social afin qu’ils puissent en prendre connaissance et/ou en faire des copies, dans le même délai.


Dans le cadre de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, la liste des documents à communiquer n’est pas la même. Dans ce cas en effet, doivent être adressés aux associés : 

  • les comptes annuels ;
  • le rapport de gestion ;
  • le texte des résolutions proposées ;
  • le cas échéant, les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe et les rapports du commissaire aux comptes sur les comptes annuels.
pourquoi ?

La convocation des associés en assemblée générale permet d’avoir un ordre du jour et de voter des résolutions importantes pour l’avenir de la société. Cela permet notamment de voter l’attribution du budget, d’élire le nouveau représentant légal de la SARL en cas de démission de l’ancien représentant, de clarifier certaines situations etc.

Ce document juridique vous propose l’ensemble des informations à connaître sur la convocation des associés en assemblée générale.