Convocation à l’assemblée générale d’une association

Ce document est un modèle de convocation à l'assemblée générale d'une association, téléchargeable au format WORD.
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Description

Le document convocation à une assemblée générale d’une association (loi de 1901) est un modèle de lettre permettant de convoquer les membres d’une association à l’assemblée générale. 


Il contient toutes les informations essentielles pour convoquer régulièrement les membres à l’assemblée générale.


Il est agrémenté d’un pouvoir (procuration) à joindre à la convocation afin de permettre aux membres qui ne peuvent pas être présents lors de la tenue de l’assemblée générale d’être représentés.

comment ?

Qui peut convoquer ? 


En principe, les statuts de l’association déterminent librement la personne qui a le pouvoir de convoquer les membres à une assemblée générale.


Il peut s’agir par exemple :

  • du président de l’association ;
  • du conseil d’administration ;
  • de certains membres de l’association dès lors qu’ils représentent un pourcentage d’adhérents définit.


En l’absence de précisions dans les statuts, c’est le président de l’association qui dispose du pouvoir de convoquer l’assemblée générale.


Pour certaines associations, cependant, les statuts ne peuvent pas librement déterminer la personne ou l’organe en charge de convoquer l’assemblée générale. C’est le cas des associations qui obéissent à des statuts types (ex : associations reconnues d’utilité publique, associations sportives ou de chasse agréées, etc.). 


Quels sont les destinataires de la convocation à une assemblée générale ? 


La lettre de convocation à une assemblée générale doit en principe être adressée à l’ensemble des membres de l’association.


Cependant, les statuts de l’association peuvent prévoir que certaines personnes seulement peuvent participer aux assemblées générales. Par exemple, les statuts peuvent prévoir que seuls les membres qui répondent à certaines conditions peuvent participer à l’AG : 

  • Ancienneté de l’adhésion ; 
  • Âge minimum requis ; 
  • Paiement à jour des cotisations ; 
  • Etc.


En l’absence de précisions dans les statuts, il convient de convoquer tous les membres de l’association à l’assemblée générale.


En outre, lorsque l’association a désigné un commissaire aux comptes, il convient également de convoquer ce dernier aux assemblées générales.


Comment convoquer l’assemblée générale d’une association ?


Les statuts de l’association déterminent librement le mode de convocation d’une assemblée générale. Le règlement intérieur de l’association peut également prévoir le mode de convocation lorsque celui-ci n’est pas prévu dans les statuts de l’association.


Il peut s’agir : 

  • D’une convocation collective (ex : affichage dans les locaux de l’association) ;
  • D’une convocation individuelle (ex : par courrier postal, mail, téléphone). Ce mode de convocation est à privilégier afin de s’assurer que tous les membres aient bien pris connaissance de la convocation.


Concernant les modalités, la convocation peut être adressée :

  • Verbalement (ex : par téléphone). Néanmoins, ce mode de convocation est vivement déconseillé. Il est en effet important de pouvoir rapporter la preuve écrite que chaque membre a bien été convié à participer à l’assemblée générale ;
  • Par lettre simple ;
  • Par lettre recommandée avec accusé de réception ;
  • Par email ;
  • Par mention sur le site internet de l’association ;
  • Etc.


Pour savoir quel mode de convocation utiliser, il est nécessaire de se référer aux statuts de l’association. En l’absence de dispositions statutaires, tout mode de convocation est autorisé.


Il est recommandé de choisir un mode de convocation qui permette de s’assurer que tous les destinataires aient bien pris connaissance et soient informés de la convocation à l’assemblée générale. Ce choix doit être bien sûr pris en fonction de la structure de l’association considérée (par exemple, une mention sur le site internet de l’association couplée d’un email peut être privilégiée pour les associations d’une taille importante ou dont les membres résident à l’étranger). 


Le modèle de lettre de convocation à une assemblée générale d’une association Qiiro peut être envoyé par lettre simple ou recommandée avec accusé de réception ou encore par mail. 


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Réunion à l’assemblée générale d’une association en l’absence de convocation : Il est possible, dans certaines conditions, de réunir spontanément l’assemblée générale de l’association, c’est-à-dire en l’absence de toute convocation préalable des membres.


Dans les petites associations, il est d’ailleurs courant que les membres tiennent une assemblée générale sans convocation préalable. 


L’absence de convocation n’est cependant valable que dans certaines conditions :

  • Les statuts de l’association ou le règlement intérieur ne doit pas interdire la réunion spontanée en prévoyant une convocation préalable obligatoire ;
  • Les statuts de l’association prévoient souvent un quorum à atteindre pour que les décisions soient prises, ainsi le nombre de membres présents lors de la réunion spontanée doit être suffisant et atteindre ce quorum ;
  • Certaines décisions nécessitent une information et une réflexion préalable avant tout vote, il peut donc être nécessaire de convoquer l’AG dans les règles pour ces décisions. 



Que doit contenir une lettre de convocation à une assemblée générale d’association ?


La convocation des membres de l’association à l’assemblée générale doit obligatoirement contenir un certain nombre d’informations :

  • Des informations relatives à l’association : dénomination, adresse du siège de l’association ;
  • Des informations relatives à la personne ou à l’organe qui prend l’initiative de convoquer l’AG : Nom, prénom, signature ;
  • Des informations relatives au destinataire : nom, prénom, adresse ; 
  • Des informations relatives à la tenue de l’assemblée générale :
    - Assemblée générale annuelle, ordinaire ou extraordinaire ;
    - Date et heure de la réunion ;
    - Le lieu de la tenue de l’assemblée générale ;
  • Les questions à l’ordre du jour : l’ordre du jour doit être suffisamment précis. Cela signifie que les membres doivent pouvoir comprendre de façon claire les décisions qui seront discutées lors de l’assemblée générale, sans qu’il y ait lieu de se reporter à quelconque autre document ;
  • Le cas échéant, les questions diverses (questions d’importance mineure) ;
  • La possibilité de se faire représenter ;
  • La date et l’heure de la convocation ;
  • La signature.


La convocation doit préciser les possibilités dans lesquelles le membre destinataire de la convocation peut se faire représenter en cas d’absence. Il est d’usage de joindre à la convocation un pouvoir, également appelé procuration, par lequel le membre qui ne peut être présent confie à une personne le pouvoir de la représenter lors de l’assemblée générale.


Muni d’une copie de la carte d’identité et de ce pouvoir, le représentant pourra alors discuter, débattre et voter au nom et pour le compte du destinataire absent.


Notre modèle de lettre de convocation à l’assemblée générale d’une association Qiiro contient toutes les informations indispensables pour convoquer régulièrement les membres de l’association. Notre modèle comprend également un pouvoir à joindre à la lettre. 


Document à joindre à la convocation 


Souvent, les statuts de l’association prévoient de joindre à la convocation à l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes tous les documents comptables. 


La communication des documents permet aux membres de prendre connaissance de tous les éléments nécessaires pour prendre une décision. 


En l’absence de disposition statutaire, la communication de documents annexes n’est pas obligatoire et une simple présentation orale de ceux-ci est suffisante. 



Dans quels délais faut-il convoquer ? 


La loi ne prévoit pas de délai minimum dans lequel il faut procéder à une convocation avant de tenir une assemblée générale.


Les statuts de l’association ou encore son règlement intérieur peuvent cependant prévoir un délai à respecter pour convoquer les membres à une assemblée générale. 


En pratique, ce délai est souvent fixé entre 15 jours et 1 mois.


Quoi qu’il en soit, le délai de convocation doit être suffisamment long pour laisser le temps aux participants de préparer la réunion, prendre connaissance des questions à l’ordre du jour, des documents qui peuvent éventuellement y être joints, etc.

pourquoi ?

La vie d’une association est régulièrement ponctuée par la tenue d’assemblées générales. 


L’assemblée générale d’une association loi de 1901 réunit les membres d’une association en vue d’adopter des décisions qui vont concerner la vie, le fonctionnement et les directions à prendre pour l’association. 


On distingue l’assemblée générale ordinaire (AGO) et l’assemblée générale extraordinaire (AGE). Lors de l’AGO, les membres de l’association discutent et adoptent des décisions qui concernent la gestion courante de l’association tandis que lors de l’AGE, les membres adoptent des décisions d’une importance capitale pour l’association (ex : modification des statuts, changement de dénomination, d’objet, etc.).


Au minimum, les membres d’une association doivent se réunir au moins une fois par an. Même si la tenue d’une réunion annuelle n’est pas une obligation imposée par la loi de 1901, une telle réunion est néanmoins conseillée. Cette réunion annuelle de l’AG permet d’approuver les comptes de l’association, déterminer le budget pour l’avenir et faire le point sur la gestion de l’association par les dirigeants. 


En outre, les statuts de l’association prévoient très souvent que les comptes de l’association doivent être approuvés annuellement. Dans un tel cas, la convocation d’une assemblée générale est donc obligatoire. 


Qu’il s’agisse d’une AGO ou AGE, les membres de l’association doivent obligatoirement être convoqués. La convocation et la tenue d’une assemblée générale obéit à certaines règles qu’il convient de connaître. 


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