Convocation assemblée d'associés

Ce document est un modèle de lettre de convocation des associés ou actionnaires à l'assemblée générale à télécharger et adapter en fonction de la forme juridique de la société concernée.
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Description

La lettre de convocation à l’assemblée générale des associés permet au représentant légal de la société de convoquer régulièrement les associés ou actionnaires à l’assemblée générale de la société. Elle doit généralement être envoyée au plus tard 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale et doit contenir un certain nombre d’informations. 


Quelle que soit la forme juridique concernée, la vie des sociétés est régulièrement ponctuée par la tenue d’assemblées générales. Les assemblées générales sont des réunions au cours desquelles les associés ou actionnaires d’une société prennent des décisions relatives à l’existence de la société.


On peut distinguer deux types d’assemblée générale : 

  • L’assemblée générale ordinaire (AG0) au cours de laquelle les associés ou actionnaires prennent des décisions relative à la vie quotidienne de la société (ex : approbation des comptes annuels, des conventions réglementées, nomination d’un commissaire aux comptes, rémunération du dirigeant, etc.). 
  • L’assemblée générale extraordinaire au cours de laquelle les associés ou actionnaires prennent des décisions d’une grande importance pour la société (ex : modification de l'objet social, transfert du siège social, entrée ou sortie d’un associé, etc.).


La tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) ou assemblée générale annuelle est obligatoire. Elle doit avoir lieu dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice social écoulé et a pour objet l’approbation des comptes annuels.


Quelle que soit l’AG concernée, AGO ou AGE, les associés ou actionnaires doivent, pour y assister, être conviés à l’AG au moyen d’une lettre de convocation à l’assemblée générale.


Bien qu’il existe certaines règles communes à toutes les sociétés, la procédure à observer  pour convoquer les associés ou actionnaires est différente selon le type de forme juridique concernée. 

comment ?

La lettre de convocation doit impérativement indiquer un certain nombre d’information telles que :

  • la date et l’heure de la réunion ;
  • le lieu de la réunion ;
  • les questions inscrites à l’ordre du jour de la réunion : elle doivent être libellées de telle sorte que leur portée et leur contenu apparaissent clairement sans qu’il y ait lieu de se reporter à d’autres documents ;
  • les questions diverses : permet d’aborder des questions d’importance minime ;
  • la possibilité de se faire représenter ;
  • etc.


Elle doit également être accompagnée de certains documents : 

  • le texte des résolutions proposées ;
  • le rapport du ou des gérant(s) ;
  • et le cas échéant, le rapport du ou des commissaire(s) aux comptes.


Ces documents doivent également être tenus à la disposition des associés au siège social afin que ces derniers puissent en prendre connaissance et/ou en faire des copies, dans ce même délai de 15 jours.


Dans le cadre de l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, la liste des documents à communiquer comprend : les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions proposées, ainsi que, le cas échéant, les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe et les rapports du commissaire aux comptes sur les comptes annuels.

pourquoi ?

La convocation des associés ou actionnaires à l’assemblée générale est primordiale : elle obéit à un régime spécifique selon la société concernée et doit être régulièrement effectuée sous peine que sa validité soit contestée.